Czyli, jak z poziomu systemu Asseco Softlab ERP prosto i szybko można dodać kontrahenta do usługi Businesslink.

Potrzeba biznesowa

Businesslink to nowa, oparta na „idei chmury” platforma usługowa, której zadaniem jest wsparcie wszelkich procesów biznesowych zachodzącą pomiędzy firmą i jej kontrahentami. Jednym z obszarów, który wspiera Businesslink, jest proces dystrybucji dokumentów. Obserwujemy że coraz więcej kontrahentów deklaruje chęć otrzymywania np. faktur w postaci elektornicznej. Klienci doceniają korzyści płynące z takiej usługi, ale warunkiem jej aktywacji musi być szybka i prosta procedura, nie wymagająca nadmiernego zaangażowania ze strony nadawcy, jak również odbiorcy.

Jak to zrealizowaliśmy

W systemie Asseco Softlab ERP została dodana funkcjonalność dodawania nowego kontrahenta do usługi Businesslink. Klient musi jedynie wyrazić zgodę na elektroniczną dystrybucję dokumentów, a pozostałe działania wykonuje już tylko nadawca z poziomu systemu Asseco Softlab ERP.

Pracownik odpowiedzialny za fakturowanie musi otworzyć kartotekę kontrahenta (który ma otrzymać indywidualne konto w usłudze) i uruchomić procedurę „Dodaj kontrahenta do E-Archiwum”. Następnie, w szczególe „Kontakty” musi wskazać na jaki adres e-mail mają być wysyłane powiadomienia z portalu.

Rys 1. Szczegół Kontakty w kartotece kontrahenta

W kolejnym kroku musi uruchomić procedurę „Ustaw operatora e-Archiwum”.

 Rys 2. Procedury w szczególe Kontakty

Zatwierdzenie wykonanie tej operacji spowoduje, że w usłudze Businesslink zostanie utworzone indywidualne konto dla kontrahenta. Automatycznie zostanie wysłana również wiadomość do tego kontrahenta (na wskazany wcześniej adres e-mail) z potwierdzeniem założenia konta i szczegółami dotyczącymi korzystania z niego, tj.:

• Adresem www do portalu z dokumentami,
• Loginem,
• Hasłem.

Nasz kontrahent od tej pory może logować się do portalu, w którym będzie mógł przeglądać i pobierać otrzymane dokumenty elektroniczne.

Rys 3. Strona logowania do portalu

Rys 4. Lista dokumentów widoczna w portalu

Przeprowadzenie całego procesu aktywacji usługi dla klienta zajmuje pracownikowi zaledwie kilka minut.

Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu obsługi klienta w zakresie dodawania (udostępniania) usługi Businesslink.
• Łatwą i prostą obsługę całego rozwiązania Businesslink, co przekłada się na większą chęć korzystania przez kontrahentów z takiej (elektronicznej) formy dostępu do dokumentów.
• Krótki czas szkolenia pracowników, ponieważ proces aktywacji konta w portalu Businesslink (dla nowych kontrahentów) jest prowadzony z poziomu systemu Asseco Softlab ERP.

Autor wpisu:  Michał Matosek