Usprawniono kontrolę kwot w zaimportowanym wyciągu bankowym. Proces rozliczania pozycji wyciągów stał się dzięki temu szybszy, zmniejszyło się również ryzyko pomyłek.

Potrzeba biznesowa

Firmom zależy na szybkim i sprawnym rozliczaniu płatności za faktury. Opóźnienie w rozliczeniu płatności ma wpływ na stan limitów sprzedażowych, dlatego wyciągi bankowe powinny być rejestrowane na bieżąco, bez zbędnej zwłoki.

Import wyciągów bankowych z plików pozyskanych z banku może znacząco przyspieszyć czas rejestrowania zapłat. Niestety informacja dostępna w importowanym wyciągu nie zawsze jest precyzyjna. Kontrahenci czasem dokonują wpłaty za wiele faktur naraz, pomniejszając ich wartość o wystawione korekty, a czasem w ogóle nie wskazują numerów faktur w tytule zapłaty. W rezultacie nie wszystkie wpłaty mogą być automatycznie zidentyfikowane i powiązane z fakturami w systemie. Dlatego w procesie importu wyciągów bankowych potrzebny jest etap, na którym operator dla niezidentyfikowanych wpłat wskaże faktury, których one dotyczą.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas w sytuacji, gdy zaimportowana kwota wpłat nie pokrywała w całości wskazanych faktur i korekt, użytkownik musiał ręcznie poprawiać poszczególne kwoty. Wszystko to wydłużało proces rozliczania pozycji wyciągów bankowych i mogło być przyczyną pomyłek.

Jak to usprawniliśmy

Aby skrócić proces rozliczania operacji bankowych i wyeliminować wskazane powyżej niedogodności, mamy do wyboru dwie możliwości kontroli:

• kontrola całego dokumentu,
• kontrola kwoty na każdej linijce dokumentu.

W przypadku kontroli całego dokumentu bankowego następuje sprawdzenie zgodności salda poszczególnych rozliczonych linijek dokumentu z zaimportowaną kwotą. Sprawdzenie wykonywane jest przy zapisywaniu dokumentu bankowego. Jeśli ogólne saldo rozliczanych linijek dokumentu nie jest zgodne z zaimportowaną kwotą, to użytkownik decyduje, którą z zaimportowanych linijek rozliczyć częściowo.

W przypadku kontroli kwoty po wprowadzeniu linijki dokumentu bankowego sprawdzane jest aktualne saldo rozliczanych faktur, liczone narastająco we wszystkich linijkach tego dokumentu i porównywane z kwotą zaimportowaną z banku. Jeśli kwota ta zostanie przekroczona, zapłata za ostatnią fakturę będzie pomniejszana tak, by ogólne saldo wszystkich wpłat/wypłat było zgodne z importem. O pomniejszeniu kwoty ostatniej faktury użytkownik zostanie poinformowany komunikatem na ekranie. Aby mechanizm automatycznego pomniejszania ostatniej faktury zadziałał prawidłowo dla przypadków, gdy saldo rozliczenia pomniejszone jest o korekty, w pierwszej kolejności należy wskazać do rozliczenia korekty, a następnie faktury.

Aby użytkownik nie musiał pamiętać o tej zasadzie, istnieje procedura Wybierz rozrachunki dostępna przy rejestracji linijek dokumentu wyciągu bankowego. Procedura ta przenosi wybrane rozrachunki do linijek wyciągu bankowego w kolejności od najmniejszego salda. Sprawia to, że najpierw przenoszone są korekty – powiększając saldo do rozliczenia – a potem faktury.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu zrozumienia różnicy działania obu kontroli posłużmy się przykładami.

Przykład 1.

Kontrola dla całego dowodu bankowego – przy zapisie dowodu.

Odbiorca wpłaca kwotę 12 345,12 tytułem „Zapłata za faktury FV/01/2018, FV/02/2018, FV/03/2018 minus korekta FVK/01/2018”.

W zaimportowanej wpłacie rozpisujemy kwotę, wskazując nierozliczone rozrachunki, których ta wpłata dotyczy.

Rys. 1. Słownik Wyciągi Bankowe – wskazanie rozrachunków, których dotyczy wpłata

Suma wskazanych rozrachunków (12 500,00 zł) jest większa niż zaimportowana kwota wpłaty (12 345,12 zł), dlatego użytkownik musi zmniejszyć wartość jednej z faktur (czyli zarejestrować płatność częściową). Robi to, ręcznie edytując kwotę w linijce dokumentu. W naszym przykładzie użytkownik pomniejszył kwotę zapłaty za fakturę FV/03/2018, której nierozliczone saldo wynosiło 500 zł, wprowadzając wartość 234 zł.

Jeśli pomyli się i wprowadzi nieprawidłową kwotę (jak w przykładzie), to kontrola przy zapisywaniu całej wpłaty wychwyci to i uniemożliwi zaksięgowanie całej wpłaty. Pojawi się wtedy poniższy komunikat:

Rys. 2. Słownik Wyciągi Bankowe – komunikat o niezgodności kwot wpłaty z kwotą zaimportowaną

Zaksięgowanie dokumentu będzie możliwe, gdy niezgodności zostaną wyeliminowane, czyli gdy użytkownik poprawi kwotę częściowej zapłaty.

Przykład 2.

Kontrola dla każdej linijki dowodu bankowego – przy zapisie linijki.

Analizujemy ten sam przypadek: odbiorca wpłaca kwotę 12 345,12 tytułem „Zapłata za faktury FV/01/2018, FV/02/2018, FV/03/2018 minus korekta FVK/01/2018”.

Wykorzystujemy procedurę Wybierz rozrachunki. Po wskazaniu rozrachunków do rozliczenia, których suma przekracza zaimportowaną kwotę, wartość ostatniej faktury zostanie automatycznie pomniejszona, a my otrzymamy komunikat informujący o tej operacji:

Rys. 3. Komunikat informujący

Jakie to daje korzyści

• Zmniejszenie pracochłonności – poprzez możliwość szybkiego rozliczenia płatności bez konieczności dopasowywania kwot pozycji rozliczanych częściowo.
• Zmniejszenie liczby błędów – poprzez zachowanie zgodności kwot płatności zarejestrowanych w banku z ewidencją w systemie księgowym.

Autor wpisu: Agnieszka Turska