(JPK VDEK) Korygowanie danych JPK oraz status JPK VAT dla okresów finansowych

W systemie Softlab ERP wprowadzono zmiany, które umożliwiają dokonywanie modyfikacji danych klasyfikacyjnych (grup GTU, rodzajów transakcji) na potrzeby JPK VAT zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Moduł Finanse i Księgowość dostosowano do ogólnych założeń dotyczących wypełniania części ewidencyjnej w strukturze JPK_V7M i JPK_V7K:

· W przypadku korekty ewidencji należy złożyć nowy, kompletny oraz zawierający poprawione dane plik XML. Niedopuszczalne jest złożenie pliku zawierającego jedynie dane korygowane.

· Korektę błędnego wpisu niewpływającego na wysokość podatku należnego lub naliczonego dokonuje się, co do zasady, poprzez jego wystornowanie, tj. wpisanie ze znakiem przeciwnym całego wpisu oraz ponowne dodanie prawidłowego wpisu z podaniem pierwotnego numeru dokumentu (np. DowodSprzedazy, NrKontrahenta lub NazwaKontrahenta). Natomiast w przypadku, gdy podatnik jeszcze nie przesłał pliku za dany okres rozliczeniowy, dopuszczalne jest ujęcie tylko jednego zapisu z poprawnymi danymi.

· Korekty dokumentów wpływających na wysokość podstawy opodatkowania lub podatku należnego (in plus lub in minus) należy ująć w ewidencji z numerem dokumentu korygującego za ten okres, za który zgodnie z przepisami ustawy powinna nastąpić korekta.

· Korekty dokumentów wpływających na wysokość podatku naliczonego in plus lub in minus należy ująć w ewidencji z numerem dokumentu korygującego. W przypadku korekt dokumentów wpływających na wysokość podatku naliczonego in minus, jeżeli zgodnie z przepisami ustawy dokument pierwotny oraz korygujący można ująć w ewidencji za jeden okres rozliczeniowy, dopuszczalne jest ujęcie wyłącznie dokumentu pierwotnego pomniejszonego o wartości z dokumentu korygującego.

Oprócz umożliwienia dokonywania zmian w atrybutach JPK VAT przyporządkowanych do dokumentów, zmiany mają na celu dostarczenie: (1) informacji, czy dokonano zmian w dokumentach VAT od czasu wysłania ostatniego pliku JPK VAT za dany okres oraz (2) możliwości zasymulowania zmian w pliku JPK VAT przed sporządzeniem ostatecznej korekty.

Opis zmian w module FK

Status JPK VAT w słowniku Okresy finansowe

W słowniku Okresy finansowe dodano nową kolumnę JPK VAT;Status. Jej wartość wskazuje stan przygotowania i wysyłki pliku JPK VAT. Możliwe są następujące statusy:

· Dane FK w przygotowaniu – gdy nie pobrano jeszcze danych do modułu JPK, można zmieniać dane na dokumentach VAT związane z oznaczeniami JPK VAT. Status zmienia się automatycznie podczas otwierania okresu VAT.

· Dane FK gotowe do pobrania – zakończone przygotowanie dokumentów VAT i można pobrać je do modułu JPK. Taki status oznacza, że dokumentów VAT nie można edytować i zmieniać im atrybutów JPK VAT (grup GTU, kodów transakcji itp.). Status zmienia się automatycznie podczas zamykania okresu VAT.

· Dane FK pobrane – gdy pobrano dane z ERP do JPK, status jest ustawiany automatycznie po użyciu procedury Import danych z ERP dostępnej w module JPK. Status blokuje możliwość edycji dokumentów w ERP.

· JPK VAT przygotowany – status ustawiany automatycznie po użyciu procedury Generuj XML dostępnej w module JPK. Status blokuje możliwość edycji dokumentów w ERP.

· JPK VAT w trakcie wysyłki – po podpisaniu i wysłaniu na bramkę MF.

· JPK VAT wysłany z sukcesem – status ustawiany automatycznie po użyciu procedury Podpisz i wyślij dostępnej w module JPK (tylko gdy jest to wykonane na bramce produkcyjnej i otrzymano prawidłową odpowiedź o przyjęciu pliku (200)).

