W systemie Asseco Softlab ERP model generowania propozycji zamówień do dostawców uwzględnia wahania popytu spowodowane jego sezonowością.

W poprzednim artykule zatytułowanym Zarządzanie zaopatrzeniem w systemie Asseco Softlab ERP przybliżyliśmy naszym użytkownikom ideę i sposób funkcjonowania modelu propozycji zamówień do dostawców. Dzisiejszy artykuł rozszerza wiedzę na temat tego modelu w obszarze sezonowości. Sezonowość to zjawisko, które występuje niemalże w każdej branży. Możliwość wykrycia tego zjawiska, a następnie odpowiedniego nim zarządzania, może przełożyć się na lepszą pozycję przedsiębiorstwa na coraz bardziej konkurencyjnym rynku.

Potrzeba biznesowa

Sezonowością można nazwać zjawisko polegające na bardziej lub mniej regularnych wahaniach, powtarzające się w kolejnych okresach. Najczęściej mamy do czynienia z sezonowością roczną, tygodniową oraz dzienną. Przykładem tego zjawiska może być popyt na napoje chłodzące, który rośnie w okresie letnim i spada w okresie zimowym. Sezonowość może mieć również charakter tygodniowy, np. podczas weekendu wzrasta zapotrzebowanie na niektóre dobra czy usługi, a w ciągu tygodnia spada. Nie uwzględnienie sezonowości w procesie zamawiania towaru od dostawcy może spowodować jego niedobór w okresie zwiększonego popytu lub nadwyżki w okresie zmniejszonego popytu. Uwzględnienie sezonowości pozwala na jeszcze bardziej precyzyjne i wiarygodne kształtowanie prognozy sprzedaży, co w efekcie przekłada się na optymalizację utrzymania zapasów i możliwość elastycznego reagowanie na potrzeby rynku. Aby móc dokładnej prognozować zapotrzebowanie na towary, model generowania propozycji zamówień do dostawców powinien uwzględniać sezonowe wahania popytu.

Jak to realizujemy

W systemie Asseco Softlab ERP w module Zaopatrzenie dodany został mechanizm umożliwiający  definiowanie różnych modeli sezonowości. Mechanizm ten służy do modelowania powtarzalnej zmienności zjawisk, które mogą być opisane agregatami obrotów. Przykładem takiego zjawiska jest analiza sezonowości sprzedaży jakiejś grupy towarów w ciągu zadanego okresu (np.: roku), w celu określenia w jakich miesiącach towary sprzedają się lepiej, a w jakich gorzej.

Wynikiem działania tego mechanizmu jest zbudowanie ciągu liczb, który każdemu numerowi okresu w cyklu (czyli np. numerowi tygodnia/miesiąca w roku) przypisze współczynnik względny, umożliwiający późniejsze określenie: „Dla grupy X sprzedaż w kwietniu wynosi 60% sprzedaży z marca”. Te współczynniki pozwolą wygenerować dokładniejszą ekstrapolację (np. dla powyższego przypadku jeśli w marcu sprzedawało się średnio 10 sztuk dziennie, to spodziewamy się, że w kwietniu sprzedawać się będzie średnio 6 sztuk dziennie). Przykład graficznej prezentacji takiego modelu (analizującego zmienność wielkości sprzedaży tydzień po tygodniu w ciągu roku) jest przedstawiony na poniższym wykresie.

Rys. 1 Wykres sezonowości

Definiowanie modeli sezonowości

Definiowanie modelu sezonowości rozpoczyna się od określenia modelu cyklu. Użytkownik (kierując się swoją wiedzą ekspercką i doświadczeniem) powinien zdecydować w pierwszym kroku o rodzaju cyklu. Poprzez rodzaj cyklu określa się jakiego typu sezonowość będziemy badać – np. miesięcy w roku, tygodni w roku, dni w tygodniu. Następnie powinien wybrać odpowiedni algorytm cyklu i wskazać agregat obrotów, na podstawie którego przeliczany będzie model sezonowości. Po zdefiniowaniu modelu cyklu ostatnią czynnością jest wskazanie kartotek materiałowych (lub grup kartotek), dla których będzie obowiązywał definiowany model sezonowości. Czynność ta jest istotna gdyż może zaważyć na dokładności całego modelu. Dlatego do modelu powinny być dobrane te kartoteki, które najbardziej odwzorowują daną sezonowość.

