W systemie Softlab została zaimplementowana obsługa tzw. białej listy podatników VAT. Biała lista podatników VAT jest wykazem informacji o podatnikach podatku VAT obejmującym podatników czynnych, podmioty wykreślone z rejestru podatników VAT i podmioty, którym odmówiono rejestracji. Znajdziemy na niej także numery rachunków bankowych interesującego nas podatnika, wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym VAT lub zgłoszeniu aktualizacyjnym.
Od 1 stycznia 2020 roku przekazanie kontrahentowi kwoty przekraczającej 15 tys. zł na konto inne niż wskazane na białej liście będzie obłożone sankcją w postaci braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Stąd bardzo istotne staje się sprawdzenie przy wystawianiu przelewu, czy rachunek bankowy, na który chcemy dokonać wpłaty, znajduje się na białej liście podatników.
Obsługa białej listy podatników w systemie Softlab polega przede wszystkim na dokonywaniu odpowiedniej weryfikacji używanych rachunków bankowych wtedy, kiedy jest to potrzebne.
Zakres wprowadzonych zmian obejmuje:
1. Automatyczną weryfikację czy rachunek bankowy użyty na dokumencie znajduje się na białej liście podatników VAT. Sprawdzenie rachunku odbywa się podczas rejestrowania i księgowania faktury zakupu oraz tworzenia i eksportu przelewów do banku (tworzenia pliku home banking).
2. Weryfikację rachunków bankowych na żądanie – możliwość ręcznego uruchomienia przez użytkownika procedury do sprawdzenia rachunku bankowego, dostępnej w kartotece rachunków bankowych, w rejestrach zakupów oraz w słowniku Przelewy wychodzące.
3. Przechowywanie historii sprawdzeń rachunku.
4. Możliwość sprawdzenia statusu czynnego podatnika VAT na białej liście.
5. Możliwość pobrania danych kontrahenta z białej listy podatników VAT.
Zmiany objęły następujące elementy systemu:
1. słownik Kontrahenci,
2. słownik Rejestr zakupów,
3. procedurę Generuj przelew w słowniku Rejestr zakupów,
4. słownik Przeglądanie rozrachunków,
5. procedury Generowanie przelewów (bieżący/zaznaczone rekordy) oraz Generowanie przelewów (wg parametrów) w słowniku Przeglądanie rozrachunków,
6. słownik Przelewy wychodzące,
7. procedura Generowanie przelewów wychodzących wywołana z menu,
8. słownik Sekretariat -> Dokumenty oraz procedura Generuj przelewy dostępna w tym słowniku.
Szczegółowy opis zmiany znajduje się w poszczególnych podrozdziałach:
- Kontrahenci
- Rachunki bankowe
- Zasady automatycznej weryfikacji
- Rejestr zakupów
- Rozrachunki
- Generowanie przelewów
- Rejestr przelewów wychodzących
- Sekretariat
Dotychczasowe mechanizmy dostępne w systemie ERP, przeznaczone do pobierania danych kontrahenta oraz weryfikacji jego statusu jako podatnika VAT, używały dwóch usług web service udostępnianych przez Ministerstwo Finansów:
1. API do łączenia się z wykazem GUS, na podstawie którego można było pobrać dane kontrahentów,
2. API do sprawdzenia statusu czynnego podatnika VAT.
Obecnie większość danych kontrahenta można pobrać z białej listy podatników VAT. Dlatego w systemie zaktualizowano procedury umożliwiające pobieranie danych kontrahenta tak, aby korzystały z nowego źródła danych.
W słowniku Kontrahenci uległy zmianie następujące procedury:
1. Nowy kontrahent (GUS) – procedura otrzymała nowe parametry:
a. Rachunek – pozwala na wyszukanie i dodanie kontrahenta na podstawie rachunku bankowego.
b. Rachunki bankowe? – zaznaczony wskaźnik powoduje automatyczne dopisanie wszystkich rachunków bankowych kontrahenta do kartoteki rachunków kontrahenta. Jeśli parametr będzie odznaczony, to rachunki zostaną pobrane, ale widoczne będą tylko w słowniku Dane GUS, skąd można będzie je skopiować do właściwej kartoteki za pomocą procedury Przepisz dane na kontrahenta.
