Każde przedsiębiorstwo wcześniej lub później zetknie się z dłużnikiem, który nie płaci w terminie. Oznacza to, że w zaplanowanym terminie przedsiębiorstwo nie ma oczekiwanych środków pieniężnych. Jeśli planowało przeznaczyć je na uregulowanie swoich zobowiązań, np. podatkowych, to ich brak we właściwym momencie może oznaczać problemy.

W praktyce dłużników niepłacących w terminie jest więcej, a kwoty nieotrzymanych należności znaczne. W skrajnym przypadku może to spowodować niewypłacalność finansową przedsiębiorstwa, a w konsekwencji nawet upadłość.

Potrzeba biznesowa

Dla uniknięcia niekorzystnych skutków braku płynności finansowej przedsiębiorstwa podejmują różne działania, które można podzielić na 2 kategorie:

• Windykacja miękka, czyli polubowna – łagodna forma egzekwowania długu, zmierzająca do porozumienia. Obejmuje na przykład:
  • wysłanie wiadomości SMS z przypomnieniem o konieczności zapłaty,
  • telefoniczne przypomnienie o spłacie,
  • wysłanie pisemnego wezwania do zapłaty,
  • poinformowanie o możliwości wpisania dłużnika do rejestru dłużników.
• Windykacja twarda, czyli zastosowanie środków przymusu – jej celem jest zmuszenie dłużnika do spłacenia długu. Obejmuje na przykład:
  • wpisanie dłużnika do rejestru dłużników,
  • zgłoszenie wierzytelności na giełdzie długów,
  • przekazanie wierzytelności firmie windykacyjnej,
  • przekazanie wierzytelności do postępowania sądowego.

Windykacja twarda jest zwykle bolesna dla dłużnika, kosztowna dla wierzyciela i trwa długo, dlatego warto zacząć od miękkiej windykacji. A ta jest najskuteczniejsza wtedy, gdy rozpoczynamy ją odpowiednio wcześnie i działamy konsekwentnie.

Ograniczenia na dziś– co chcemy usprawnić

Zazwyczaj przedsiębiorstwo musi monitorować płatności wielu faktur jednocześnie. Każda z nich ma swój termin płatności i swojego dłużnika. Pilnowanie tego wszystkiego w trybie ciągłym może być żmudne i skomplikowane, łatwo coś przeoczyć lub o czymś zapomnieć.

Dlatego przydatne byłoby wspomaganie tego procesu przez system informatyczny, począwszy od wyświetlenia należności niezapłaconych w terminie i informacji o nich, po możliwość podjęcia działań windykacyjnych i podgląd dotychczasowej historii podjętych działań.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab ERP by Asseco powstała funkcjonalność wspomagająca miękką windykację. Pozwala ona:

• uzyskać w jednym miejscu dostęp do informacji o należnościach, które należy windykować,
• uzyskać w jednym miejscu dostęp do dostępnych akcji windykacyjnych,
• przypisać należnościom priorytet windykacji,
• przypisać do należności osobę odpowiedzialną, czyli windykatora,
• rejestrować podejmowane działania windykacyjne i wynikające z nich ustalenia,
• zaplanować datę podjęcia następnego działania windykacyjnego,
• przewidywać terminy zapłat (usługa Asseco Genius),
• analizować stan środków pieniężnych, wpływów i wydatków.

Sercem opisywanej funkcjonalności jest słownik Miękka windykacja. Przedstawia on listę należności z saldem w walucie transakcji większym od zera, przypisanych do bieżącego operatora (windykator).

Rys. 1. Słownik Miękka windykacja

Słownik pozwala wyszukać należności przeterminowane i nieprzeterminowane, opisane wybranym priorytetem windykacji, a także należności, dla których kontakt powinien nastąpić do wskazanego dnia (np. do dzisiaj). Możliwe jest także wyszukiwanie po kontrahencie (nazwa, login i NIP) i kwocie należności.

Rys. 2. Dostępne filtry

Dla ułatwienia pracy na prawo od tabeli danych umieszczono 2 panele z dodatkowymi informacjami o bieżącej należności:

• panel informacji wyświetlający informacje nie mieszczące się w tabeli danych,

Rys. 3. Panel informacyjny

• panel pozycji faktury wyświetlający pozycje faktury, której dotyczy należność.

Rys. 4. Panel Pozycje faktury

Dzięki obu panelom większość informacji o wybranej należności znajduje się w zasięgu wzroku operatora, a dostęp do nich nie wymaga klikania po interfejsie aplikacji. Jeśli operator potrzebuje więcej miejsca na listę należności, to w łatwy sposób może ukryć jeden lub oba panele.

Dostępne przekroje umożliwiają wyświetlenie należności przypisanych do wybranego windykatora (operatora) lub wszystkich należności. Możliwe jest także doświetlenie danych o przewidywanych terminach zapłat (z wykorzystaniem usługi Asseco Genius).

