Zarządzanie zapasem dotyczy przedsiębiorstw zarówno produkcyjnych jak i handlowych. Jest to złożony i często skomplikowany proces, od którego w dużym stopniu zależy rentowność i pozycja rynkowa przedsiębiorstwa. Chcielibyśmy przybliżyć Państwu możliwości systemu Asseco Softlab ERP w zakresie wspomagania procesu zaopatrzenia.

Potrzeba biznesowa

W przedsiębiorstwach produkcyjnych zapasy materiałów są warunkiem utrzymania ciągłości produkcji, a zapasy wyrobów gotowych i towarów (w przedsiębiorstwach handlowych) umożliwiają zaspokojenie popytu rynkowego. Utrzymywanie stanów magazynowych jest kosztowne, ale w praktyce całkowite ich wyeliminowanie nie wydaje się ani możliwe, ani korzystne. Bez wątpienia jednak można zwiększać poziom efektywności zarządzania zapasami.

Głównym powodem powstawania nieoptymalnych stanów magazynowych jest brak możliwości pełnego zsynchronizowania strumieni dopływu i odpływu asortymentów. Drugi powód to oddziaływanie na procesy logistyczne czynnika losowego. Uniemożliwia on budowanie bezbłędnych prognoz, zmuszając do stosowania zabezpieczeń przed skutkami potencjalnych zakłóceń. Inne przyczyny związane są min. z:

• niepewnością dostaw i ich opóźnieniami,
• większymi potrzebami rynkowymi niż przewidywane,
• uzyskaniem niższej ceny zakupu,
• sezonowością dostaw,
• koniecznością zapewnienia ciągłości produkcji,
• korzyściami efektu skali produkcji,
• sezonowością popytu,
• zapewnieniem pełnej obsługi klienta (w przeciwnym razie może on udać się do konkurencji),
• zapewnieniem opłacalności transportu produktów.

Planowanie wielkości zaopatrzenia (przy uwzględnieniu tych wszystkich zmiennych) jest więc zadaniem niezwykle trudnym i skomplikowanym – bez posiadania odpowiednich narzędzi wspierających osoby zarządzające tym procesem, zadaniem praktycznie nierealizowalnym. Narzędziem takim może być system Asseco Softlab ERP.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

W module Logistyka i Sprzedaż systemu Asseco Softlab ERP wbudowane są narzędzia wspomagające wybrane elementy zarządzania łańcuchem dostaw. Są to min. mechanizmy generowania propozycji zamówień do dostawców w oparciu o stany, bieżące zamówienia, rezerwacje, stany w drodze i stany minimalne. Działanie ich opiera się na faktach biznesowych, ale nie uwzględnia analizy prognoz i trendów popytu wynikających ze sprzedaży historycznej. Nie koryguje propozycji zamówień do dostawców, w oparciu o różne modele planistyczne z uwzględnieniem sezonowości rocznej, miesięcznej, tygodniowej, jak również sezonowości świąt ruchomych czy też sprzedaży anormalnej.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Asseco Softlab ERP został przygotowany specjalistyczny moduł Zaopatrzenie (zwany również „Replenishment”).  Głównym elementem modułu jest mechanizm propozycji, który służy do wspomagania decyzji w procesach uzupełniania zapasów – poprzez zaproponowanie ilości towaru, którą należy uzupełnić. Mechanizm ten wykorzystywany jest najczęściej w procesie generowania zamówień do dostawców, niemniej algorytm (z którego korzysta) sprawdza się również na potrzeby generowania planów produkcji, czy też propozycji przesunięć między oddziałami. Główne elementy działania mechanizmu przedstawione są na poniższym diagramie:

Rys. 1 Algorytm planowania zapotrzebowania

Podstawową rolą mechanizmu propozycji jest kalkulacja zapotrzebowania na poszczególne towary. Zapotrzebowanie to kalkulowane jest zawsze w określonych ramach czasowych, które najczęściej wynikają z harmonogramu dostaw, ale mogą też być narzucone przez klienta. Zapotrzebowanie na poszczególne towary kalkulowane jest zgodnie z poniższym wykresem:

