W systemie Softlab ERP by Asseco rozszerzono mechanizm rozliczania kolejki walut od środków pieniężnych, umożliwiając obsługę operacji wymagających stosowania kursu historycznego na wyciągu bankowym lub raporcie kasowym (zawiązanie/rozwiązanie lokaty, przelewy między własnymi rachunkami bankowymi).
Dla operacji wypłat księgowanych na wskazanych kontach (konto lokaty, środków pieniężnych w drodze, inne) mechanizm wyznacza kurs historyczny, a dla wypłat księgowanych na pozostałych kontach stosuje kurs uśredniony lub kurs bieżący.
Kurs uśredniony dla wypłaty jest wyznaczany poprzez zsumowanie kwoty złotowej z nierozliczonych wpłat pokrywających wypłatę (wg kolejności FIFO) i podzielenie jest przez kwotę walutową. Takie rozwiązanie jest zastosowane po to, aby operacje księgowe na koncie bankowym zgadzały się co do wartości z wyciągiem bankowym. W tym przypadku nie występują różnice kursowe.
Kurs historyczny powoduje, że wypłata z rachunku bankowego jest rozbita na tyle pozycji, ile wynika z kolejki FIFO.
Kurs bieżący jest wyznaczany na podstawie tabeli kursów lub przez operatora.
Dotychczas istniejący mechanizm obsługi kursu historycznego działa następująco: operacje wypłaty są księgowane po kursie uśrednionym (od takich wypłat różnice kursowe nie powstają), dla wskazanych kont księgowych można stosować kurs historyczny.
Opisywana modyfikacja wprowadza możliwość zmiany działania mechanizmu następująco: wypłaty środków pieniężnych odbywają się po kursie bieżącym, księgowanie wypłat nalicza na bieżąco różnice kursowe (oddzielnymi dokumentami), dla wskazanych kont można stosować wypłaty po kursie historycznym.
Sposób działania mechanizmu jest konfigurowany przez konsultanta.
Naliczanie różnic kursowych na bieżąco jest potrzebne do utrzymania chronologii zapisów. Modyfikować można tylko ostatni dokument w edycji. Jeśli chcemy poprawić wstecznie dokument, należy przenieść do edycji wszystkie późniejsze dokumenty. Kontrola chronologii ma na celu zapewnienie, że wypłaty po kursie historycznym będą miały wyznaczony poprawny kurs.
Działanie mechanizmu sprowadza się do wyznaczania odpowiedniego kursu na operacjach wypłaty i wpłaty. Jednak w zależności od konfiguracji systemu i operacji na wyciągach bankowych, księgowania mogą wyglądać różnie.
Poniżej przedstawiono, jak system zachowuje się w przypadku operacji wpłat i wypłat dla rachunku bankowego, prowadzonego w walucie. Jako przykład operacji wymagającej kursu historycznego zostanie przedstawione przekazanie środków pieniężnych w obrębie firmy (zawiązanie/rozwiązanie lokaty będzie wyglądało podobnie). Na potrzeby przykładu będziemy operować w obrębie jednego, miesięcznego wyciągu bankowego.
Przykład
Mechanizm jest skonfigurowany następująco: dla wypłat stosujemy kurs bieżący, a podczas księgowania wypłaty system naliczy i zaksięguje, odrębnym dokumentem, różnice kursowe. Dodatkowo dla konta 139/01 – przekazanie środków pieniężnych między własnymi rachunkami bankowymi stosowany będzie kurs historyczny.
Zasilamy rachunek bankowy kilkoma wpłatami, w różnych dniach, po różnym kursie walutowym.
Rys. Wpłaty na wyciągu bankowym
Kolejna operacja to wypłata z rachunku bankowego na konto kontrahenta. Stosujemy kurs bieżący, zaksięgowanie wypłaty automatycznie nalicza różnice kursowe.
Rys. Wypłata na rachunek kontrahenta po kursie bieżącym
Rys. Dokument różnic kursowych od środków pieniężnych
Jak widać na powyższym rysunku, wypłata została pokryta z pierwszej i częściowo z drugiej wpłaty.
Następną operacją będzie przekazanie środków pieniężnych między własnymi rachunkami bankowymi, wg konfiguracji takie operacje są księgowane za pośrednictwem konta 139/01. W systemie rejestrujemy wypłatę z rachunku bankowego. Konto 139/01 musi być oznaczone jako klasyfikowane, aby umożliwić wprowadzenie wpłaty po kursach historycznych. Należy pamiętać o odpowiednim opisaniu klasyfikatora, ponieważ przy jego pomocy będziemy identyfikowali przekaz pieniędzy (lokatę lub pozostałe operacje wymagające stosowania kursu historycznego).
W naszym przypadku zlecamy wypłatę 500 EUR, na podstawie tabeli kursów system podpowiada kurs walutowy. Do momentu zaksięgowania wypłaty dokument wygląda jak każda inna wypłata.
Rys. Przekazanie środków pieniężnych na własne konto
Rys. Przekazanie środków pieniężnych na własne konto dekret księgowy
Gdy zaksięgujemy dokument (przeniesiemy do brulionu) zadziała mechanizm wyznaczania kursu historycznego. Mechanizm dopiero w tym momencie jest gotowy do zastosowania, ponieważ mamy potwierdzenie, że dokument jest poprawnie wprowadzony.
Rys. Rozbicie wypłaty według kursów historycznych
Należy zwrócić uwagę na to, że klasyfikator został zmieniony, a system dodał numerację. Numeracja na klasyfikatorach umożliwia wprowadzenie wpłaty z zachowaniem chronologii kursów walutowych. Po zaksięgowaniu wypłaty, powstaje dokument różnic kursowych, a ponieważ wypłata jest rozpisana na kursy historyczne, to różnice kursowe są równe 0.
Rys. Różnice kursowe od przekazania środków pieniężnych między własnymi rachunkami bankowymi
Ostatnia czynność to zarejestrowanie wpływu przekazywanych środków na rachunek docelowy po kursie historycznym. Tworzymy nowy dokument wpłaty, wskazujemy konto księgowe, a w polu Rozrachunek;Numer wybieramy wszystkie pozycje związane z przekazaniem środków pieniężnych między własnymi rachunkami.
Rys. Wybór pozycji przekazania środków pieniężnych między własnymi rachunkami
Rys. Pozycje przekazania środków pieniężnych między własnymi rachunkami na dokumencie wpłaty
Rys. Księgowanie pozycji przekazania środków pieniężnych między własnymi rachunkami
Podobnie jak wypłata, także wpłata jest rozbita na wiele linijek, w celu zastosowania kursów historycznych. Rozbicie na wiele linijek dla wyznaczonych kont obsłużone jest w standardowym schemacie księgowania REP_BPBW.