<

Rys. 2 Definicja modelu sezonowości

Istnieje możliwość dodania do modelu sezonowości również kartotek o zaburzonej historii i nieregularnej sezonowości. Z takim przypadkiem można mieć do czynienia np. tuż po wprowadzeniu nowego indeksu materiałowego do obrotu. Historia sprzedaży nowo zdefiniowanej kartoteki może być zbyt krótka by poprawnie wyliczyć dla niej model sezonowości. Dołączenie takiej kartoteki do modelu spowoduje, że dana kartoteka będzie zachowywać się zgodnie z sezonowością modelu, do którego została dodana, ale nie będzie ona miała wpływu na sam model (czyli nie wpłynie na proces obliczania współczynników). Takie rozwiązanie pozwala na precyzyjne zbudowanie modelu sezonowości w oparciu o dane kartotek, dla których mamy pewność co do poprawności i spójności danych historycznych.    

System Asseco  Softlab ERP dostarcza również narządzi analitycznych, za pomocą których użytkownik może skontrolować trafność dopasowania poszczególnych kartotek do modelu.  Dla każdej kartoteki dołączonej do danego modelu, system wyświetla informację o stopniu dopasowania danej kartoteki do modelu. Informacja ta zawarta jest w kolumnie „Dopasowanie”. Im wartość ta jest bliższa 100 tym kartoteka jest lepiej dopasowana do modelu. Zbyt niskie wartości dopasowania mogą świadczyć o tym, iż dana kartoteka została powiązana z nieodpowiednim modelem i najprawdopodobniej trzeba poszukać dla niej nowego modelu (w przypadku usunięcia kartoteki z modelu, na podstawie której był wyliczany cykl główny, model powinien zostać ponownie przeliczony). 

Rys. 3 Modele cykli w agregatach dla kartotek

Naliczanie wartości modeli sezonowości

Po wprowadzeniu danych konfiguracyjnych, model (lub wszystkie modele w ramach danego rodzaju) należy przeliczyć. Dane po naliczeniu są przechowywane w postaci „względnych proporcji” określających procentowo jak się ma do siebie sprzedaż w poszczególnych okresach.

Rys. 4 Szczegóły modelu cyklu dla kartoteki LekGrip150

Dodatkowo, korzystając ze słownika „Modele cykli w agregatach dla kartotek”, można obejrzeć, jak naliczony wykres sezonowości dla jednej kartoteki ma się do wykresu globalnego – wykresy niebieskie są globalnymi wykresami dla całego modelu (pochodzącymi z wielu różnych kartotek), wykresy pomarańczowe i czerwone dotyczą tej jednej kartoteki.

Rys. 5 Wykres modelu sezonowości w ujęciu z pozycji kartoteki wchodzącej w skład modelu

 

Dana kartoteka może być przyporządkowana do kilku różnych modeli sezonowości (np. rocznego w podziale na tygodnie oraz tygodniowego w podziale na dni). System umożliwia również łączenie różnych cykli.

Po zdefiniowaniu i naliczeniu cykli sezonowości, podczas wyliczania propozycji zamówień do dostawców (w module Zaopatrzenie) będą odpowiednio uwzględniane sezonowe wahania popytu. Jeśli dla danej kartoteki (która została wybrana przez mechanizm propozycji) zdefiniowano sezonowość, to ostateczna ilość zamawianego towaru zostanie o tą sezonowość skorygowana. System Asseco Softlab ERP wykona to działanie automatycznie za użytkownika.

Jakie biznesowe przykłady użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład sezonowości tygodniowej

Firma handlowa rozszerzyła ofertę o nowy towar LekGrip150. Ponieważ historia obrotów tego towaru obejmuje tylko kilka tygodni, jej współczynnik dopasowania do modelu sezonowości tygodniowej jest bardzo niski. W związku z tym, kartoteka tego towaru została włączona w model sezonowości tygodniowej w dniach, natomiast dane z rozchodów tej kartoteki mają nie wpływać na postać samego modelu.

Rys. 6 Włączenie sezonowości dla nowej kartoteki LekGrip150

Dla kartoteki LekGrip150 została skonfigurowana sezonowość, która prezentuje się w sposób następujący:

Rys. 7 wykres sezonowości tygodniowej w podziale na dni 

Na osi X (oś odcięta) w formie numerycznej prezentowane są kolejne dni tygodnia (gdzie poniedziałek oznacza 1, worek 2, środa 3, itd.). Na osi Y prezentowane jest procentowe zapotrzebowanie na dany towar. Na podstawie wykresu można stwierdzić, że występuje tu sezonowość tygodniowa w dniach, gdzie od środy aż do soboty występuje zwiększone zapotrzebowanie na towar.