Rys. 2 Planowanie wielkości zamówienia w cyklu dostaw

Algorytm zatem oblicza zapotrzebowanie na towar jako różnicę między stanem planowanym na koniec okresu planistycznego, a stanem minimalnym. Stan minimalny może być zerowy, może być statyczny lub wyliczany dynamicznie, zaś stan planowany może okazać się ujemny. Celem mechanizmu jest zaproponowanie takiej ilości dla najbliższej dostawy, aby przy kolejnej dostawie stan magazynowy spełniał zadane przez nas kryteria (przede wszystkim, aby był nie mniejszy od stanu minimalnego).

Zasada funkcjonowania mechanizmu jest następująca:

1. Wyznaczane są daty dostaw/produkcji towarów.
2. Na podstawie stanu aktualnego, modelu planistycznego i modeli sezonowości wyliczany jest stan planowany w okresie planistycznym.
3. Następnie wyliczane jest zapotrzebowanie na towar jako różnica pomiędzy stanem planowanym na koniec okresu, a stanem minimalnym.
4. W kolejnym kroku ilość ta jest zaokrąglana do pełnych opakowań, minimów logistycznych itd.
5. Na koniec analizowane są reguły grupowe, która weryfikują sumaryczne zapotrzebowania wielu towarów i korygują je, gdy są za małe (np. żeby suma wszystkich zamówionych towarów od jednego dostawcy była na tyle duża żeby opłacało się je transportować).

Jakie obszary biznesowe może obsłużyć nasze rozwiązanie

Obszar 1.

Propozycja zamówienia do dostawcy

W systemie został przygotowany predefiniowany rodzaj propozycji stosowany w procesie zamówień do dostawców.

Rys. 3 Model dla propozycji zamówienia do dostawcy

Model ten uwzględnia wszystkie podstawowe dane jakie należy rozpatrywać w kontekście zamówień do dostawców:

1. cykl dostaw,
2. opóźnienie dostawy,
3. historyczne rozchody i prognozowanie na ich podstawie jak będzie kształtowała się sprzedaż w przyszłych okresach,
4. towar w drodze, tzn. towar zamówiony i potwierdzony u dostawcy, który jeszcze nie został przyjęty na stan magazynu,
5. rezerwacje pod przyszłą sprzedaż (np. rezerwacje na zamówieniach od odbiorców).

Użycie takiego predefiniowanego modelu przez użytkownika końcowego sprowadza się do uruchomienia procedury, która znajduje się w rejestrze propozycji zamówień do dostawców (Propozycje zamówień w gałęzi Zakupy).

Rys. 4 Parametry dla procedury propozycji zamówienia

W procedurze należy wskazać model, który został wcześniej omówiony. Dodatkowo można ograniczyć pozycje materiałowe, dla których prowadzona jest analiza, wypełniając pozostałe pola. W zakładce warunki dodatkowe można wyłączyć niektóre elementy wchodzące w skład modelu prognostycznego.

Rys. 5 Warunki dodatkowe dla procedury propozycji zamówienia

Szczegóły i znaczenie poszczególnych elementów modelu zostaną wyjaśnione w kolejnych artykułach poświęconych modułowi Zaopatrzenia. Zaletą zastosowania takiego gotowego wzorca modelu jest to, że może on być użyty natychmiastowo bez konieczności wcześniejszej konfiguracji.

Obszar 2.

Propozycja produkcji

W systemie Asseco Softlab ERP został przygotowany predefiniowany rodzaj propozycji stosowany w procesie zamówień surowców na potrzeby produkcji. Ponieważ wymagania dotyczące surowców produkcyjnych mogą odbiegać od warunków przypisanych do towarów handlowych, zaproponowany model dla zaopatrzenia w surowce nieznacznie różni się od wcześniej omawianej propozycji zamówień do dostawcy. Dodatkowo, często w organizacjach następuje rozdzielenie kompetencji zakupowych od produkcyjnych, czyli np. kierownik produkcji zgłasza zapotrzebowanie na surowce, a dalej tym obszarem zarządza dział zakupów. 

