Do tej pory standardowy proces sprzedaży w systemie Softlab inicjowany był wydaniem towaru na podstawie dokumentu WZ. W zgodzie z obowiązującymi przepisami został dodany wariant alternatywny, w którym proces inicjowany jest wystawieniem dowodu sprzedaży (faktury), jeszcze przed dowodem wydania towaru.
W systemie zostały wprowadzone następujące modyfikacje:
· włączenie mechanizmu rezerwacji towaru na fakturach,
· dodanie możliwości usuwania i ponownego nadawania rezerwacji na fakturach,
· dodanie możliwości wystawienia dowodu WZ na podstawie rezerwacji na fakturze,
· dodanie możliwości wystawienia faktury z zamówienia od odbiorcy (z uwzględnieniem istniejących rezerwacji na zamówieniu),
· dodanie możliwości wystawienia dowodu WZ do faktury z zamówienia od odbiorcy,
· blokowanie obiegu ZO –> WZ –> FV, jeśli jako pierwsza została wystawiona faktura do ZO,
· blokowanie obiegu ZO –> FV –> WZ, jeśli jako pierwsze zostało wystawione WZ do ZO,
· uwzględnienie nowych obiegów w mechanizmie automatycznego zamykania ZO przy potwierdzaniu faktury lub WZ (przenoszeniu do dziennika),
· uwzględnienie nowych obiegów w kolumnach informujących o wystawionych dowodach (WZ i fakturach) w rejestrze Zamówienia od odbiorców,
· dodanie obsługi zaliczek na fakturach wystawionych w obiegu ZO –> FV –> WZ,
· dodanie uprawnień do nowych obiegów dla konfiguracji START.
Nowe obiegi działają z dowodami FV (sprzedaż krajowa), FVE (sprzedaż eksportowa), FVUE (sprzedaż w obrębie Unii Europejskiej). Nowe obiegi nie obsługują paragonów.
Nowe obiegi nie działają na magazynach wysokiego składowania WMS (z kompletacją).
Konfiguracja nowych obiegów jest aktywna tylko na bazach niewdrożonych.
Wszystkie zmiany zostały wykonane przy założeniu, że dotychczasowe obiegi WZ –> FV oraz ZO –> WZ –> FV nie ulegną zmianie i będzie ich można używać zamiennie z nowymi.
Podstawą wprowadzonych modyfikacji jest umożliwienie wystawienia WZ z faktury na podstawie rezerwacji towaru. Podczas wprowadzania kolejnych pozycji faktury towar jest rezerwowany w momencie zapisu linijki dowodu. Po zatwierdzeniu dowodu możliwe jest zarówno usunięcie nadanej wcześniej rezerwacji, jak i zarezerwowanie brakującego wcześniej towaru. Po przeniesieniu faktury do dziennika możliwe jest wystawienie dowodu WZ zgodnie ze stanem aktualnej rezerwacji na fakturze.
Rys. Rejestr Sprzedaż ogółem, procedura WZ dostępna dla dowodu FV
Dla tak wystawionej WZ zablokowana jest możliwość wystawiania FV w obiegu WZ –> FV. Analogicznie na FV wystawionej z WZ została zrobiona blokada rezerwowania towaru.
Mimo wybrania odwrotnej kolejności wystawiania dokumentów WZ i FV (WZ generowane jest na podstawie wystawionej wcześniej faktury), dokument WZ wskazywany jest w systemie jako dowód źródłowy dla FV. To rozwiązanie w połączeniu z włączeniem pobierania cech dla FV wystawianej przed dokumentem WZ sprawia, że wystawiona para dokumentów WZ i FV (niezależnie od tego, w jakiej kolejności) zawsze wygląda identycznie.
Tak utworzony obieg FV –> WZ jest możliwy do użycia z zamówień od odbiorców. Po wystawieniu zamówienia ZO i przeniesieniu go do dziennika można wystawić od razu fakturę na całość zamówienia (niezależnie od stanu rezerwacji na ZO). Jeśli na zamówieniu były usługi, to pojawią się one również na wystawionej fakturze.
Rys. Rejestr Zamówienia od odbiorców, procedura Faktura przed WZ dostępna dla dowodu ZO
Zaliczki wystawione do zamówienia będą automatycznie rozliczane w momencie wystawienia faktury.
Jeśli na zamówieniu była nałożona rezerwacja towaru, to przejdzie ona na fakturę. Umożliwi to dalsze wystawienie dowodu WZ, również z poziomu zamówienia (po przeniesieniu FV do dziennika).
Rys. Rejestr Zamówienia od odbiorców, procedura WZ do faktury dostępna dla dowodu ZO
Ze względu na zmianę kolejności wystawiania dowodów konieczne było zmodyfikowanie mechanizmu zamykania ZO przy przenoszeniu do dziennika faktury rozliczającej całość zamówienia. W obiegu ZO –> FV –> WZ zamówienie od odbiorcy jest zamykane dopiero w momencie przeniesienia WZ do dziennika.