· JPK – błąd wysyłki – status ustawiany automatycznie po użyciu procedury Podpisz i wyślij dostępnej w module JPK (tylko gdy jest to wykonane na bramce produkcyjnej i otrzymano komunikat o statusie <>200).

Oprócz wartości i opisu statusu JPK VAT w słowniku Okresy finansowe dostępne są informacje dotyczące ostatniej wysyłki: data ostatniej wysyłki zakończonej sukcesem, kod i opis odpowiedzi z bramki. Dane te są dostępne na nowej zakładce JPK VAT.

Rys. Słownik Okresy finansowe, zakładka JPK VAT

Szczegół Historia zmian tabeli okresów rozszerzono o nową kolumnę JPK VAT;Status. Wszelkie zmiany tego statusu są rejestrowane w tym szczególe i umożliwiają śledzenie historii zmian tego statusu.

Rys. Szczegół Historia zmian tabeli okresów

Zmiana statusu JPK VAT w słowniku Okresy finansowe

Zmiany wartości nowej kolumny JPK VAT;Status są dokonywane automatycznie podczas następujących procesów:

· Otwieranie i zamykanie okresu VAT (moduł FK),

· Import danych z ERP (moduł JPK),

· Generowanie pliku XML (moduł JPK),

· Wysyłka pliku XML (moduł JPK),

· Kasowanie danych w module JPK,

· Zmiana wersji z produkcyjnej na roboczą (moduł JPK).

Zmiany statusu zostaną przedstawione na poniższych przykładach.

Przykład 1 Gromadzenie danych

Sytuacją wyjściową będzie stan, w którym rozpoczynamy rejestrowanie dokumentów za dany okres, np. październik 2020 roku. Domyślną wartością kolumny JPK VAT;Status jest Dane FK w przygotowaniu. Status ten jest właściwy, jeśli okres VAT jest otwarty. Jest on automatycznie ustawiany po użyciu procedury Otwórz okres VAT.

Rys. Status JPK VAT, status Dane FK w przygotowaniu

Dla takiej wartości statusu wszystkie dokumenty posiadające datę VAT z okresu od 2020-10-01 do 2020-10-31 mogą być dopisywane, edytowane i usuwane według zasad obowiązujących dotychczas w systemie, aż do momentu zamknięcia okresu VAT.

Przykład 2 Przygotowanie do wysyłki pliku JPK VAT

Gdy ewidencja VAT za październik 2020 roku będzie gotowa do wysyłki do modułu JPK VAT, przed przygotowaniem pliku JPK VAT za dany okres należy zamknąć okres VAT. Po zamknięciu okresu VAT automatycznie zmieni się wartość kolumny JPK VAT;Status na Dane FK gotowe do pobrania.

Rys. Słownik Okresy finansowe, uruchomienie procedury Zamknij okres VAT w październiku

Rys. Słownik Okresy finansowe,Status JPK VAT o wartości Dane FK gotowe do pobrania

Uwaga! Dla statusu Dane FK gotowe do pobrania następuje blokada zmian dokumentów VAT za dany okres (nowy, edycja, usuń). Możliwość wprowadzania zmian pojawi się dopiero po ponownym otwarciu okresu VAT.

Po zamknięciu okresu VAT kolejnym etapem jest wygenerowanie deklaracji VAT-7 i ustawienie dla niej statusu o wartości Do pobrania w JPK. Tak przygotowane dane są gotowe do wysyłki do modułu JPK VAT.

Przykład 3 Pobranie danych z ERP do modułu JPK

Kolejne wartości dla kolumny JPK VAT;Status są ustawiane automatycznie podczas przygotowywania i wysyłki pliku JPK VAT w module Jednolity plik kontrolny, jeśli nagłówek kontroli ma oznaczenie wersji produkcyjnej.

Zmiana wartości kolumny JPK VAT;Status z Dane FK gotowe do pobrania na wartość Dane FK pobrane następuje po zaimportowaniu danych z ERP (procedura Importuj dane z ERP w słowniku VAT z deklaracją – dane nagłówkowe), jeśli nagłówek kontroli ma oznaczenie wersji produkcyjnej. Dla wersji roboczej status nie jest zmieniany.