W celu ułatwienia pracy operatora w słowniku udostępniono szereg procedur, które pozwalają realizować poszczególne działania miękkiej windykacji (tzw. akcje windykacyjne). W szczególności możliwe jest:

• ustawienie lub zmiana priorytetu należności,
• wskazanie lub zmiana windykatora,
• zarejestrowanie kontaktu z klientem i wynikających z niego ustaleń,
• zmiana daty następnego kontaktu z klientem,
• wygenerowanie pisma dla klienta, na przykład przypomnienia o nadchodzącej płatności lub wezwania do zapłaty, w formie drukowalnej lub e-dokumentu,
• podpisanie e-dokumentu,
• dostarczenie przygotowanego pisma klientowi, w formie drukowanej lub elektronicznej (e-mail, Businesslink, SMS),
• zakończenie miękkiej windykacji i oznaczenie należności jako przekazanej do twardej windykacji.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się trzema praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Pan Jan Kowalski odpowiedzialny za zarządzanie należnościami w przedsiębiorstwie X rozpoczyna pracę od sprawdzenia stanu należności przeterminowanych. Na tej podstawie zaplanuje swoje prace na cały dzień.

Otwiera więc słownik Miękka windykacja w przekroju Wszystkie – według transakcyjnej daty płatności, dzięki czemu ma dostęp do wszystkich należności, niezależnie od osoby przypisanej jako odpowiedzialna (windykator). W domyślnym widoku tuż po otwarciu widzi listę należności z opóźnioną płatnością. Ponieważ jest ich więcej, musi je przeanalizować w sensowny sposób.

Najpierw chce sprawdzić te najpilniejsze, więc w filtrze Priorytet ustawia wartość Wysoki. Następnie sprawdza, kiedy nastąpił ostatni kontakt z dłużnikami (pole Kontakt;Ostatni).

Okazuje się, że w przypadku dwóch należności nie było jeszcze żadnego kontaktu z dłużnikiem, dlatego w panelu informacyjnym sprawdza, kto odpowiada za daną należność (pole Kontakt;Windykuje). Kontaktuje się z odpowiednim handlowcem i prosi go o bezzwłoczne skontaktowanie się z klientem i przypomnienie o brakującej płatności. Później w tym samym miejscu będzie mógł sprawdzić, czy handlowiec rozmawiał z klientem i co ustalił (szczegół Kontakty z klientem).

Przykład 2

Następnie pan Jan chce się upewnić, że należności mają przypisane odpowiednie priorytety. W tym celu w słowniku Miękka windykacja sortuje należności malejąco (pole Rozrachunek;Wartość). Dzięki temu największe przeterminowane należności pojawią się na samej górze.

Odkrywa, że jedna z większych należności przeterminowanych ma ustawiony priorytet Normalny. Sprawdza więc, kto odpowiada za windykację tej należności i kontaktuje się z właściwym handlowcem. Dowiaduje się, że handlowiec jest w delegacji i przez to nie mógł ustawić właściwego priorytetu.

Pan Jan uruchamia wiec procedurę Zmień priorytet i ustawia dla tej należności priorytet Podwyższony. Następnie przy pomocy procedury Zmień datę kolejnego kontaktu wyznacza handlowcowi termin skontaktowania się z klientem w sprawie niezapłaconej faktury.

Przykład 3

Przy okazji weryfikacji opisanej w przykładzie drugim pan Jan zauważa, że jedna z większych należności jest przeterminowana od 7 dni (pole Rozrachunek;Dni spóźnienia). W szczególe Kontakty z klientem sprawdza dotychczasowe ustalenia z klientem. Okazuje się, że klient 4 dni temu obiecał interweniującemu handlowcowi, że zaraz ureguluje należność, ale dotąd tego nie uczynił.

Pan Jan wie, że nie można dłużej czekać z podjęciem formalnych działań, i dlatego za pomocą procedury e-Wezwania do zapłaty tworzy wezwanie do zapłaty w formie elektronicznej.

Następnie używa kolejno procedur Podpisz e-dokument i Wyślij e-dokument. W ten sposób umieścił na koncie klienta w portalu Businesslink formalne wezwanie do zapłaty. Po otwarciu powiadomienia przez klienta pan Jan zostanie o tym powiadomiony drogą mailową.

Treść powiadomienia zostanie zachowana w szczególe Dokumenty, a fakt jego wygenerowania i przesłania klientowi zostanie odnotowany w szczególe Kontakty z klientem. Dzięki temu inne osoby zainteresowane tą należnością, np. w/w handlowiec, będą na bieżąco informowane o sytuacji.

Jakie to daje korzyści

• Możliwość uporządkowania procesu miękkiej windykacji.
• Oszczędność czasu na szukaniu potrzebnych informacji, te są dostępne w odległości 2-3 kliknięć.
• Oszczędność czasu i zmniejszenie niepotrzebnych działań związanych z komunikowaniem podjętych działań windykacyjnych zainteresowanym osobom.
• Możliwość przyspieszenia spływu należności od klientów.

Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://softlab.com.pl/.

Autor wpisu: Grzegorz Pitek