Weryfikacja czasów realizacji procesów w obszarze WMS to pierwszy krok do poprawy wydajności pracy magazynierów.

 Potrzeba biznesowa

Kierownicy magazynów często potrzebują informacji dotyczących czasu realizacji poszczególnych zadań. Muszą podejmować decyzje o skierowaniu właściwej liczby pracowników do realizacji poszczególnych zadań, tak by nie dopuścić do opóźnień w realizacji wysyłek, a jednocześnie zapewnić dostępność asortymentu na właściwym poziomie. Weryfikacja wydajności pracowników magazynu poprzez samą obserwację ich pracy jest metodą czasochłonną i narażoną na popełnienie błędów (a przez to potencjalnie nieobiektywną). Proces dodatkowo komplikuje duże zróżnicowania poszczególnych zadań oraz fakt, że w wielu przypadkach czas potrzebny na realizację tego samego typu zadania jest zależny od wielu różnych czynników. Przykładem może być proces kompletacji. Trudno jest porównywać czasy potrzebne na pobranie małych towarów (np. śrubek) i dużych gabarytów (np. opon do samochodu ciężarowego), analogicznie trudno jest porównać zebranie 10 szt. asortymentu z jednej lokalizacji do zebrania po 1 szt. z 10 lokalizacji znacznie oddalonych od siebie.

Brak narzędzi umożliwiających miarodajne porównanie czasu wykonywania pracy, z jednej strony może skutkować tym, że zwiększenie zatrudnienia nie przełoży się na realny wzrost wydajności magazynu, a z drugiej może obniżyć skuteczność wprowadzanych systemów motywacyjnych dla pracowników.

Jak to usprawniliśmy

W module WMS systemu Asseco Softlab ERP dodano mechanizm umożliwiający rejestrowanie czasów realizacji poszczególnych zadań. Ponieważ specyfika pracy każdego magazynu jest inna, mechanizm uwzględnia również dodatkowe informacje, takie jak lokalizacja źródłowa i docelowa, symbol asortymentu, jego waga i objętość czy też identyfikatory realizowanych dokumentów. Rodzaj rejestrowanych informacji zależy od procesu, a sama rejestracja jest zaimplementowana w większości standardowych procesów realizowanych z wykorzystaniem skanerów.

Rys. 1 Słownik Rejestracja czasu pracy – zarejestrowane parametry

Kolejnym wyzwaniem jest analiza zgromadzonych informacji. W systemie Asseco Softlab ERP zostały przygotowane agregaty, dzięki którym dane można przeglądać z perspektywy operatorów lub procesów.

Rys. 2 Słownik Rejestracja czasu pracy – procesy, przekrój podstawowy

Na raporcie zbiorczym znajduje się lista operatorów wraz z informacją o łącznym czasie pracy. Dla każdego magazyniera dostępna jest również szczegółowa analiza wszystkich procesów, jakie w wybranym dniu realizował, wraz z informacją o czasie poświęconym na konkretny proces, łącznej ilości asortymentu i jego gabarytach oraz ilości dokumentów, pozycji, nośników, lokalizacji w podziale na grupy operacji.

Rys. 3 Słownik Rejestracja czasu pracy – procesy, przekrój procesy

Od strony procesów, raport prezentuje łączny czas poświęcony na ich realizację, ich ilość oraz liczbę wykonujących je magazynierów.

 Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak nowa funkcjonalność systemu wspiera firmy w zarządzaniu magazynem, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Dział handlowy zawarł umowę promocyjną z dużą siecią handlową. Kierownikowi magazynu została przekazana informacja o potrzebie realizacji cyklicznie dużej liczby wysyłek w krótkim okresie.

Przed wdrożeniem rejestracji czasu pracy magazynierów, kierownik mógł planować tego typu akcje promocyjne w oparciu o własne doświadczenie. Jednak z uwagi na zmienne warunki pracy (reorganizację na magazynie, zwiększenie zatrudnienia) zdarzało się, że nie wszystkie wysyłki były realizowane terminowo, co narażało firmę na kary umowne. Dodatkowo, podejmowane były decyzje o konieczności pozostania pracowników na kolejną zmianę w celu zrealizowania terminowych zobowiązań, co podnosiło koszty projektu.

Po wdrożeniu rejestracji czasu pracy, kierownik na podstawie danych historycznych oraz prognozowanych ilościach zamówień (i pozycji asortymentowych na tych zamówieniach), zaplanował z wyprzedzeniem przebieg akcji promocyjnej. Asortyment został przygotowany z odpowiednim wyprzedzeniem, a część pracowników magazynu w trakcie akcji została przekierowana do realizacji innych procesów. Dzięki posiadanym informacjom możliwa była optymalizacja pracy, a zamówienia zostały zrealizowane w wyznaczonym terminie, bez konieczności pracy w godzinach nadliczbowych. W efekcie uległy poprawie relacje z odbiorcami poprzez wyeliminowane słabego ogniwa w łańcuchu dostaw.

Przykład 2:

Jeden z klientów, w związku z dynamicznym rozwojem, zwiększał zatrudnienie pracowników magazynowych. Jednak wbrew oczekiwaniom, wraz ze wzrostem zatrudnienia wydajność pracy na magazynie nie zwiększała się w zakładanym stopniu. Przyczyn takiej sytuacji dyrektor logistyki upatrywał w niewystarczającej wydajności nowo zatrudnionych pracowników. Zlecił kierownikowi magazynu weryfikację, a w przypadku potwierdzenia jego przypuszczeń, mobilizację takich magazynierów. Z uwagi na dużą liczbę pracowników oraz różnorodny asortyment zadanie było trudne do realizacji. Kierownik poświęcił dużo czasu na obserwację swoich podwładnych. W efekcie zaobserwował, że część osób faktycznie nie przykłada się wystarczająco do pracy, a dodatkowo ich postawa negatywnie wpływa na pozostałych pracowników. Odbył rozmowy dyscyplinujące, nie posiadał jednak obiektywnego narzędzia żeby zbadać czy przełożyło się to na poprawę efektywności tych pracowników, a co najważniejsze magazynu.

Uruchomienie rejestracji czasu pracy w pierwszym okresie wpłynęło mobilizująco na zdecydowaną większość pracowników. Sama świadomość istnienia narzędzia do rejestracji wydajności spowodowało wzrost liczby wydawanych wysyłek o 19%. Następnym działaniem było rozwiązanie umowy z trzema osobami, których wydajność zdecydowanie odstawała od reszty zespołu. Kolejnym krokiem było uzależnienie systemu premiowego od wydajności, co przełożyło się na wzrost liczby realizowanych wysyłek o kolejne 16%.

 Jakie to daje korzyści

• Zwiększenie wydajności pracy magazynu poprzez:
  • możliwość precyzyjnego oszacowania czasu potrzebnego na realizację zaplanowanych zadań, w oparciu o dane historyczne,
  • poprawę efektywności pracowników – sama świadomość pracowników o istnieniu systemu rejestracji czasu pracy wpływa na poprawę efektywności.
• Możliwość wprowadzenia systemu wynagrodzeń magazynierów uzależnionego od ich faktycznej wydajności.
• Możliwość dokonania szybkiej i obiektywnej oceny pracy magazyniera oraz porównania wydajności poszczególnych pracowników.
• Poprawa precyzji planowania optymalnych zasobów ludzkich do osiągnięcia zakładanego wzrostu wydajności magazynu.

Autor wpisu:  Dariusz Bartoszcze