Rys. Jednolity plik kontrolny, procedura Importuj dane z ERP (wersja produkcyjna pliku)

Rys. Słownik Okresy finansowe, status Dane FK pobrane

Zmiana wartości kolumny JPK VAT;Status z Dane FK pobrane na wartość JPK VAT przygotowany jest wykonywana po utworzeniu pliku XML (procedura Generuj pliki XML w słowniku VAT z deklaracją – dane nagłówkowe). O tym, że został utworzony plik XML świadczy wpis w słowniku VAT z deklaracją – dane nagłówkowe w szczególe e-Dokumenty.

Rys. Jednolity plik kontrolny, po wykonaniu procedury Generuj pliki XML

Rys. Słownik Okresy finansowe, status JPK VAT – przygotowany

Po wysyłce pliku na bramkę Ministerstwa Finansów (procedura Podpisz i wyślij do MF w słowniku VAT z deklaracją – dane nagłówkowe) dany okres finansowy w kolumnie JPK VAT;Status będzie miał wartość JPK VAT w trakcie wysyłki.

Rys. Procedura do wysyłki pliku JPK VAT

Rys. Słownik Okresy finansowe, status JPK VAT – w trakcie wysyłki

W zależności od powodzenia wysyłki i otrzymania kodu 200, dany okres w kolumnie JPK VAT;Status będzie miał wartość JPK VAT – wysłany z sukcesem lub JPK VAT – błąd wysyłki (procedura Sprawdź status wysłanego dokumentu w słowniku VAT z deklaracją – dane nagłówkowe).

Rys. Słownik Okresy finansowe, status JPK VAT – błąd wysyłki

Rys. Słownik Okresy finansowe, status JPK VAT – wysłany z sukcesem

Jeśli wysyłka pliku JPK VAT zakończy się sukcesem i otrzymamy status JPK VAT – wysłany z sukcesem, to dodatkowo w słowniku Okresy finansowe zostanie zapisana data wysyłki, która będzie miała decydujące znaczenie dla możliwości edycji dokumentów w module FK opisanej w następnym rozdziale Możliwość edycji dokumentów i zmian klasyfikacji JPK VAT.

Rys. Słownik Okresy finansowe, status JPK VAT – wysłany z sukcesem

Wartość kolumny JPK VAT;Status zmienia się automatycznie również po usunięciu e-dokumentów, usunięciu zaimportowanych danych z kontroli JPK VAT z deklaracją czy też zmiany wersji na produkcyjną lub odwrotnie.

Po usunięciu e-dokumentów status zmienia się na Dane FK pobrane, natomiast po usunięciu danych ze słowników ewidencyjnych (ewidencja sprzedaży, ewidencja zakupów, deklaracja) status zmienia się na Dane FK gotowe do pobrania.

Zmiany statusów przy zmianie wersji z roboczej na produkcyjną i odwrotnie opisane są w rozdziale Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania..

Możliwość edycji dokumentów i zmian klasyfikacji JPK VAT

1. Otwarty okres VAT

Możliwość edycji dokumentów VAT oraz ich usuwania została uzależniona od tego, czy dokument został wysłany do JPK VAT czy też nie. Gdy dokument nie został jeszcze wysłany do JPK VAT, ma datę VAT z otwartego okresu VAT lub data VAT jest pusta, można go edytować i usuwać według zasad obowiązujących do tej pory, czyli dokument musi być w edycji i użytkownik musi mieć prawo do jego edycji.

W tym trybie dane związane z klasyfikacją JPK VAT, czyli kody grup GTU i rodzaje transakcji, mogą być zmieniane w następujący sposób:

· Dokument zarejestrowany w LS i nie wyeksportowany do FK – dane JPK VAT można zmieniać w module LS (Sprzedaż ogółem lub Zakupy ogółem) poprzez edycję danych w nagłówku dokumentu lub w szczególe Dodatkowe dane dla JPK.

· Dokument zarejestrowany w module SEKRETARIAT i nie wyeksportowany do FK – dane JPK VAT można zmieniać w module SEKRETARIAT poprzez edycję danych w nagłówku dokumentu lub w szczególe Dodatkowe dane dla JPK.

· Dokument zarejestrowany w module LS lub w module SEKRETARIAT i wyeksportowany do FK – dane JPK VAT można zmieniać tylko poprzez edycję danych w szczególe Dodatkowe dane dla JPK.

