Portal HR znacznie usprawnia procesy związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi w organizacji. Pracownicy za pomocą kilku kliknięć w portalu mogą załatwić swoje sprawy w dogodnym dla siebie momencie. Z kolei menadżerowie, dzięki możliwości obsługiwania portalu na urządzeniach mobilnych, mogą szybciej zareagować na zdarzenia wymagające ich decyzji. Jest to szczególnie istotne przy pracy zdalnej, a także w okresach, kiedy liczba dokumentów do zatwierdzenia jest większa.

Potrzeba biznesowa

Kiedy wielu pracowników pracuje zdalnie, utrudniony może być obieg informacji między nimi. Proces zgłaszania i akceptowania wniosków może przebiegać dłużej, a ścieżki ich akceptacji mogą wydawać się niejasne. Trudniej wtedy sprawdzić, na jakim etapie jest aktualnie proces akceptacji danego wniosku. Sytuacja staje się jeszcze trudniejsza, kiedy dochodzi do tego zwiększona liczba zgłaszanych wniosków, na przykład w okresach urlopowych: w wakacje, ferie albo przed świętami.

Jak to usprawniliśmy

Aby zarówno pracownikom, jak i ich przełożonym ułatwić wprowadzanie i akceptowanie wniosków, dostarczyliśmy Portal HR, z którego można korzystać na urządzeniach stacjonarnych i mobilnych. Każdy z użytkowników może samodzielnie zadecydować, na jakim urządzeniu (telefon lub komputer) i w jakim czasie chce z niego korzystać. Obsługa portalu jest prosta i intuicyjna. Najważniejsze sprawy, takie jak zadania w kalendarzu, dostępny wymiar urlopu, informacje o ostatnim wynagrodzeniu oraz powiadomienia o zdarzeniach, są dostępne zaraz po zalogowaniu się do systemu, na pulpicie startowym.

Portal przesyła powiadomienia e-mail lub powiadomienia na telefonie. Podczas instalowania aplikacji na urządzeniu mobilnym użytkownik wyraża zgodę na ich otrzymywanie. Będzie wtedy otrzymywał powiadomienia o zdarzeniach wymagających jego reakcji nawet wtedy, kiedy nie ma uruchomionej aplikacji.

Dzięki dostępnej konfiguracji można samemu decydować o tym, czy i kiedy chce się otrzymywać powiadomienia. Można je otrzymywać natychmiast, czyli zaraz po wystąpieniu zdarzenia (np. złożeniu wniosku urlopowego przez członka swojego zespołu) lub zbiorczo, o określonej porze dnia. Do wyboru są następujące opcje częstotliwości wysyłki: Jak najwcześniej, Codziennie rano, Codziennie po południu, Codziennie rano i po południu. Istnieje także opcja całkowitego wyłączenia otrzymywania powiadomień.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1. Szybkie rejestrowanie wniosku przez pracownika

Jesteśmy poza firmą i chcemy złożyć wniosek urlopowy. Możemy go złożyć za pomocą telefonu, w aplikacji, poprzez przycisk Wniosek urlopowy. Po zalogowaniu się do portalu na pulpicie startowym w sekcji Urlop do wykorzystania znajdują się informacje o pozostałych dniach urlopu do wykorzystania. Okno wniosku urlopowego po uruchomieniu jest już automatycznie wypełnione danymi. Jedyne informacje, jakie należy uzupełnić, to dni urlopu. Po wysłaniu wniosku wystarczy już tylko poczekać na powiadomienie o tym, że został on zatwierdzony. Jeśli oczekiwanie na zatwierdzenie się przedłuża, można sprawdzić, na jakim etapie aktualnie znajduje się wniosek. Na karcie wniosku znajduje się informacja o aktualnym etapie akceptacji wniosku, czyli o tym, na czyją decyzję wniosek oczekuje.

Przykład 2. Łatwe akceptowanie wniosku przez przełożonego

Pulpit Centrum akceptacji prezentuje sprawy, które wymagają decyzji użytkownika. W tym miejscu znajdują się wnioski do rozpatrzenia i dokumenty do zatwierdzenia. Rodzaj tych wniosków i dokumentów, a także osoby, od których one pochodzą, zależą od tego, jakie miejsce w ścieżce akceptacji przypisane zostało zalogowanej osobie.

Menadżer akceptujący np. wniosek urlopowy może od razu sprawdzić w kalendarzu nieobecności zespołu dostępność pozostałych pracowników w dniu, na który został złożony wniosek urlopowy danego pracownika.

Na karcie wniosku widoczna jest również ścieżka dotychczasowej akceptacji oraz dane kontaktowe osoby składającej wniosek. Użytkownik może akceptować wnioski pojedynczo lub grupowo, a w razie potrzeby odrzucić lub zamknąć ich obieg (np. gdy wniosek jest już nieaktualny).

Jakie to daje korzyści

Mobilny Portal HR jest wyposażony w cały wachlarz funkcjonalności, które dostarczają użytkownikom następujących korzyści:

• Oszczędność czasu pracowników i menedżerów,
• Poprawa komunikacji i relacji w firmie,
• Ograniczenie dokumentów papierowych w dziale kadr.

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące Portalu HR lub są zainteresowani jego uruchomieniem, prosimy o kontakt z naszym przedstawicielem, z którym na bieżąco Państwo współpracują.

Autor wpisu: Dawid Baranowski, Anna Cholewa