Dział zakupów, który korzysta z systemu Asseco Softlab ERP, otrzymuje dwie propozycje zamówienia do dostawcy na ten sam towar i ten sam dzień (na środę). W pierwszym przypadku została uwzględniona sezonowość zaprezentowana w powyższym przykładzie. W drugim przypadku sezonowość dla kartoteki została wyłączona.

Rys. 8 Ilość zaproponowana przez system po włączeniu sezonowości 

Rys. 9 Ilość zaproponowana przez system po wyłączeniu sezonowości 

Ponieważ składane zamówienie przypada na okres zwiększonego zapotrzebowania na kartotekę, to odpowiednią podpowiedzią (dotyczącą ilości zamawianego towaru) będzie wartość, którą otrzymała osoba odpowiedzialna za zakupy dla przypadku włączonej sezonowości.  

Przykład sezonowości rocznej

Firma handlowa przyjęła nową osobę na stanowisko kupca. Do głównych zadań nowo zatrudnionej osoby należy min. zamawianie towarów u dostawców. Ponieważ jest to nowy pracownik wiec nie zna on jeszcze dobrze indeksów towarowych, którymi zarządza. Również nie ma wystarczającej wiedzy o występującej sezonowości dla towarów, których jest opiekunem. By ułatwić pracę nowo zatrudnionej osobie, a jednocześnie uniknąć błędów wynikających z małego doświadczenia nowego pracownika, w systemie Asseco Softlab ERP została zdefiniowana sezonowość dla indeksów, którymi opiekuje się nowy pracownik. W tym przypadku zdefiniowano sezonowość roczną w podziale na tygodnie. Do budowy modelu wykorzystano min. historię rozchodów kartoteki oznaczonej symbolem LekIbo150. Kartoteka wykazuje się wysokim współczynnikiem dopasowania do modelu (89 %).

Rys. 10 Włączenie sezonowości dla kartoteki LekIbo150

Wykres modelu sezonowości prezentuje się w sposób następujący:

Rys. 11 wykres sezonowości rocznej w podziale na tygodnie 

Na osi X (oś odcięta) w formie numerycznej prezentowane są kolejne numery tygodni w roku gdzie 0 oznacza pierwszy tydzień, 3  – czwarty tydzień, 5 – szósty tydzień itp. (n+1). Na osi rzędnych (oś Y) prezentowane jest procentowe zapotrzebowanie na dany towar. Na podstawie wykresu można stwierdzić, że występuje tu sezonowość roczna w podziale na tygodnie, gdzie od około 16 tygodnia aż do około 22 tygodnia występuje zwiększone zapotrzebowanie na towar. Analogiczna sytuacja występuje w kolejnych tygodniach (od około 37 do 51 tygodnia).

Dział zakupów, korzystając z systemu Asseco Softlab ERP, otrzymuje dwie propozycje zamówienia do dostawcy na ten sam towar i ten sam dzień (17 tydzień roku). W pierwszym przypadku została zastosowana sezonowość zaprezentowana w powyższym przykładzie. W drugim przypadku sezonowość dla kartoteki została wyłączona.

Rys. 12 Ilość zaproponowana przez system po włączeniu sezonowości 

Rys. 13 Ilość zaproponowana przez system po wyłączeniu sezonowości 

Nowy pracownik, odpowiedzialny za tą kartotekę, w wyniku zastosowania modelu sezonowości otrzymał zwiększoną ilość, ponieważ składane zapotrzebowanie przypada na okres zwiększonego zapotrzebowania na kartotekę.

Jakich korzyści dostarcza ww. opisana funkcjonalność

• Dokładniejsze prognozowanie zapotrzebowania na towar, co przekłada się na :
  • Uniknięcie niedoboru towarów dla okresu wchodzenia w podwyższoną sprzedaż wynikającą z sezonowości.
  • Uniknięcie nadwyżek towarów w okresie spadku popytu wynikającego z sezonowości.
• Obniżenie kosztów magazynowania towarów (dokładniejsza prognoza powoduje krótszy czas zalegania towaru na stanie ).
• Wspomaganie pracowników działu zakupów poprzez udostępnienie danych skorygowanych pochodzących z modelu sezonowości.

 

Autor wpisu: Krzysztof Fiutek