Rys. Szczegół Dodatkowe dane dla JPK z opcją edycji

Edytować można tylko niektóre pola. Nie można zmienić kodów dla grup GTU i znacznika MPP.

Rys. Szczegół Dodatkowe dane dla JPK w rejestrze sprzedaży FK, okno edycyjne

· Dokument zarejestrowany w module FK – dane JPK VAT można zmieniać (słowniki Rejestr sprzedaży lub Rejestr zakupów) poprzez edycję danych w nagłówku dokumentu lub w szczególe Dodatkowe dane dla JPK. Pola dostępne do edycji są zależne od konfiguracji rodzaju dowodu i rejestru. Jeśli rodzaj dowodu ma włączone fakturowanie usługowe, nie są edytowalne pola z kodami GTU.

Rys. Szczegół Dodatkowe dane dla JPK w rejestrze sprzedaży FK, okno edycyjne

· Dane JPK VAT dla wszystkich dokumentów niezależnie od miejsca powstania można zmienić procedurą Zmień klasyfikację JPK VAT opisaną rozdziale Zmiana klasyfikacji JPK VAT. Aby procedura była dostępna, dokument musi być w brulionie. W zależności od statusu JPK VAT (wartości w kolumnie JPK VAT;Status w słowniku Okresy finansowe) można zmodyfikować dane JPK VAT po prostu je nadpisując lub zmodyfikować z jednoczesnym wystawieniem dokumentów stornujących.

Rys. Procedura Zmień klasyfikację JPK VAT

Dopisywanie nowych dokumentów do otwartego okresu VAT jest możliwe, gdy okres księgowy jest także otwarty.

Usuwanie dokumentów zostało ograniczone i uzależnione od występowania dokumentu w wysłanym w module JPK pliku JPK VAT. Szerzej o usuwaniu dokumentów w rozdziale Usuwanie dokumentów wysłanych do JPK VAT.

O tym, czy dokument był już wysłany do JPK świadczy wpis w szczególe Historia wysyłek JPK VAT dostępnym w słowniku Rejestr sprzedaży lub Rejestr zakupów.

Rys. Szczegół Historia wysyłek JPK VAT

2. Zamknięty okres VAT

W module FK, po zamknięciu okresu VAT i zmianie statusu JPK VAT na Dane FK gotowe do pobrania, zablokowana jest możliwość jakiejkolwiek zmiany dokumentów VAT (edycja, nowy, usuń) z datą VAT pochodzącą z tego okresu. Zapobiega to zmianom dokumentów w trakcie procesu weryfikacji danych, sporządzania deklaracji VAT i przygotowywania wysyłki pliku JPK VAT.

Możliwość wprowadzania zmian w dokumentach pojawi się dopiero, gdy plik JPK VAT zostanie wysłany na bramkę produkcyjną MF i otrzymamy komunikat 200 (wysyłka zakończona sukcesem). Wówczas status JPK VAT w słowniku Okresy finansowe zostanie ustawiony automatycznie na wartość JPK VAT wysłany z sukcesem, a obok statusu pojawi się data zakończonej wysyłki. Okres VAT nadal pozostanie zamknięty.

Rys. Status JPK VAT po poprawnej wysyłce pliku

Jeśli zachodzi konieczność dokonania zmian w dokumentach czy ich klasyfikacji JPK VAT, należy ponownie otworzyć okres VAT procedurą Otwórz okres VAT. Wówczas status JPK VAT ponownie przestawi się na Dane FK w przygotowaniu i odblokuje częściowo możliwość wprowadzania zmian.

3. Otwarty okres VAT po wysyłce pliku JPK VAT

Ponowne otwarcie okresu VAT w sytuacji, gdy został już wysłany plik JPK, wiąże się z odblokowaniem możliwości zmian, ale zmiany te są ograniczone następującymi warunkami:

· Nowe dokumenty można dopisywać, o ile okres księgowy jest otwarty.

· Dokumentów, które są już wysłane (istnieje wpis w szczególe Historia wysyłek JPK VAT) nie można usuwać, a jedynie anulować.

· Edycja dokumentów, a w szczególności danych związanych z klasyfikacją JPK VAT jest możliwa tylko po wygenerowaniu dokumentów stornujących poprzednie dane (procedura Zmień klasyfikację JPK VAT).

