Mechanizm pozwalający sprawdzić, czy wszystkie dokumenty zakupu zarejestrowane w modułach Logistyka i sprzedaż oraz SEOD zostały wyeksportowane do modułu FK oraz czy kwoty netto, VAT oraz daty związane z ewidencją księgową oraz podatkową są zgodne w obu modułach.
Pierwszą czynnością w procesie weryfikacji danych VAT powinno być sprawdzenie kompletności danych w rejestrach VAT kontrolowanego okresu. Jednym z etapów takiej weryfikacji jest sprawdzenie czy wszystkie dokumenty zakupów rejestrowane w innych modułach zostały umieszczone w rejestrze zakupów FK oraz czy zachodzi zgodność kwot oraz dat.
Ograniczenia na dziś – co chcieliśmy usprawnić
Sprawdzenie czy wszystkie dokumenty zostały wyeksportowane z modułu LS do modułu FK było dostępne jako jeden z etapów kontroli podczas zamykania okresów. Sprawdzenie to było jednakże tylko na poziomie ilościowym a nie wartościowym i nie obejmowało dokumentów zakupu rejestrowanych w module SEOD. Celem dokonanych zmian było rozbudowanie kontroli o zgodność kwot netto i VAT a także o dodanie elementów kontrolujących poprawność ujęcia danych w odpowiednich okresach zarówno finansowym jak i VAT.
W jaki sposób to zrobiliśmy – jak to działa
W mechanizmie kontrolera VAT – zakup umieszczono 6 etapów kontrolnych, które obejmują opisywany temat. Są to funkcje sprawdzające:
- czy wszystkie dokumenty zakupów zarejestrowane w danym okresie w module Logistyka i Sprzedaż zostały wyeksportowane do modułu Finanse i Księgowość,
- czy wszystkie dokumenty zakupów zarejestrowane w danym okresie w module Sekretariat zostały wyeksportowane do modułu Finanse i Księgowość,
- czy kwoty netto oraz VAT zarejestrowane w dokumentach zakupów po stronie LS są zgodne z kwotami netto oraz VAT w rejestrach zakupów FK,
- czy wszystkie dokumenty zakupów wyeksportowane z LS do FK są zaksięgowane (są w brulionie lub w dzienniku),
- czy zakupy zarejestrowane w LS zostały ujęte w prawidłowych okresach finansowych,
- czy zakupy zarejestrowane w LS zostały ujęte w prawidłowych okresach VAT.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
Opisywana funkcjonalność może być wykorzystana przez osoby zajmujące się rozliczeniami VAT i sprawujące nadzór nad ewidencją VAT w działach księgowości we wszystkich firmach prowadzących ewidencję VAT w procesie zamykania okresów oraz uzgadniania danych VAT przed złożeniem deklaracji VAT.
Przypadki użycia
Przykład 1:
Sprawdzenie czy wszystkie dokumenty zakupów z modułu LS zostały wyeksportowane do modułu FK
Przystępujemy do przygotowania deklaracji VAT-7 za miesiąc lipiec 2016. Na początku chcemy sprawdzić, czy wszystkie dokumenty zakupów zarejestrowane w danym okresie w module Logistyka i Sprzedaż zostały wyeksportowane do modułu Finanse i Księgowość. Uruchamiamy kontroler VAT – zakup wpisując w parametrach okres 2016/07, a następnie procedurę Wykonaj wszystkie etapy sprawdzenia. Kontrola wykazuje błąd, w kolumnie Liczba błędów pojawiła się liczba dokumentów niewyeksportowanych, a w prawym panelu umieszczony jest opis błędu – dokumenty są w edycji.
Chcemy przejrzeć listę tych dokumentów, więc wybieramy akcję Pozycje błędne/do wyjaśnienia na pasku procedur. W wyświetlonym słowniku obok informacji o dokumencie takich jak: numer, data wystawienia, data sprzedaży, kwoty netto, vat i brutto prezentowana jest również przyczyna błędu. Okazuje się iż dokumenty nie zostały wyeksportowane ponieważ pozostają w edycji.
Po sprawdzeniu dokumentów możemy przenieść je do dziennika, a następnie wyeksportować do modułu FK. Wracamy do kontrolera VAT i ponownie uruchomiamy procedurę Wykonaj wszystkie etapy sprawdzenia, która tym razem nie zgłasza już błędów. Tym sposobem w jednym miejscu dokonaliśmy sprawdzenia oraz usunęliśmy przyczynę błędu.
Jakie to daje korzyści dla klienta
- łatwiejsza weryfikacja danych VAT – natychmiastowa informacja o wystąpieniu problemu i możliwość odszukania problematycznego dokumentu, a także możliwość natychmiastowego wyeliminowania przyczyny problemu,
- przyśpieszenie procesu weryfikacji danych przed złożeniem deklaracji VAT-7.
Autor: Jolanta Socha