Czyli jak możemy przyspieszyć i usprawnić rejestrowanie nowych kontrahentów (lub poprawić dane klientów już istniejących) korzystając z bazy GUS.

Potrzeba biznesowa

Większość procesów polegających na wystawieniu dokumentu w systemie Asseco Softlab ERP, wymaga wskazania kontrahenta, na którego jest wystawiony dokument. W przypadku, gdy transakcja jest realizowana z nowym klientem, konieczne jest wprowadzenie do systemu jego danych. Często zdarza się również, że dane istniejącego już kontrahenta są błędne i wymagają poprawy.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Ręczne wprowadzanie danych (lub poprawianie danych już istniejących) wymaga od użytkownika weryfikacji ich poprawności z dokumentem papierowym. Jest to proces czasochłonny i dodatkowo generuje ryzyko popełnienia kolejnych pomyłek.

Jak to usprawniliśmy

Baza danych prowadzona przez Główny Urząd Statystyczny, to kompletny zbiór informacji o firmach i instytucjach w Polsce. Mając świadomość korzyści, jakich rozwiązanie może dostarczyć użytkownikom Asseco Softlab ERP, zintegrowaliśmy system z rejestrem GUS, co w konsekwencji ogromnie ułatwiło i przyspieszyło proces dodawania nowych kontrahentów lub poprawiania danych klientów już istniejących.

W słowniku Kartoteka kontrahentów dodana została funkcjonalność zakładania lub modyfikowania danych w kartotece na podstawie informacji z bazy GUS.

Można to robić na dwa sposoby: 

• w oknie edycyjnym kartoteki kontrahenta znajduje się przycisk GUS, który na podstawie wcześniej wpisanych numerów NIP lub REGON identyfikuje klienta w bazie GUS i pobiera automatycznie jego dane.

Rys. 1 Słownik Kartoteka kontrahentów – okno edycyjne do zakładania kontrahenta

Po wybraniu przycisku GUS, pola edycyjne zostaną wypełnione danymi, które zostały zaciągnięte z bazy GUS. Wystarczy potwierdzić te dane i kontrahent zostanie założony.

Rys. 2 Słownik Kartoteka kontrahentów – okno edycyjne do zakładania kontrahenta, dane zaciągnięte z bazy GUS

Jeżeli kontrahent już istnieje w bazie Asseco Softlab ERP, pojawi się na ekranie systemu stosowny komunikat ostrzegający.

Rys.3 Słownik Kartoteka kontrahentów – okno edycyjne do zakładania kontrahenta, komunikat o istnieniu kontrahenta

• przy wykorzystaniu opcji Nowy kontrahent (GUS) w menu Procedury.

Rys.4 Słownik Kartoteka kontrahentów – procedura Nowy (GUS)

Po uruchomieniu procedury „Nowy kontrahent (GUS)” na ekranie systemu wyświetli się okno, w którym uzupełniamy NIP, REGON lub KRS klienta i potwierdzamy.

Rys.5 Słownik Kartoteka kontrahentów – procedura Nowy (GUS), formatka

System Asseco Softlab ERP automatycznie uzupełni kartotekę kontrahenta (na podstawie danych z bazy GUS). Pozostaje jedynie potwierdzić dane i kontrahent zostanie założony.

Rys.6 Słownik Kartoteka kontrahentów – procedura Nowy (GUS), formatka edycyjna

Przy wykorzystaniu nowej funkcjonalności można również poprawiać dane istniejącego kontrahenta.

W słowniku Kontrahenci, w szczególe Dane GUS możliwe jest pobranie danych z bazy GUS dla już istniejącego kontrahenta. Po pobraniu danych z GUS można je porównać z dotychczasowymi danymi zarejestrowanymi w systemie i ewentualnie uzupełnić wybrane pozycje korzystając z opcji Przepisz dane na kontrahenta.

Rys.7 Słownik Kartoteka kontrahentów – detal „Dane GUS”

Rys.8 Słownik Kartoteka kontrahentów – detal „Dane GUS”, procedura „Przepisz dane kontrahenta”

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1:

Pracownik działu księgowości musi zarejestrować nowego kontrahenta (w celu rejestracji otrzymanego dokumentu zakupu).

Na słowniku kontrahentów uruchamia procedurę „Nowy kontrahent (GUS)” i wpisuje NIP. System Asseco Softlab ERP łączy się automatycznie z bazą GUS i uzupełnia na jej podstawie pozostałe dane kontrahenta.

Przykład 2:

Pracownik działu sprzedaży wystawia dokument sprzedaży dla odbiorcy. Nie może odnaleźć kontrahenta w bazie danych więc próbuje założyć nową kartotekę. W tym celu korzysta z możliwości uzupełnienia danych automatycznie na podstawie bazy GUS. System Asseco Softlab ERP informuje sprzedawcę, że taki klient już istnieje. Sprzedawca odnajduje właściwego kontrahenta i kontynuuje proces, co uchroniło firmę przed powstawaniem zdublowanych danych w bazie danych odbiorców.

Przykład 3:

Pracownik działu sprzedaży na podstawie przesłanego zamówienia, zakłada nowego kontrahenta, wykorzystując procedurę: „Nowy kontrahent GUS”.  Wypełnia pole NIP i uruchamia procedurę w celu pobrania pozostałych danych z bazy GUS. Otrzymuje komunikat: „Nie udało się odnaleźć danych kontrahenta w bazie GUS.” Po kontakcie z klientem, okazało się że podany NIP na zamówieniu jest niepoprawny.

Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu rejestracji nowego kontrahenta.
• Zmniejszenie liczby błędów popełnianych przez użytkowników podczas rejestracji kontrahenta, co przekłada się na mniejszą liczbę wystawianych korekt.
• Ograniczenie liczby zdublowanych kont w bazie danych kontrahentów, co ułatwia późniejsze raportowanie trendów sprzedażowych, definiowanie promocji, etc.

Autor wpisu:  Sławomir Frąckowski