Rys. Parametry procedury Nowy kontrahent (GUS)
2. Pobierz dane z GUS – procedura została rozszerzona o możliwość pobrania rachunków bankowych.
Rys. Pobrane dane kontrahenta w szczególe Dane GUS
3. Sprawdź status podatnika VAT – w procedurze tej nastąpiła zmiana sposobu sprawdzania statusu czynnego podatnika VAT, sprawdzanie odbywa się za pomocą nowego interfejsu programistycznego (API). Wyniki weryfikacji są zapisywane tak jak poprzednio w tzw. logu operacji kartoteki kontrahentów, zostały one jednak rozszerzone o unikalny identyfikator wyszukiwania (kolumna Log;ID;Żądania widoczna w szczególe Log operacji).
Rys. Log weryfikacji kontrahentów
Informacja o tym, czy dany rachunek bankowy znajduje się na białej liście, znajduje się w słowniku Kontrahenci, w szczególe Rachunki bankowe w nowych kolumnach:
1. Biała lista – znacznik określający, czy rachunek bankowy znajduje się białej liście,
2. Biała lista;Data – data ostatniej weryfikacji rachunku bankowego,
3. Błąd – informacja o ewentualnym błędzie napotkanym podczas próby weryfikacji (np. gdy rachunek bankowy jest w nieprawidłowym formacie).
Rys. Znacznik Biała lista i Data ostatniej weryfikacji w szczególe Rachunki bankowe
Kolumny Biała lista i Biała lista;Data zostały dodane również do innych słowników, które zawierają informację o rachunkach bankowych. Opis tych słowników znajduje się w dalszej części niniejszego dokumentu.
Operacja weryfikacji rachunku przeprowadzana jest na dwa sposoby:
1. Na życzenie użytkownika za pomocą procedury Weryfikacja rachunku na białej liście dostępnej w szczególe Rachunki bankowe. Ta procedura może być wywołana w każdej chwili i zawsze zaktualizuje dane na podstawie informacji zawartych na stronie Ministerstwa Finansów.
Rys. Przykładowy wynik weryfikacji trzech zaznaczonych rachunków
Procedura informuje o wyniku weryfikacji, wyświetlając okno z informacjami lub pojedynczy komunikat (jeśli sprawdzamy tylko jeden rachunek), a następnie odświeża odpowiednie dane w słowniku Kontrahenci.
2. Automatycznie, w różnych miejscach i w różnych momentach pracy z aplikacją. Sposób automatyzacji zależy od konfiguracji i opisany jest poniżej, w części Zasady automatycznej weryfikacji.
W szczególe Rachunki bankowe dodano także procedurę Weryfikacja rachunku przez stronę www, którą należy traktować jako wyjście awaryjne. Umożliwia ona ręczne oznaczenie rachunku jako zweryfikowanego, np. gdy użytkownik dokona weryfikacji ręcznie bezpośrednio na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
Rys. Procedura Weryfikacja rachunku przez stronę www i log operacji
W parametrach procedury dostępny jest przycisk Otwórz stronę www, za pomocą którego można otworzyć stronę wyszukiwarki. Na stronie tej można sprawdzić status rachunku, pobrać potwierdzenie i zapisać je w pliku pdf oraz wkleić do schowka klucz elektroniczny (identyfikator wyszukiwania).
Rys. Wynik weryfikacji rachunku na stronie Ministerstwa Finansów
W polu Id. wyszukiwania wklejamy skopiowany identyfikator, a w polu Załącznik podajemy ścieżkę dostępu do zapisanego wcześniej pliku pdf (przycisk Wybierz pomoże odnaleźć ten plik na dysku).
