W systemie Asseco Softlab ERP usprawniono proces wysyłki towaru z magazynu (realizowanego w formie wysyłki kurierskej), dzięki obsłudze tworzenia paczek kurierskich przy wykorzystaniu terminali radiowych.

Potrzeba biznesowa

Usprawnienie i uszczelnienie procesu wysyłki skompletowanego towaru z magazynu realizowanego wysyłką kurierską staje się coraz większym wyzwaniem dla podmiotów handlowych współpracujących z zewnętrznymi firmami kurierskimi. Z jednej strony daje on bowiem możliwość obsługi większej liczby klientów w tym samym czasie, co przekłada się na zwiększenie sprzedaży i rozwój firmy. Z drugiej strony wiąże się z koniecznością efektywnego zorganizowania procesu, aby sprostać rosnącym wymaganiom klientów w aspekcie szybkości i elastyczności obsługi dostaw (np.: klient składa kilka zamówień w różnym czasie i oczekuje ich realizacji jedną wysyłką kurierską).

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

W systemie Asseco Softlab ERP magazynier nie posiadał dotychczas funkcjonalności, które wspierałyby go podczas łączenia czy grupowania zrealizowanych transportów kompletacyjnych (po wystawieniu dokumentu wydania w jedną paczkę kurierską). Zamówienie złożone przez klienta mogło być realizowane kilkoma transportami kompletacyjnymi. Magazynier musiał sam decydować, które transporty należy połączyć w paczkę kurierską. Mogło to w konsekwencji doprowadzić do niewysłania towaru do klienta jedną paczką kurierską, co z kolei często przekładało się na niepotrzebne zwiększenie kosztów wysyłki.

Dodatkowo, brak powiązania pomiędzy skompletowanym zamówieniem, a paczką kurierską (którą to zamówienia zostało wysłane) powodowało, iż w przypadku gdy dana wysyłka wymagała wyjaśnień ustalenie, które nośniki kompletacyjne zostały wysłane którą paczką, mogło być uciążliwe
i czasochłonne.

Jak to usprawniliśmy

Moduł WMS (Magazyn Wysokiego Składowania) systemu Asseco Softlab ERP wzbogacony został
o funkcjonalność obsługi tworzenia paczek kurierskich przy użyciu terminali radiowych (paczka kurierska może w całości być przygotowana na terminalu radiowym przez pracownika magazynu).

Proces tworzenia paczek kurierskich może zostać uruchomiony z dedykowanej opcji menu Paczki kurierskie terminala radiowego lub zostać automatycznie zainicjowany w module Kompletacja, po zakończeniu ostatniego transportu kompletacyjnego z zamówienia (Rys. 1) (wówczas wszystkie towary z ostatniego kompletowanego transportu zostaną dodane automatycznie do tworzonej paczki). Proces tworzenia paczki kurierskiej polega na odczytywaniu kolejnych skompletowanych jednostek, czyli nośników kompletacyjnych (Rys. 2).

Dodatkowo, system wpiera magazyniera poprzez dostarczenie mu następujących możliwości (Rys. 3):

• wyświetlenia listy nośników kompletacyjnych związanych z zamówieniem, do którego utworzona została paczka kurierska, a które nie zostały jeszcze dodane do paczki (istnieje możliwość rozszerzenia tej listy o widoczność nośników z innych zamówień od tego samego kontrahenta lub spełniających inne warunki zdefiniowane przez klienta),
• wyświetlenia listy już dodanych nośników kompletacyjnych,
• usunięcie dodanych nośników kompletacyjnych,
• zamknięcie paczki kurierskiej.

Po zamknięciu paczki kurierskiej następuje automatyczny wydruk etykiety na paczkę (Rys. 4), z którego operator ma możliwość zrezygnowania (Rys. 5). Tak utworzone paczki kurierskie są gotowe do wysyłki. Przebieg procesu ich dalszej obsługi jest uzależniony od tego, czy zrealizowana jest integracja systemu Asseco Softlab ERP z wewnętrznym systemem spedytora, czy też nie.

rysunek:  Tworzenie paczki kurierskiej na terminalu radiowym

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1:

Zamówienie jest kompletowane na magazynie przez kilku magazynierów, którzy skompletowane nośniki odkładają na bufor bramy wydań. Nośniki kompletacyjne mogą zatem znajdować się w fizycznie różnych miejscach. Magazynier, tworzący paczkę kurierską do danego zamówienia, na terminalu radiowym ma dostęp do informacji o numerach skompletowanych nośników kompletacyjnych do danego zamówienia. Musi zeskanować wszystkie numery nośników kompletacyjnych, które mają utworzyć paczkę kurierską. System Asseco Softlab ERP podczas zamykania paczki kurierskiej kontroluje, czy zostały zeskanowane wszystkie numery nośników, co zmniejsza ryzyko pominięcia któregoś ze skompletowanych nośników.

Przykład 2:

Klient złożył zamówienie, które zostało zrealizowane kilkoma transportami kompletacyjnymi. Na ich podstawie zostały utworzone dwie paczki kurierskie (każda przez innego magazyniera). Klient nie otrzymał jednak wszystkich pozycji z zamówienia i złożył reklamację. Dotychczas, aby ustalić który magazynier tworzył daną paczkę (i jakie dokładnie towary powinny się w niej znaleźć) trzeba było skorzystać z zewnętrznych aplikacji spedytora (o ile przechowywały taką informację). Obecnie, w systemie Asseco Softlab ERP kierownik magazynu może szybko skontrolować kto tworzył daną paczkę kurierską pod to zamówienie i podjąć odpowiednie działania naprawcze, które przełożą się na poprawę obsługi klienta.

 Jakie to daje korzyści dla klienta

• Skrócenie czasu tworzenia paczek kurierskich.
• Obniżenie kosztów wysyłek dzięki uszczelnieniu procesu tworzenia paczek kurierskich.
• Skrócenie czasu obsługi reklamacji co do zawartości paczek kurierskich.
• Kontrola nad całym procesem realizacji zamówienia od klienta (dzięki powiązaniu zamówienia z paczką kurierską).
• Możliwość rozszerzenia procesu o tworzenie listów przewozowych na terminalu radiowym.

Autor wpisu: Piotr Gęba