Rys. 6 Model dla propozycji produkcji

Model uwzględnia wszystkie podstawowe dane jakie należy rozpatrywać w kontekście zamówień do dostawców surowców produkcyjnych:

1. cykl dostaw,
2. opóźnienie dostawy,
3. historyczne rozchody i prognozowanie na ich podstawie jak będzie kształtowało się zapotrzebowanie na surowce w przyszłości,
4. surowiec w drodze, tzn. surowiec zamówiony i potwierdzony u dostawcy, który jeszcze nie został przyjęty na stan magazynu,
5. zaplanowana produkcja,
6. zapotrzebowanie na surowce produkcyjne.

Użycie takiego predefiniowanego modelu przez użytkownika końcowego sprowadza się do uruchomienia procedury, która znajduje się w rejestrze propozycji zamówień do dostawców (Propozycje zamówień w gałęzi Zakupy).

Rys. 7 Parametry dla procedury propozycji produkcji

W procedurze należy wskazać model, który został wcześniej omówiony. Dodatkowo można ograniczyć pozycje surowcowe, dla których prowadzona jest analiza, wypełniając pozostałe pola. W zakładce warunki dodatkowe można wyłączyć niektóre elementy wchodzące w skład modelu prognostycznego.

Rys. 8 Warunki dodatkowe dla procedury propozycji produkcji

Szczegóły i znaczenie poszczególnych elementów modelu zostaną wyjaśnione w kolejnych artykułach poświęconej tematyce zaopatrzenia. 

Warto zaznaczyć, że dla opisanych przypadków można modyfikować istniejące modele prognozowania i dopasowywać je do specyfiki działania danego klienta, branży etc. Modele można korygować poprzez min. dodanie wymiaru sezonowości. Istnieje również możliwość wyboru metody wygładzania szeregów czasowych (wśród metod dostarczanych w Asseco Softlab ERP dostępne są: metoda średnich ważonych, Holta, Wintersa). Wszystkie te elementy zostaną omówione w kolejnych materiałach poświęconych zagadnieniu zaopatrzenia.

Jakich korzyści dostarcza ww. opisana funkcjonalność?

1. Zmniejszenie kosztów związanych z utrzymywaniem zapasów:
   1. zmniejszenie kosztu kapitału – koszty te powstają w związku z tym, że w zapasach zamrożone są określone wielkości kapitału,
   2. zmniejszenie kosztów składowania – obejmują koszty składowania zapasów (mniejsze powierzchnie, być może nie trzeba rozbudować już istniejących),
   3. koszty obsługi zapasów – obejmują takie kategorie kosztów jak: transport w obrębie magazynu, ubezpieczenie zapasów, wynagrodzenia pracowników związanych z obsługą zapasów, etc.,
   4. mniejsze ryzyko utraty wartości – obejmują wszelkiego rodzaju straty związane ze starzeniem się zapasów, przypadkami losowymi.
2. Zmniejszenie kosztów niedoboru zapasów:
   1. zmniejszenie kosztów przestojów produkcyjnych,
   2. zmniejszenie kosztów utraconej sprzedaży – obejmują straty powstałe w wyniku braku materiałów, towarów niezbędnych do realizacji zamówienia,
   3. poprawa reputacji u odbiorców.
3. Zmniejszenie kosztów tworzenia zapasów:
   1. zmniejszenie kosztów zamawiania – obejmują koszty związane z analizą rynku, partii, przygotowaniem dokumentacji, opracowaniem i przesłaniem zamówienia, monitorowaniem zapasów w drodze,
   2. zmniejszenie transportu zapasów – obejmują koszty związane z fizycznym przemieszczeniem materiałów, towarów.

 

Autor wpisu: Krzysztof Fiutek