W Portalu HR umożliwiono rejestrowanie świadczenia pracy w formie zdalnej na okres dłuższy niż jeden dzień roboczy. Zwalnia to pracownika z konieczności codziennej rejestracji pracy zdalnej.
Świadczenie pracy w formie zdalnej na okres kilku dni, tygodni lub miesięcy można wprowadzić za pomocą akcji Zarejestruj pracę. Jest ona dostępna na pulpicie startowym, w sekcji Kalendarz, w przekroju Mój kalendarz. Dotychczas pracownik mógł zarejestrować pracę zdalną tylko w bieżącym dniu, za pomocą procedur Rozpocznij pracę i Zakończ pracę.
Akcja Zarejestruj pracę jest domyślnie dostępna zarówno dla pracownika, jak i dla menedżera. Można jednak zmienić te ustawienia w systemie HR.
Rys. Kalendarz z zarejestrowaną pracą zdalna
W oknie akcji Zarejestruj pracę standardowo mamy do wyboru dwa typy świadczenia: Rozpocznij/zakończ pracę i Rozpocznij/zakończ pracę na część dnia.
Rys. Formularz Zarejestruj pracę
W systemie HR w słowniku Typy zdarzeń dotyczących pracy można dodać do tej listy jeszcze inne typy świadczeń:
- Praca zdalna,
- Praca zdalna na część dnia,
- Praca zdalna 100%,
- Praca zdalna nielimitowana,
- Praca zdalna okazjonalna.
Kolejne typy świadczeń można skonfigurować wdrożeniowo.
Domyślnie pola Data od i Data do w oknie akcji Zarejestruj pracę inicjują się pierwszym i ostatnim dniem bieżącego miesiąca kalendarzowego. Pracownik może modyfikować zakres tych dat według potrzeb. Akcja rejestruje zdarzenie wskazanego typu osobno dla każdego dnia we wprowadzonym okresie.
Użycie tej akcji ponownie w danym dniu nie modyfikuje istniejącego już wpisu. Zostaje natomiast zarejestrowany kolejny wpis z pracą zdalną na dany dzień. Przełożony, który weryfikuje rejestrację pracy zdalnej na pulpicie Ewidencja pracy, nie widzi dwóch zdarzeń pracy na jeden dzień, a jedynie wpis z rodzajem zdarzenia, który jest przypisany pracownikowi w Softlab HR. Oznacza to, że gdy pracownik zadeklarował rodzaj zdarzenia START/STOP (korzysta z akcji Rozpocznij/Zakończ pracę), ale pomyłkowo zarejestruje dwa typy zdarzeń, czyli praca ZDALNA i START/STOP na ten sam dzień, nie wpłynie to na widoczność zarejestrowanej pracy na koncie przełożonego. Menadżer nie zobaczy w swojej ewidencji zdarzenia, które nie jest przypisane podległemu pracownikowi przez dział kadr.
Każda forma pracy zarejestrowana za pomocą akcji Zarejestruj pracę zostanie zapisana i wyświetlona w sekcji Kalendarz na pulpicie startowym, w widoku Mój kalendarz. Przełożony widzi zarejestrowane dane dotyczące pracy zdalnej swoich pracowników w widoku Mój zespół. Jednakże dedykowanym miejscem w portalu przełożonego do weryfikacji pracy zdalnej swoich pracowników jest pulpit Ewidencja pracy.
Przy odpowiedniej konfiguracji systemu HR pracownik nie będzie mógł zarejestrować pracy zdalnej w dniach, w których ma zaewidencjonowaną nieobecność. Ograniczenie to dotyczy zarówno akcji Zarejestruj pracę (w tym przypadku pomijane są dni, w których występuje absencja), jak i Rozpocznij/Zakończ pracę (przy próbie rejestracji pracy w dniu nieobecności pojawia się stosowny komunikat). Standardowo to ograniczenie nie jest uruchomione.