Czy zastanawiałeś się, jak zoptymalizować zarządzanie zapasami, minimalizując jednocześnie koszty i ryzyko finansowe? Magazyny konsygnacyjne w Softlab ERP to rozwiązanie, które może znacznie poprawić efektywność operacyjną twojej firmy.

Klasyczne podejście do zarządzania magazynami

W tradycyjnym modelu biznesowym system ERP zazwyczaj definiuje jeden lub kilka magazynów do realizacji procesów biznesowych. Procesy te mogą być realizowane na różnych magazynach za pomocą zamówień wewnętrznych, przesunięć na produkcję lub tradycyjnych wydań i przyjęć towarów. Jednak często wymagają one znacznych inwestycji w zakup towarów, co niesie ze sobą ryzyko finansowe.

Czym są magazyny konsygnacyjne?

Magazyny konsygnacyjne to specjalne magazyny, w których towary pozostają własnością dostawcy do momentu ich sprzedaży. Proces ten umożliwia hurtowniom i innym pośrednikom dystrybucję towarów bez konieczności ich wcześniejszego zakupu. Dzięki temu firmy mogą mieć na półkach szeroki asortyment produktów bez ponoszenia natychmiastowych kosztów zakupu i ryzyka związanego z niesprzedaniem towarów.

Magazyny konsygnacyjne mogą być wykorzystywane w różnych sektorach gospodarki, takich jak handel detaliczny, przemysł oraz sektor usługowy. W ramach tych sektorów rozwiązanie to znajduje zastosowanie w wielu branżach (m.in. motoryzacyjnej, farmaceutycznej, elektronicznej, modowej i odzieżowej, kosmetycznej, AGD/RTV, budownictwie) oferując liczne korzyści, takie jak elastyczne zarządzanie zapasami i klarowne reguły rozliczeń z dostawcami.

Magazyny konsygnacyjne w SOFTLAB ERP

Aby zrealizować procesy sprzedaży konsygnacyjnej w systemie Softlab ERP, umożliwiamy odpowiednią konfigurację magazynów, ich połączenia, odwróconego procesu sprzedaży oraz mechanizmy działające w tle, które realizują procesy przesunięć towarów między magazynami konsygnacyjnymi i bilansowymi bez ingerencji operatora.

Definicja i Połączenie Magazynów

Definicja magazynów opiera się na utworzeniu pary magazynów bilansowego i konsygnacyjnego (w naszym przykładzie magazyn D będzie magazynem bilansowym, K – magazynem konsygnacyjnym) oraz połączeniu ich w sposób logiczny. Dzięki temu połączeniu możemy nie tylko zidentyfikować, który magazyn K jest sparowany z magazynem D, ale również określić stany i obroty łączne. W konfiguracji możemy również zdecydować, z którego magazynu w pierwszej kolejności będziemy sprzedawać towar.

Rys. 1. Konfiguracja i połączenie magazynów D i K, aktywowanie Konsygnaty

Blokady i dowody magazynowe

W systemie zostały zdefiniowane blokady, które nie pozwalają przyjąć na magazyn bilansowy towaru dowodem przeznaczonym dla konsygnacji i odwrotnie. Dlatego na magazyn D przyjmujemy towar tradycyjnym dowodem PZ, natomiast na magazyn konsygnacyjny dedykowanym dowodem PZKONS. Również korekty są dedykowane dla każdego magazynu (PZK i PZKONSK). Dowody konfiguruje się podobnie i zachowują te same właściwości, w tym wymagalność oddziaływania na stan.

Rys. 2. Konfiguracja dowodów przychodowych dla magazynów D i K

Zatem na magazyn D można przyjmować towar wyłącznie dowodem PZ, a na magazyn K – dowodem PZKONS.

Rys. 3. Lista przyjęć towarów na magazyny D i K dedykowanymi dowodami PZ i PZKONS

Przesunięcia i rozchody wewnętrzne

Taka konfiguracja powoduje również, że przesunięcia między magazynami oraz rozchody wewnętrzne podlegają tym samym regułom, czyli z magazynów bilansowych na bilansowe i z konsygnacyjnych na konsygnacyjne.