Kolejne rozdziały będą opisywać różne przypadki zmiany dokumentów.

Zmiana klasyfikacji JPK VAT

Zmiany danych JPK VAT (grupy GTU, rodzaje transakcji) mogą być dokonywane przy pomocy nowej procedury Zmień klasyfikację JPK VAT dostępnej w słownikach Rejestr sprzedaży i Rejestr zakupów.

Procedura jest dostępna tylko, gdy mamy otwarty okres VAT i dokument jest w brulionie.

1. Zmiany klasyfikacji JPK VAT w słowniku Rejestr sprzedaży

Procedura Zmień klasyfikację JPK VAT w słowniku Rejestr sprzedaży umożliwia zmianę takich elementów jak:

· typ dokumentu,

· kody GTU,

· rodzaje transakcji, w tym MPP.

Nowe wartości ww. atrybutów podajemy w parametrach procedury. Tam też określamy sposób dokonania korekty danych oraz datę księgowania ewentualnych dokumentów stornujących.

Rys. Parametry procedury Zmień klasyfikację JPK VAT w słowniku Rejestr sprzedaży

Sposób dokonania korekty danych jest uzależniony od tego, czy dany dokument został już umieszczony w pliku JPK VAT, czy też nie. Jeśli dokument nie był jeszcze wysłany w JPK VAT, to można dokonać korekty danych JPK VAT poprzez ich nadpisanie na dokumencie nowymi wartościami podanymi w parametrach procedury.

Przykład 1

Faktura sprzedaży FP/2020/1 nie została opatrzona kodem GTU01. Dokument nie został jeszcze uwzględniony w JPK VAT. Aby uzupełnić ten kod, w słowniku Rejestr sprzedaży odszukujemy dany dokument i uruchamiamy procedurę Zmień klasyfikację JPK VAT. W parametrach zaznaczamy opcję Zmiana (nadpisanie) danych na dokumencie oraz grupę 01 – Dostawa napojów alkoholowych. Po zatwierdzeniu procedury, dane JPK VAT w zakresie grup towarów i usług zostaną zaktualizowane na wskazanym dokumencie.

Rys. Przykład 1 – parametry procedury

Rys. Zaktualizowane dane JPK VAT w nagłówku dokumentu

Jednocześnie w historii operacji zostanie dodany wpis z informacją o dokonanej zmianie.

Rys. Wpis w historii operacji z informacją o dokonanej zmianie

Przykład 2

Faktura FSEX/010/20/52 została wykazana w JPK VAT za październik 2020 roku. Po wysyłce pliku zauważono błąd w oznaczeniu grup GTU (brakowało grupy GTU13) oraz nie oznaczono transakcji SW. Aby skorygować ten błąd otwieramy okres VAT, odszukujemy dokument w słowniku Rejestr sprzedaży i uruchomiamy procedurę Zmień klasyfikację JPK VAT. Tym razem podpowiada się sposób modyfikacji danych poprzez dokumenty stornujące, ponieważ dokument był już wysłany do JPK VAT.

Rys. Parametry procedury

Data VAT dokumentów stornujących jest zawsze równa dacie dokumentu modyfikowanego, a Data dowodu dokumentu stornującego podpowiada się według zasady:

· jest to data równa dacie dowodu z dokumentu źródłowego, jeśli okres księgowy jest otwarty, lub

· bieżąca data, jeśli okres księgowy jest zamknięty.

Podpowiedzianą datę dowodu można zmienić. Po zaznaczeniu właściwych atrybutów GTU i rodzajów transakcji wygenerowane zostaną dwa dokumenty stornujące:

· pierwszy zawiera aktualne dane z dokumentu i kwoty identyczne jak modyfikowany dokument (storno na plus) – dokument KJPKS+,

· drugi zawiera aktualne dane z dokumentu i kwoty z odwrotnym znakiem (storno na minus) – dokument KJPKS-.

Po wygenerowaniu dokumentów stornujących następuje nadpisanie danych na modyfikowanym dokumencie nowymi atrybutami.

Dokumenty stornujące są widoczne w szczególe Dowody sprzężone.

Rys. Wygenerowane dowody stornujące

Jeśli po takiej modyfikacji zostanie przygotowana korekta pliku JPK VAT, to w słowniku Ewidencja sprzedaży i podatku należnego faktura FSEX/USD/00052/20 jest wykazana trzy razy.

