W portalu HR umożliwiono wnioskowanie o urlop ojcowski zgodnie z art. 1823 §2 Kodeksu pracy.
Wniosek ten jest dostępny na pulpicie Wnioski, w sekcji Dodaj wniosek, w kategorii Nieobecności, a także na pulpicie Moje nieobecności i Nieobecności zespołu. Urlop ojcowski w portalu zdefiniowany jest jako podtyp urlopu macierzyńskiego.
Rys. Formularz wniosku o urlop ojcowski
Aby zarejestrować powyższy wniosek, należy wypełnić w formularzu następujące pola:
· Rodzaj urlopu – dla danego typu wniosku należy wybrać urlop macierzyński,
· Podtyp – z rozwijanej listy należy wybrać podtyp ojcowski,
· Od – pierwszy dzień nieobecności,
· Do – ostatni dzień nieobecności,
· Liczba roboczych dni – liczba dni roboczych przypadających na czas urlopu (uzupełnia się automatycznie po określeniu daty urlopu),
· Dziecko – z rozwijanej listy należy wybrać imię i nazwisko dziecka, na które pracownik wnioskuje o udzielenie urlopu ojcowskiego.
Dane dziecka pobierane są z systemu ERP, ze szczegółu Rodzina w słowniku Pracownicy. Kryterium doboru osób w tym szczególe jest Kod pokrewieństwa (w kolumnie Dane do ZUS).
Rys. Słownik Pracownicy, szczegół Rodzina
· Uwagi – dodatkowe informacje o zgłaszanej nieobecności,
· Osoba zastępująca – na czas nieobecności pracownika należy wskazać osobę zastępującą.
Na końcu formularza znajduje się szczegółowa informacja dla użytkownika portalu HR, jakie załączniki są potrzebne do złożenia wniosku o urlop ojcowski.
Do zarejestrowania wniosku niezbędne jest dołączenie dwóch załączników:
· podpisane oświadczenie pracownika-ojca wychowującego dziecko,
· oraz skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (oryginał lub kopia).
Każdy dokument dołączony do wniosku musi być powiązany z właściwym rodzajem załącznika. Dlatego w oknie Dodaj załącznik w polu Rodzaj użytkownik powinien wybrać z rozwijanej listy stosowny rodzaj załącznika.
Rys. Parametry akcji Dodaj załącznik
Wniosek wprowadzony w portalu jest kierowany do akceptacji pracownika działu kadr. Można go znaleźć w słowniku Akceptacje wniosków urlopowych pod nazwą Zasiłek Macierzyński.
Rys. Słownik Akceptacje wniosków urlopowych
Po zaakceptowaniu wniosku przez pracownika działu kadr automatycznie zostaje uruchomiona procedura Kreator zasiłków rejestrująca zasiłek na dany okres opieki nad dzieckiem. Procedura składa się z 3 kroków przedstawionych na rysunkach poniżej.
Rys. Parametry procedury Kreator zasiłków, krok 1
Rys. Parametry procedury Kreator zasiłków, krok 2
Rys. Parametry procedury Kreator zasiłków, krok 3
Pola, które muszą być obligatoryjnie wypełnione w oknie procedury Kreator zasiłków, są domyślnie uzupełnione na podstawie danych zarejestrowanych w zaakceptowanym wniosku o urlop ojcowski. Pracownik działu kadr może w oknie procedury wprowadzić zmiany do zainicjowanych w ten sposób danych, np. zmienić typ urlopu albo daty, poprzez edycję wybranych pól.