Czyli jak możemy przyspieszyć weryfikację czy wszystkie kartoteki w module Środki trwałe mają naliczoną amortyzację i jej wartość jest zgodna z kwotami ujętymi w Księgach.

Potrzeba biznesowa

Standardowo na koniec każdego miesiąca są przygotowywane raporty z działalności firmy, jest ustalany wynik finansowy, a także wyliczane są podatki. W tym celu są weryfikowane wszelkie dane jakie pojawiają się na kontach księgowych, czyli ma miejsce żmudny proces „zamykania miesiąca”. Wśród weryfikowanych danych ważne miejsce zajmują koszty wynikające z naliczania amortyzacji w module „Środki trwałe”.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas sprawdzenie naliczenia amortyzacji oraz jej zgodności z kontami księgowymi wymagało od użytkownika systemu Asseco Softlab ERP wykonania szeregu czynności. Można było podczas zamykania okresu sprawdzać czy dla każdego środka została naliczona i zaksięgowana amortyzacja., nie było jednak jednego, dedykowanego miejsca, w którym prezentowana byłaby wartość naliczonej amortyzacji oraz ujęcie jej na kontach w module „Finanse i księgowość”.

Jak to usprawniliśmy

Zgodnie z zapowiedzią w opisie „Zamykania okresów finansowych” został przygotowany dedykowany słownik. Pozwala on w jednym miejscu zebrać i poddać weryfikacji dane na temat amortyzacji pochodzące z modułów „Środki trwałe” i „Finanse i księgowość” oraz zaprezentować wartości wynikające z tych wyliczeń. Ze słownika można korzystać w przypadku gdy amortyzacja jest księgowana pojedynczymi dokumentami OA, a nie przez księgowanie rejestrów.  

Rys. 1. Kontroler naliczania amortyzacji i umorzenia.

W czytelny sposób zostały zestawione wartości zebrane z modułu „Środki trwałe” i porównane z wartościami na kontach w „Finansach i księgowości”. Dzięki specjalnym filtrom można zobaczyć czy istnieją kartoteki bez naliczonej amortyzacji lub czy mamy wartości naliczone ale niezaksięgowane. Kwoty, które nie są ze sobą zgodne są wizualizowane czerwonym kolorem. W ten sposób użytkownik otrzymuje na bieżąco informację o miejscu powstania potencjalnych błędów.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Pracownik Działu Księgowości chce sprawdzić czy do wszystkich środków trwałych naliczono i zaksięgowano noty amortyzacyjne za dany miesiąc.

Otwiera słownik „Kontroler amortyzacji i umorzenia” i wykonuje procedurę Przeprowadź kontrolę. Dane prezentowane w oknie pogrupowane są po rodzaju kartoteki, a informacje pochodzące z modułów ST i FK są prezentowane w jednej linijce.

Niezgodne wartości są kolorowane na czerwono. Korzystając z filtrów można ograniczyć widok tylko do niezgodności:

Rys. 2. Kontroler naliczania amortyzacji i umorzenia – środki trwałe bez naliczonej amortyzacji.

Dla wybranych kartotek bez naliczonych dokumentów OA można wybrać przycisk Skocz do kartoteki środków i w wywołanej kartotece wygenerować brakujące dokumenty OA.

Z kolei korzystając z filtra „OA niezaksięgowane” można zobaczyć dokumenty OA, które nie zostały wyeksportowane do modułu „Finanse  i księgowość”. Wystarczy wywołać Kartotekę środków trwałych i wyeksportować odpowiednie dokumenty OA.

Przykład 2:

Pracownik Działu Księgowości chce sprawdzić czy noty amortyzacyjne za dany miesiąc są zgodne z wartościami ujętymi na kontach.

Otwiera słownik „Kontroler amortyzacji i umorzenia” i wykonuje procedurę Przeprowadź kontrolę. Dane prezentowane w oknie pogrupowane są po rodzaju kartoteki, a informacje pochodzące z modułów ST i FK są prezentowane w jednej linijce.

Niezgodne wartości są kolorowane na czerwono. Korzystając z filtrów „Kartoteki bez naliczonych OA” i „OA niezaksięgowane” może sprawdzić, który z błędów występuje w danym okresie. Może tą informacje przekazać osobie odpowiedzialnej za naliczanie lub poprawić błędy wywołując kartotekę środków trwałych i generując brakujące dokumenty OA lub wykonując ich eksport do modułu „Finanse i księgowość”.

 Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu weryfikacji danych przed naliczeniem wyniku firmy/podatku dochodowego.
• Zmniejszenie liczby błędów popełnianych przy zamykaniu miesiąca.
• Ułatwienie weryfikacji danych – wskazanie kartotek zawierających błędy i rodzaj błędu.

Autor wpisu:  Barbara Badowska-Bernat