Czyli jak uniknąć problemów w magazynie spowodowanych przez operatorów bez doświadczenia.

 Potrzeba biznesowa

W wyniku zmian na rynku pracy coraz częściej można zaobserwować wzrost rotacji wśród magazynierów.  Jednocześnie, w wielu branżach występują sezonowe piki sprzedaży, podczas których firmy posiłkują się dodatkowymi pracownikami w magazynach.

Dobry system WMS wspomaga szybkie wdrożenie nowego pracownika. Niedoświadczony operator może jednak przysporzyć firmie wielu problemów. Istnieją bowiem działania, których niewłaściwa realizacja (wynikająca z braku doświadczenia pracownika) może wpłynąć na czas realizacji innych procesów czy też możliwość realizacji zamówień, a w efekcie końcowym na poziom satysfakcji odbiorców.

Przykładem może być przypadek firmy, która miała duży problem z bezpodstawnym stwierdzaniem braków przez pracowników, co skutkowało niepełną realizacją zamówień. W 81% przypadków okazywało się, że towar znajdował się we właściwej lokalizacji, jednak był zasłonięty przez inny asortyment, lub znajdował się w sąsiedniej lokalizacji. Wynikało to z charakterystyki asortymentu i magazynu: towar był małych gabarytów, w jednej lokalizacji było składowanych kilka towarów, a pomiędzy sąsiadującymi lokalizacjami nie było wyraźniej granicy.

U kolejnego z naszych klientów niedoświadczeni w procesie rozwożenia dostawy pracownicy często zmieniali lokalizację docelową, co powodowało że asortyment (który powinien być składowany w wyznaczonej lokalizacji wg. przyjętych algorytmów) był składowany w innych lokalizacjach, często oddalonych od siebie. Przyczyny zmiany lokalizacji często były nieuzasadnione, np.: pracownik wolał odłożyć towar w lokalizacji, blisko której się znajdował.

Aby zapewnić sprawne funkcjonowanie magazynu należało znaleźć sposób na ograniczenie liczby popełnianych tego typu błędów przez magazynierów.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Najprostszym rozwiązaniem byłoby odebranie użytkownikom uprawnień do rejestracji braków czy zmiany lokalizacji. W rzeczywistości jednak nie można operatorowi uniemożliwić stwierdzenia braku, ponieważ nie można wykluczyć sytuacji, w której faktycznie towaru nie będzie.

Podobnym problemem jest niewłaściwa alokacja asortymentu w magazynie, co w efekcie wydłuża procesy wydania i kompletacji. Analogicznie jak w poprzednim przypadku, operatorowi (wykonującemu rozkładanie asortymentu) nie możemy zabronić odkładania go na innej lokalizacji niż wyznaczona przez system. Wynika to z faktu, że wyznaczona lokalizacja może nie pomieścić wystarczającej ilości asortymentu, może być do niej utrudniony dostęp czy też może być uszkodzona.

Jak to usprawniliśmy

Aby rozwiązać powyższe problemy zaimplementowaliśmy w systemie Asseco Softlab ERP mechanizm autoryzacji procesów rejestracji braków i odkładania towaru. W wersji 82 wprowadzona została w tych procesach autoryzacja z poziomu aplikacji desktop (dostępnej na komputerze), natomiast od wersji 84 została dodana możliwość dokonania autoryzacji bezpośrednio w aplikacji na skanerach.

Zasady działania rozwiązania:

Wskazane osoby (najczęściej brygadzista lub doświadczony pracownik) mają przypisane (w module Uprawnień) uprawnienia do rejestracji braków.

W przypadku, gdy operator nie posiadający ww. uprawnień próbuje zarejestrować brak dostaje komunikat informujący o konieczności autoryzacji tej operacji.

Rys. 1 Informacja o wymaganej autoryzacji

Autoryzacji można dokonać bezpośrednio na terminalu (poprzez wybranie opcji autoryzacji (F2)) i jej potwierdzenie poprzez zalogowanie się operatora, który posiada nadane uprawnienia:

Rys. 2 Ekran autoryzacji w aplikacji WMSClient

Opcjonalnie, proces autoryzacji można przeprowadzić z poziomu aplikacji desktop, w słowniku „Procesy operatorów”:

Rys. 3 Uruchomienie procedury autoryzacji

Rys. 4 Zatwierdzenie autoryzacji rejestracji braku

Rys. 5 Informacja o zautoryzowaniu stwierdzenia braku

W przypadku odmowy autoryzacji możliwe jest wprowadzenie komunikatu, który zostanie wyświetlony operatorowi oczekającemu na autoryzację.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Do zobrazowania działania funkcjonalności posłużymy się kilkoma przykładami:

Stwierdzanie braków

Magazynier dostał polecenie pobrania asortymentu i stwierdził, że nie ma go we wskazanej lokalizacji. Przy próbie rejestracji braku został poinformowany, że do zatwierdzenia tej operacji wymagana jest autoryzacja operatora posiadającego większe uprawnienia.

