Czyli jak możemy przyspieszyć i usprawnić obsługę wewnętrznych zamówień i zapotrzebowań pracowniczych.

Potrzeba biznesowa

Im większa firma zatrudniająca wielu pracowników, tym więcej nakładu pracy wymaga obsługa i realizacja wewnętrznych zamówień i zapotrzebowań pracowniczych. Sprzęt komputerowy, telefony służbowe, artykuły biurowe, akcesoria do firmowych samochodów – osoba odpowiedzialna za realizację tych zamówień musi posiadać wiedzę, czy dany asortyment znajduje się na stanie magazynowym, czy też należy go zamówić u dostawcy. Osoba składająca zamówienie chce mieć wgląd w status jego realizacji.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Najczęściej realizacja zamówień pracowniczych odbywa się za pośrednictwem służbowej poczty email z wykorzystaniem tradycyjnego, papierowego wzorca zapotrzebowania, które krąży po firmie w celu akceptacji. Osoba odpowiedzialna za realizację zamówienia najczęściej musi prowadzić rejestr na boku, np. w programie Excel, a plik z reguły nie jest udostępniany na zewnątrz. Osoba składająca zamówienie nie posiada więc wiedzy na temat statusu zamówienia oraz powodu wydłużenia czasu jego realizacji w sytuacji, gdy utknie ono na jakimś etapie, np. w procesie akceptacji.

Jak to usprawniliśmy

W słowniku Zapotrzebowania pracownik może wprowadzić dokument ZAPOM, którym zgłasza zapotrzebowanie na konkretny asortyment.

Rys. 1. Słownik Zapotrzebowania – rejestr dokumentów ZAPOM

W trakcie wprowadzania dokumentu ZAPOM, wprowadzający może zobaczyć, czy interesujący go asortyment znajduje się na stanie magazynu (1) i zdecydować, czy pobrać go z dostępnego stanu (2).

Rys. 2. Wprowadzanie pozycji w dokumencie ZAPOM – stany magazynowe

W przypadku zaznaczenia pola Ze stanu, w momencie zapisania dokumentu ZAPOM, na jego nagłówku pojawi się informacja o możliwości wygenerowania dokumentu RW (1). W przypadku niezaznaczenia pola Ze stanu, informacja w nagłówku powiadomi nas o możliwości wygenerowania dokumentu ZD (2). Odpowiednie procedury generowania dokumentów (RW, ZD) będą dostępne po całkowitej akceptacji zamówienia ZAPOM.

Rys. 3. Informacja o typach dokumentów wygenerowanych do zamówienia ZAPOM

Pod dokument ZAPOM można podpiąć ścieżki jego akceptacji. Przyjrzyjmy się przykładowej ścieżce pomiędzy pracownikiem a przełożonym.

Przykład 1

W detalach słownika Zapotrzebowania znajduje się słownik Ścieżka akceptacji dowodu (1). Pracownik składający zamówienie akceptuje je dokumentem ZAPOM (2). W ten sposób uruchamiana jest ścieżka akceptacji, na której znajdują się przykładowe etapy (3), jak: wycena/weryfikacja przez dział zakupów, akceptacja kierownika działu, akceptacja dyrektora pionu i realizacja przez dział zakupów. Należy tutaj zaznaczyć, że akceptacje przez osoby stojące wyżej w hierarchii organizacyjnej można uzależnić np. od progów wyceny zapotrzebowania.

Rys. 4. Ścieżka akceptacji zamówienia ZAPOM

Po końcowej akceptacji (w tym przypadku dyrektora pionu) na podstawie dokumentu ZAPOM można wygenerować dokument RW, ZD lub bezpośrednio dokument faktury zakupu FZ.

Rys. 5. Wystawienie dokumentu RW do zamówienia

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.

Przykład 1

Pracownik składa zapotrzebowanie na papier do drukarki:

Pracownik otwiera słownik Zapotrzebowania, a następnie zakłada nowy dokument ZAPOM. Wprowadzając nową pozycję zamówienia sprawdza, czy papier jest na stanie magazynu firmy. Papier jest na stanie, więc nie ma potrzeby go zamawiać z zewnątrz. Pracownik wprowadza pozycję zaznaczając pole Ze stanu. Akceptuje zamówienie, które trafia do jego przełożonego. Przełożony akceptuje dokument ZAPOM, który trafia do osoby odpowiedzialnej za realizację zamówień. Ta osoba na podstawie zamówienia wystawia dokument RW. Papier zostaje wydany pracownikowi.

Przykład 2

Pracownik składa zapotrzebowanie na toner do drukarki:

Pracownik otwiera słownik Zapotrzebowania i zakłada nowy dokument ZAPOM. Wprowadzając nową pozycję zamówienia sprawdza, czy toner jest na stanie magazynu firmy. Tonera nie ma na stanie, więc trzeba go zamówić z zewnątrz. Pracownik akceptuje zamówienie, które trafia do jego przełożonego. Przełożony akceptuje dokument ZAPOM, który trafia do osoby odpowiedzialnej za realizację zamówień. Ta osoba na podstawie zamówienia wystawia dokument ZD (toner zostaje zamówiony u dostawcy) lub bezpośrednio dokument faktury zakupu FZ.

Jakie to daje korzyści

• Możliwość sprawnej obsługi oraz obiegu dokumentów zamówień i zapotrzebowań wewnętrznych.
• Możliwość monitorowania stanu realizacji zamówienia.
• Natychmiastowa informacja o dostępności zamawianego asortymentu.
• Brak papierowego obiegu dokumentów.
• Możliwość uzupełnienia na zapotrzebowaniu wymiarów kontrolingowych, które przepiszą się na dokument RW, ZD lub FZ.

Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://assecobs.pl/softlab/.

Autor wpisu: Paweł Oracz