W systemie Softlab ERP by Asseco umożliwiono inicjowanie procesu sprzedaży wystawieniem faktury. Użytkownik może wybrać obieg inicjowany fakturą, jeżeli uzna, że będzie on najbardziej korzystny z punktu widzenia sprawnej obsługi klienta.

Potrzeba biznesowa

Proces sprzedaży można zorganizować w sposób dostosowany do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Może go na przykład otwierać oferta, zamówienie, a nawet wydanie towaru. Faktura sprzedaży powstaje najczęściej na końcu procesu. Istnieją jednak przedsiębiorstwa, w których faktura powinna powstawać na początku procesu sprzedaży, aby klient nie był zmuszony do kilkukrotnego odwiedzania punktu sprzedaży, np. najpierw po dokument wydania WZ, z nim po odbiór towaru do magazynu, a następnie znowu do punktu sprzedaży po fakturę. Takie przedsiębiorstwa potrzebują obiegu inicjowanego fakturą sprzedaży.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Do niedawna proces sprzedaży w systemie Softlab ERP by Asseco standardowo inicjowany był w momencie wydania towaru na podstawie dokumentu WZ. W rezultacie, aby dostosować go do  potrzeb niektórych klientów, trzeba było wykonać kosztowne prace wdrożeniowe.

Jak to usprawniliśmy

W odpowiedzi na opisane powyżej potrzeby biznesowe standardowe obiegi procesu sprzedaży zostały uzupełnione o obieg inicjowany fakturą sprzedaży.

Operator może wystawić dokument magazynowy WZ na podstawie faktury sprzedaży FV zawierającej rezerwacje towaru.

Towar zostaje zarezerwowany w momencie zapisania pozycji dowodu podczas wprowadzania pozycji faktury, pobierane są też wtedy cechy towaru.

Po zatwierdzeniu dowodu możliwe jest zarówno usunięcie nadanej wcześniej rezerwacji, jak i zarezerwowanie brakującego wcześniej towaru. Po przeniesieniu faktury do dziennika istnieje możliwość wystawienia dowodu WZ na podstawie aktualnego stanu rezerwacji na wprowadzonej fakturze, za pomocą procedury WZ dostępnej w słowniku Sprzedaż ogółem.

Rys. 1. Generowanie WZ na podstawie stanu rezerwacji na wprowadzonej fakturze

Dla dokumentu WZ wystawionego w opisany powyżej sposób nie można wygenerować faktury (faktura została już wystawiona przed dokumentem WZ). Mimo że dokument WZ powstaje w tym obiegu na podstawie faktury FV, dowód WZ wskazany zostanie w systemie ERP jako źródłowy dla faktury FV.

Dzięki takiemu rozwiązaniu wystawiane pary dokumentów WZ i FV (bez względu na kolejność wystawianych dokumentów, którą zastosuje operator) w systemie Softlab wyglądają identycznie.

W celu zapewnienia spójności danych i rozgraniczenia wykluczających się obiegów system blokuje możliwość wykorzystania obiegu:

• ZO (zamówienie od odbiorcy) –> WZ –> FV, jeśli sprzedaż do zamówienia ZO rozpoczęto wystawieniem faktury FV,
• ZO –> FV –> WZ, jeśli sprzedaż do zamówienia ZO rozpoczęto wystawieniem dokumentu WZ.

Nowy obieg FV –> WZ obsługujemy w następujący sposób. Po wystawieniu i przeniesieniu do dziennika zamówienia (ZO) w słowniku Zamówienia od odbiorców można wystawić fakturę na całość zamówienia, bez względu na stan rezerwacji na ZO. Jeśli na utworzonym zamówieniu znajdowały się usługi, to one także pojawią się na wystawionej fakturze.

Rys. 2. Inicjowanie procesu sprzedaży fakturą FV

Nowy obieg został uwzględniony w polach informujących o wystawieniu dowodów rozliczających zamówienie (WZ, FV) w słowniku Zamówienia od odbiorców.

Rys. 3. Pola informujące o wystawieniu dokumentów rozliczających

Przygotowana została obsługa zaliczek dla dokumentów w nowym obiegu ZO –> FV –> WZ. Wystawione do zamówienia zaliczki będą rozliczane w sposób automatyczny w momencie wystawienia faktury. Dodatkowo, jeśli na zamówieniu (ZO) była nałożona rezerwacja towaru, to zostanie ona także przeniesiona na fakturę, co w konsekwencji umożliwi dalsze wystawienie dowodu WZ także z poziomu zamówienia (po przeniesieniu do dziennika dokumentu FV), co przedstawiają poniższe zrzuty ekranu:

Rys. 4. Obsługa faktur zaliczkowych w nowym obiegu dokumentów

Rys. 5. Wystawianie WZ do FV z poziomu słownika Zamówienia od odbiorców

Rys. 6. Wystawianie WZ „ze środka” faktury sprzedaży

Z uwagi na zmianę kolejności wystawiania poszczególnych dowodów konieczna stała się modyfikacja dotychczasowego mechanizmu zamykania zamówienia (ZO) przy przenoszeniu do dziennika faktury rozliczającej całość zamówienia. W nowym obiegu ZO –> FV –> WZ zamówienie jest zamykane dopiero w momencie przenoszenia do dziennika dokumentu WZ.

Nowe obiegi działają z dowodami FV (sprzedaż krajowa), FVE (sprzedaż eksportowa), FVUE (sprzedaż w obrębie Unii Europejskiej), natomiast nie obsługują sprzedaży paragonowej.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład:

Klient dokonuje zakupu w przedsiębiorstwie, które korzysta z nowego obiegu dokumentów sprzedaży. W punkcie obsługi otrzymuje fakturę sprzedaży i udaje się z nią do magazynu po odbiór towaru. Podczas odbierania towaru klient otrzymuje dokument WZ i tym samym nie ma potrzeby wracać do punktu obsługi w celu otrzymania faktury sprzedaży.

Jakie to daje korzyści

• Zwiększona elastyczność realizacji procesu sprzedaży w przedsiębiorstwie,
• Operator może wybrać obieg dokumentów adekwatny do sytuacji,
• Skrócenie czasu obsługi klientów, sprawna i wygodna obsługa w punktach obsługi klientów.

Autor wpisu: Dawid Filar