1. Magazynier poprosił brygadzistę o autoryzację. Brygadzista zweryfikował, że wymagany asortyment znajduje się jednak na wskazanej lokalizacji, ale był zastawiony innym asortymentem. W efekcie magazynier dokonał jego pobrania i klient (a także inni klienci zamawiający ten towar) otrzymał zamówiony asortyment.
2. Magazynier poprosił brygadzistę o autoryzację. Brygadzista stwierdził, że towaru faktycznie brakuje na wskazanej lokalizacji, ale zauważył, że znajduje się on na kolejnej lokalizacji (został odłożony w innej lokalizacji niż zarejestrowano to w systemie). Wykonał więc inwentaryzację bieżącą lokalizacji, na której znalazł towar, a następnie zautoryzował brak. W efekcie operator wykonujący kompletację dostał polecenie udania się do faktycznej lokalizacji z towarem.
3. Magazynier poprosił brygadzistę o autoryzację. Brygadzista stwierdził fizyczny brak asortymentu na wskazanej lokalizacji. Asortyment ten był kluczowy dla odbiorcy i nie udało się go znaleźć także na sąsiedniej lokalizacji. Zweryfikował więc (z poziomu aplikacji desktop) ostatnie przesunięcia tego asortymentu. Okazało się, że w trakcie rozwożenia dostawy nastąpiła pomyłkowa zamiana rozkładanych asortymentów. Możliwe więc było szybkie naprawienie pomyłki i dostarczenie zamówionego asortymentu do odbiorcy.
4. Ponieważ brygadzista znajdował się w odległej lokalizacji, magazynier poprosił kolegę z większym doświadczeniem (i odpowiednimi uprawnieniami) o autoryzowanie braku. Ten, po zweryfikowaniu zasadności zgłoszenia, dokonał (po wpisaniu swojego loginu i hasła na skanerze) autoryzacji rejestracji braku.
5. Kierownik magazynu uznał, że magazynier ma już wystarczające doświadczenie i jego dotychczasowa praca wskazuje, iż nie stwierdza on braków bezpodstawnie. Zostały więc operatorowi dodane pełne uprawnienia do rejestrowania braków, bez konieczności dodatkowych autoryzacji.
6. Kierownik magazynu, z poziomu aplikacji desktop (na komputerze), cyklicznie weryfikował zasadność zgłoszeń od magazynierów rejestrujących braki częściej od innych. Dzięki temu możliwe było przeprowadzenie rozmowy z pracownikami próbującymi zbyt pochopnie korzystać z tej opcji.

Zmiana lokalizacji docelowej

Magazynier dostał polecenie udania się do wskazanej lokalizacji w celu umieszczenia w niej transportowanego asortymentu. Postanowił jednak odłożyć go w innej lokalizacji. Zarejestrował ten fakt, a system poprosił o jego autoryzację.

1. Magazynier poprosił brygadzistę o autoryzację odłożenia towaru na innej lokalizacji. Po krótkiej rozmowie okazało się, że wskazana lokalizacja była daleko a niedoświadczony magazynier chciał szybciej zrealizować powierzone mu zadania. Został poinformowany o konsekwencjach, a następnie udał się do wskazanej przez system lokalizacji i pozostawił w niej transportowany asortyment.
2. Wezwany kierownik magazynu zweryfikował, że wskazana lokalizacja jest pełna – jednak według systemu powinien zmieścić się na niej transportowany asortyment. Zmiana lokalizacji została autoryzowana, a następnie kierownik poprawił zdefiniowane gabaryty lokalizacji eliminując podobne sytuacje w przyszłości
3. Magazynier postanowił udać się do wskazanej przez system lokalizacji, ponieważ wiedział, że i tak dostanie takie polecenie od kierowania.

 Jakie to daje korzyści

1. Zmniejszenie liczby wysyłek z niepełną realizacją zamówień od odbiorców.
2. Skrócenie czasu kompletacji w związku z dostępnością towarów w wyznaczonych lokalizacjach (średnie czasy kompletacji uległy skróceniu o 24% bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników).
3. Zmniejszenie liczby zarejestrowanych braków czy też zmian lokalizacji (sama świadomość potrzeby proszenia o autoryzację działa prewencyjnie).
4. Możliwość wykonania operacji rejestracji braku, czy zmiany lokalizacji w systemie przy jednoczesnym zabezpieczeniu przed ich nadużywaniem.
5. Mniejsze obciążenie osób odpowiedzialnych za magazyn wyjaśnianiem błędnie zarejestrowanych danych.

Mechanizm autoryzacji może zostać zaimplementowany również w innych procesach obsługiwanych na skanerach, jednak wymaga to przeprowadzenia dodatkowych prac rozwojowych.

Przykładem innych zastosowań mechanizmu autoryzacji może być konieczność potwierdzania operacji zmiany lokalizacji źródłowej, gdy na magazynie znajduje się  asortyment ze zbliżającym się końcem daty ważności lub taki, który z przyczyn technologicznych powinien zostać wydany w pierwszej kolejności. Czasami okazuje się bowiem, że wydanie wskazanego przez system asortymentu jest biznesowo nieuzasadnione (np. operacja trwałaby zbyt długo i spowodowałaby opóźnienie w dostawie) i dlatego chcielibyśmy umożliwić magazynierowi pobranie towaru np. z późniejszą datą ważności z innej lokalizacji.

Autor wpisu: Darek Bartoszcze