Wykonanie procedury spowoduje przypisanie podanego statusu do rachunku. W logu natomiast zostanie zarejestrowana informacja, że ta operacja została wykonana ręcznie.
Przeprowadzone weryfikacje rachunku są rejestrowane w logach systemu, a podejrzeć je można w szczególe Log operacji w słowniku Rachunki bankowe. Informacja o przeprowadzonej weryfikacji kontrahenta jest istotna podczas kontroli, np. w celu wykazania, że dochowano należytej staranności.
Rys. Szczegół Log operacji słownika Rachunki bankowe prezentujący historię weryfikacji rachunków
Zasady automatycznej weryfikacji
Sprawdzanie obecności rachunku na białej liście przeprowadzane jest automatycznie w różnych miejscach i w różnych momentach pracy z aplikacją. Aby weryfikacja faktycznie została przeprowadzona, spełnione muszą być następujące warunki:
1. Dokument musi mieć określony przynajmniej jeden rodzaj płatności dopuszczający generowanie przelewu (w terminarzu może być kilka rodzajów). Jeżeli np. dokument ma być w całości opłacony gotówką, wtedy weryfikacja nie jest przeprowadzana.
2. Rozrachunek nie może mieć ustawionego – wskaźnika Nie kontroluj. Wskaźnik ten można ustawić za pomocą procedury Zmiana warunków handlowych w słowniku Przeglądanie rozrachunków. Więcej informacji o tym wskaźniku znajduje się w rozdziale Rozrachunki.
3. Kwota dokumentu (przy edycji dokumentu) lub rozrachunku (podczas generowania przelewów) musi być równa lub większa od wartości parametru CheckBLVMinAmount. Domyślną wartością jest zero, co sprawia, że dla każdej kwoty będzie przeprowadzana weryfikacja. W praktyce wartość tego parametru można zwiększyć, ale nie więcej niż do wartości 15 tys. zł, bo ewentualna sankcja za dokonanie zapłaty na rachunek niewskazany na białej liście dotyczy wpłat przekraczających 15 tys. zł.
4. Kontrahent musi mieć przypisany numer NIP. Kontrahent bez NIP-u uznawany jest za osobę fizyczną i w takim przypadku rachunek bankowy nie jest kontrolowany.
5. Sprawdzenie rachunku zawsze poprzedzone jest sprawdzeniem, czy sam kontrahent znajduje się na białej liście. Jeśli kontrahent jest poza białą listą, wówczas sprawdzanie rachunku nie odbywa się. Podsumowując, weryfikacja może się odbyć tylko wówczas, gdy kontrahent jest czynnym lub zwolnionym podatnikiem VAT. Jeśli jest niezarejestrowany, to nie sprawdzamy i tym samym na pewno nie blokujemy takiego przelewu.
Sama weryfikacja odbywa się w następujący sposób:
1. Jeśli od ostatniej weryfikacji upłynęło co najmniej tyle dni, ile zadeklarowano w parametrze CheckBLVDays (okres ważności sprawdzenia), wówczas nastąpi próba pobrania aktualnego stanu przynależności rachunku bankowego do białej listy z serwera Ministerstwa Finansów. Domyślnie liczba dni ustawiona jest na 1, co oznacza, że weryfikacja będzie ważna przez jeden dzień.
2. Jeśli natomiast nie upłynął jeszcze okres ważności, to za obowiązujący uznajemy rezultat ostatniej weryfikacji zapisany w szczególe Rachunki bankowe i nie kontaktujemy się z serwerem Ministerstwa Finansów.
Jeśli otrzymujemy negatywny wynik weryfikacji, czyli rachunek bankowy jest poza białą listą, wtedy system powinien odpowiednio zareagować. O tym, jak wygląda taka reakcja, decyduje parametr CheckBLP. Może on przyjmować dwie wartości:
1. Sprawdzaj i informuj – w tym przypadku użytkownik zobaczy jedynie informację w postaci ostrzeżenia, ale jego działania nie będą w żaden sposób zakłócone.
