W wersji 84, moduł finansowo- księgowy systemu Asseco ERP został wzbogacony o kontrolery należnego i naliczonego podatku VAT, przeznaczone do weryfikacji i kontroli danych związanych  z podatkiem VAT.  Każdy z kontrolerów zawiera etap pozwalający uzgodnić kwoty netto oraz VAT  wykazywane w rejestrach VAT oraz w deklaracji VAT-7.

Ordynacja podatkowa wprowadziła obowiązek comiesięcznego raportowania ewidencji VAT w postaci jednolitego pliku kontrolnego. Raportowane dane powinny być zgodne ze złożoną deklaracją VAT-7.

Ograniczenia na dziś  – co chcieliśmy usprawnić

System nie dostarczał informacji o dokumentach składających się na poszczególne kwoty w deklaracji VAT-7 i nie było możliwości prostego porównania deklaracji z rejestrami i wykrycia różnic. 

Celem zmian było dostarczenie rozwiązania, które spełni wymaganie zgodności danych wykazywanych w deklaracji VAT-7 oraz w jednolitym pliku kontrolnym  oraz  pozwoli w szybki sposób  zaprezentować ewentualne różnice w poszczególnych pozycjach.  Wykazanie różnic to także sygnał iż należy dokonać korekty albo jednolitego pliku kontrolnego albo deklaracji.

W jaki sposób to zrobiliśmy – jak to działa

W ramach prac nad kontrolerem VAT stworzyliśmy wiele funkcji sprawdzających kompletność i poprawność danych w rejestrach. Jedną z funkcji kontrolnych wchodzących w skład kontrolerów  jest właśnie uzgodnienie kwot netto oraz kwot podatku VAT wykazywanego w rejestrach z kwotami wykazywanymi w deklaracji VAT sporządzonej i wysłanej elektronicznie.   W dedykowanym słowniku przedstawiane są kwoty z deklaracji VAT-7 pobrane z pliku xml zapamiętanego w module e-deklaracje  oraz sumaryczne kwoty z rejestru sprzedaży lub zakupów pogrupowane według pozycji deklaracji VAT-7,  które są takie same jak kolumny raportowane w JPK.  Kwoty te są porównywane ze sobą a ewentualne rozbieżności są traktowane jako błąd.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Kontroler VAT może być wykorzystany  przez osoby sprawujące nadzór nad ewidencją VAT w działach księgowości we wszystkich firmach prowadzących ewidencję VAT i na jej podstawie sporządzających deklarację VAT-7.

Przypadki użycia

Przykład 1:

Kwoty, które powinny być wykazane w deklaracji VAT-7

Osoba zajmująca się w firmie rozliczeniami VAT chce sporządzić deklarację VAT-7 za sierpień 2016 i zweryfikować kwoty wykazywane w poszczególnych pozycjach deklaracji (sekcja podatek należny) z dokumentami.   Uruchamia procedurę Wykonaj wszystkie etapy  w kontrolerze VAT – sprzedaż.

Deklaracja VAT-7 za ten okres nie została jeszcze sporządzona, więc kontroler VAT wykazuje błąd braku deklaracji.  

Po wejściu do słownika Wszystkie kontrolowane dokumenty możemy zapoznać się z kwotami, które powinny być wykazane w poszczególnych pozycjach deklaracji.   

W szczegółach tego słownika widoczne są dokumenty składające się na wartość wykazywaną w danej pozycji.  

Przykład 2:

Uzgodnienie danych wykazywanych w jednolitym pliku kontrolnym a deklaracją VAT

Sporządzono deklarację VAT-7 za miesiąc sierpień 2016,  za ten okres wysłano również jednolity plik kontrolny dla ewidencji VAT.   Kwoty w obu raportach były zgodne.    W miesiącu wrześniu wpłynęły dokumenty dotyczące transakcji WDT, które miały wpływ okres ewidencji i w efekcie dane w ewidencji VAT za sierpień zostały zmienione.   Uruchamiając kontroler VAT – za miesiąc sierpień 2016  dostaniemy informację o różnicach pomiędzy deklaracją VAT-7 oraz rejestrami VAT –  jest to sygnał że uzgodnione wcześniej dane zostały zmienione i należy sporządzić korektę deklaracji VAT-7 a także  korektę jednolitego pliku kontrolnego.

Jakie to daje korzyści dla klienta

1. uporządkowanie kontroli danych związanej z rozliczeniami VAT – wszystkie funkcje zebrane w jednym miejscu,
2. łatwiejsza weryfikacja danych VAT – natychmiastowa informacja o wystąpieniu błędu i możliwość odszukania problematycznego dokumentu,
3. prezentacja kwot z rejestrów w układzie pozycji deklaracji VAT-7,
4. przyśpieszenie procesu weryfikacji danych przed złożeniem deklaracji VAT-7,
5. zmniejszenie prawdopodobieństwa popełnienia błędu, konieczności składania korekt deklaracji  i narażenia się na sankcje karno-skarbowe.

Autor: Jolanta Socha