Rys. Faktura wykazana w korekcie JPK VAT za X/2020

2. Zmiany klasyfikacji JPK VAT w słowniku Rejestr zakupów

Procedura Zmień klasyfikację JPK VAT w słowniku Rejestr zakupów umożliwia zmianę takich elementów jak:

· typ dokumentu,

· rodzaje transakcji, w tym MPP.

Nowe wartości ww. atrybutów podajemy w parametrach procedury. Tam też określamy sposób dokonania korekty danych oraz datę księgowania ewentualnych dokumentów stornujących. Działanie procedury jest analogiczne, jak procedury w słowniku Rejestr Sprzedaży.

Rys. Parametry procedury Zmień klasyfikację JPK VAT w słowniku Rejestr zakupów

Przykład 3 Zmiana znacznika MPP

Zarejestrowano fakturę kosztową FZKO/2020/10/1 na kwotę 18450 zł. Przez pomyłkę nie zaznaczono znacznika MPP – Obowiązkowa podzielona płatność. Błąd zauważono za jakiś czas, przed wygenerowaniem przelewu oraz przed wysyłką JPK VAT za październik 2020. Aby naprawić pomyłkę, uruchamiamy procedurę Zmień klasyfikację JPK VAT z parametrami jak poniżej.

Rys. Parametry procedury Zmień klasyfikację JPK VAT dla przykładu 3

Po wykonaniu procedury w nagłówku faktury zostaną zaznaczone atrybuty związane z podzieloną płatnością.

Rys. Atrybuty związane z podzielona płatnością po wykonaniu procedury

Zostanie również wykonany odpowiedni wpis w słowniku Rejestr zakupów w szczególe Historia operacji.

Rys. Wpis w szczególe Historia operacji

Możliwość zmiany typu dokumentu

Procedura Zmień klasyfikację JPK VAT umożliwia również zmianę typu dokumentu. Zmiana ta jest jednak możliwa przy odpowiedniej konfiguracji zmienianego rodzaju dowodu.

Rys. Odblokowany parametr Typ dokumentu

Zmiana klasyfikacji JPK w sekretariacie

W module SEKRETRIAT również dodano procedurę Zmień klasyfikację JPK VAT umożliwiającą zmiany klasyfikacji JPK VAT. Procedura jest dostępna zarówno dla dokumentów w edycji, jak i w brulionie, lecz tylko do momentu wyeksportowania dokumentu do FK i nie posiada opcji stornowania.

Procedura umożliwia zmianę typu dokumentu, rodzajów transakcji oraz znaczników związanych z podzieloną płatnością.

Rys. Parametry procedury Zmień klasyfikację JPK VAT – Sekretariat

Usuwanie dokumentów wysłanych do JPK VAT

Możliwość usunięcia dokumentu zależy od tego, w jakim module powstał (moduł LS, moduł Sekretariat czy moduł FK) i od tego, czy dokument był już wysłany w pliku JPK VAT, czy też nie.

Jeśli dokument nie był jeszcze wysłany możemy go usunąć, przenosząc do edycji i wybierając opcję Usuń. Jeśli inne kontrole nie zablokują usunięcia, dokument zostanie skasowany.

W sytuacji, gdy dokument został już wysłany do pliku JPK VAT, usunięcie dokumentu nie jest możliwe. Możemy jedynie go anulować, ale wcześniej musimy wygenerować dokumenty stornujące.

O tym, czy dokument był już wysłany do JPK świadczy wpis w szczególe Historia wysyłek JPK VAT słowników Rejestr sprzedaży lub Rejestr zakupów.

Rys. Szczegół Historia wysyłek JPK VAT

Ograniczenia przy usuwaniu dokumentów występują dla wersji produkcyjnej i dotyczą następujących sytuacji:

· Usuwany dokument został już pobrany do kontroli JPK VAT za pomocą procedury Import danych z ERP dostępnej w słowniku Vat z deklaracją – dane nagłówkowe (posiada wpis w szczególe Historia wysyłek JPK VAT), ale nie posiada dokumentów stornujących. Dokument można anulować, ale wcześniej należy wygenerować dokumenty stornujące procedurą Zmień klasyfikację JPK VAT.