2. Sprawdzaj i przerywaj – w tym przypadku użytkownik otrzyma odpowiednią informację, ale także jego praca zostanie w jakiś sposób zablokowana (np. nie będzie można wygenerować przelewu z takiego dokumentu).
Uwaga! Ustawienie wartości Sprawdzaj i przerywaj parametru CheckBLP wpływa na działanie procesów systemu dopiero od momentu, gdy mamy do czynienia z przelewami. Wcześniejsze etapy procesów zachowują się tak, jakbyśmy ustawili wartość Sprawdzaj i informuj. W praktyce oznacza to na przykład, że kontrole towarzyszące edycji dokumentu mogą dać jedynie ostrzeżenia, a nie blokadę. Natomiast w momencie, gdy generujemy przelew lub tworzymy paczkę przelewów, system może przerwać nasze działanie.
Podczas rejestrowania dokumentu zakupu na zakładce Terminarz płatności wskazywany jest rachunek bankowy kontrahenta, na który zostanie dokonana zapłata w formie przelewu. Tutaj zostały dodane informacje o przynależności rachunku do białej listy.
Rys. Znacznik Biała lista rachunku bankowego w zakładce Terminarz płatności przy edycji dokumentu zakupu
Jeśli w terminarzu płatności wskazany zostanie rachunek spoza białej listy, użytkownik zostanie o tym ostrzeżony. Automatyczna weryfikacja następuje w momencie użycia procedury Generuj dowód (wygenerowanie dekretów księgowych), dzięki czemu użytkownik ma szanse zmienić docelowy rachunek jeszcze przed edycją dekretacji dokumentu.
Rys. Ostrzeżenie o rachunku spoza białej listy ze wskazaniem akcji, którym towarzyszy weryfikacja rachunku
Kontrole sprawdzające rachunek bankowy uruchamiają się również w momencie przenoszenia dokumentu do brulionu. Jeśli rachunek widnieje na białej liście lub jeśli sprawdzenie tego rachunku było wykonane przed upływem jego ważności określonej w parametrze, wówczas system nie wyświetli żadnego komunikatu. Ostrzeżenie otrzymamy wtedy, kiedy na dokumencie widnieje przynajmniej jeden rachunek spoza białej listy. Należy podkreślić, że standardowe kontrole w rejestrze zakupu nie blokują działania, a jedynie informują.
Zmiany związane z białą listą objęły również procedurę Generuj przelew. Informacje o nich znaleźć można w rozdziale Generowanie przelewów.
W słowniku Przeglądanie rozrachunków pojawił się znacznik Biała lista wraz z Datą weryfikacji, obok kolumny Rachunek;Numer.
Rys. Nowe kolumny dotyczące białej listy w słowniku Przeglądanie rozrachunków
W słowniku dodano też wskaźnik Nie kontroluj. Użytkownik może zmieniać go za pomocą procedury Zmiana warunków handlowych. Zaznaczenie go spowoduje wyłączenie kontroli rachunku bankowego podczas generowania przelewu dla danego rozrachunku nawet wówczas, gdy rozrachunek dotyczy kontrahenta z białej listy.
Rys. Nowy parametr umożliwiający omijanie kontroli w parametrach procedury Zmiana warunków handlowych
Sprawdzanie rachunku dodano również w samej procedurze do zmiany warunków – oczywiście tylko wtedy, gdy użytkownik faktycznie zmienia rachunek (procedura umożliwia modyfikację różnych elementów rozrachunku). Wybór rachunku spoza białej listy może zakończyć się ostrzeżeniem albo blokadą, w zależności od konfiguracji. Informacja o zmianie jest zapisywana w szczególe Historia zmian warunków handlowych.
Rys. Zmiana znacznika omijania kontroli w Historii zmian warunków handlowych
W słowniku Przeglądanie rozrachunków mamy możliwość generowania przelewów za pomocą dwóch procedur. Procedury te także zmodyfikowano, opis zmian znajduje się w rozdziale Generowanie przelewów.
Przelewy można wygenerować za pomocą procedur dostępnych w różnych miejscach aplikacji:
1. procedurą Generuj przelew w słowniku Rejestr zakupów,
2. procedurą Generowanie przelewów (bieżący/zaznaczone rekordy) oraz Generowanie przelewów (wg parametrów) w słowniku Przeglądanie rozrachunków,
3. procedurą Generowanie przelewów wychodzących w menu Procedury.
Wszystkie te procedury zostały zmodyfikowane w taki sposób, aby przeprowadzać automatyczną weryfikację rachunków, na które generowane są przelewy. Sprawdzanie przeprowadzane jest wg ustawionej konfiguracji.
Obecność rachunku spoza białej listy w zbiorze generowanych przelewów spowoduje wyświetlenie odpowiedniej informacji w podsumowaniu.
Rys. Podsumowanie generowania przelewów wraz ze szczegółami: Wygenerowane przelewy oraz Błędy generowania przelewów (tu ostrzeżenie o rachunku spoza białej listy, gdyż parametr CheckBLP ustawiono na ostrzeganie)
Dodatkowo, jeśli parametr CheckBLP ma wartość Sprawdzaj i przerywaj, przelewy na takie rachunki zostaną usunięte z generowanego zbioru. Przy czym kontrola ta jest omijana, jeśli rozrachunki są oznaczone wskaźnikiem Nie kontroluj. Należy zauważyć, że jeśli generujemy przelew w ramach kilku rozrachunków na ten sam rachunek bankowy, kontrola może być ominięta tylko wtedy, kiedy wszystkie mają ustawiony ten wskaźnik. Sam wskaźnik jest również widoczny w oknie Podsumowanie generowania przelewów w szczególe Pozycje wygenerowanych przelewów.
Rejestr przelewów wychodzących
W słowniku Przelewy wychodzące zostały dodane kolumny informujące o tym, czy rachunek bankowy znajduje się na białej liście. Znacznik Biała lista razem z datą weryfikacji jest także dostępny w oknie edycyjnym przelewu w nagłówku (obok numeru rachunku).
Rys. Wskaźnik Biała lista w nagłówku edytowanego przelewu i komunikat wyświetlony w wyniku weryfikacji (przycisk Księguj) rachunku spoza białej listy przy włączonym blokowaniu
Próba przeniesienia dokumentu przelewu do brulionu jest poprzedzona weryfikacją rachunku bankowego i w zależności od konfiguracji może zakończyć się ostrzeżeniem albo blokadą przeniesienia przelewu do brulionu.
Automatyczna weryfikacja działa też w momencie tworzenia paczki przelewów, czyli po wywołaniu w słowniku Przelewy wychodzące procedury Eksport przelewów do banku. Jeśli w zbiorze wybranych przelewów są takie, których rachunki nie są obecne na białej liście, użytkownik otrzyma odpowiednią informację.
Rys. Informacja o rachunkach spoza białej listy prezentowana w wyniku weryfikacji przeprowadzanej podczas próby utworzenia paczki przelewów
Zależnie od konfiguracji eksport zostanie wstrzymany albo paczka powstanie, ale zostanie wyświetlone ostrzeżenie.
Rys. Ciąg dalszy informacji zwrotnej (włączone blokowanie systemu), gdy wśród wybranych do paczki przelewów wystąpiły przelewy na rachunki spoza białej listy
Kontrole związane z białą listą objęły również moduł Sekretariat.
Istnieje możliwość włączenia sprawdzania rachunku podczas przenoszenia dokumentu do dziennika. Domyślnie kontrola ta jest wyłączona.
Kontrola ma miejsce również podczas tworzenia przelewów z poziomu słownika Sekretariat -> Dokumenty, czyli podczas użycia procedur Generuj przelewy dla dokumentów i Generuj przelewy dla zaznaczonych dokumentów. Działanie tej kontroli może zakończyć się ostrzeżeniem albo blokadą, w zależności od konfiguracji (w zależności od ustawienia parametru CheckBLP).