Rys. 4. Rozchody i przesunięcia wewnętrzne

Dodatkowo, przyjęte pozycje otrzymują odrębną cechę (partię), jednoznacznie identyfikującą, do którego magazynu towar został przyjęty.

Rys. 5. Stany magazynowe na magazynach D i K z oznaczeniem partii

Proces sprzedaży

Podczas sprzedaży towarów z magazynów D i K, system automatycznie zarządza przesunięciami między magazynami, zapewniając płynność procesów. Operator wykonuje sprzedaż na magazynie bilansowym, a system obsługuje stany magazynowe i przesunięcia w tle.

Formalnie sprzedaż operator wykonuje na magazynie bilansowym, a wybierając pozycje do linijek paragonu, widzi tylko stan pozycji w magazynie bilansowym.

Rys. 6. Sprzedaż paragonowa

Sprzedaż z magazynu D jest również widoczna w słowniku Stany magazynowe, gdzie spośród dostępnych pozycji ubywa jedna sztuka.

Rys. 7. Stany magazynowe po sprzedaży

Przykład sprzedaży

Jeśli klient zechce kupić trzy sztuki tej samej książki, zarówno klient, jak i sprzedawca nie widzą, z którego magazynu będą sprzedawane książki, ponieważ wyglądają one identycznie. Okno paragonu pokazuje tylko stan magazynu D. Proces sprzedaży, dzięki magazynowi konsygnacyjnemu K, odbywa się bez zakłóceń, a w słowniku Stany magazynowe zwraca się po sprzedaży aktualny stan na obu magazynach. Zazwyczaj towar sprzedawany jest najpierw z magazynu bilansowego D, a potem z magazynu konsygnacyjnego K. W przypadku sprzedaży trzech sztuk tej samej pozycji, najpierw wydawana jest jedna sztuka z magazynu D i następnie pozostałe dwie z magazynu K.

Rys. 8. Sprzedaż towarów jednocześnie z magazynu D i K

Ewidencja i przesunięcia

Proces sprzedaży z dwóch magazynów jednocześnie powoduje zdjęcie towaru ze stanów obu magazynów oraz ewidencję tego faktu w słowniku Niezrealizowane pozycje dla konsygnacji. W słowniku tym widnieją wszystkie pozycje wymagające przesunięcia między magazynami K do D. Operacja działająca w tle na bazie danych dokonuje przesunięć między magazynami K i D sprzedanych pozycji.

Rys. 9. Słownik z pozycjami do rozliczenia sprzedaży z konsygnacji

Rys. 10. S Stan po rozliczeniu konsygnacji operacją w tle

Finalizacja Procesu

Finalnie na paragonie będą widoczne sprzężone dowody RW dla przesunięć, WZ do paragonu dla wydania z każdego magazynu, a na koniec również dowód PZ przyjęcia towaru na magazyn D – bilansowy.

Rys. 11. Dowody sprzężone powstające w wyniku sprzedaży konsygnacyjnej

Rys. 12. Dowody źródłowe do paragonu po rozliczeniu konsygnacji

Słownik Stany magazynowe na księgarniach zwróci aktualny stan magazynowy i dysponowany po rozliczeniu sprzedaży zarówno z magazynu bilansowego, jak i konsygnacyjnego.

Rys. 13. Stany magazynowe po finalizacji całego procesu sprzedaży

Dodatkowo organizacja wykorzystując magazyn konsygnacyjny może korzystać z konsygnacji kaskadowej.

Czym jest konsygnacja kaskadowa?

Konsygnacja kaskadowa pozwala firmom na zarządzanie towarem na różnych etapach łańcucha dostaw – od producenta, przez hurtownię, aż po finalnego klienta. Producent dostarcza towar do hurtowni, która przechowuje go w magazynie konsygnacyjnym, a następnie dystrybuuje do sklepów detalicznych. Towar pozostaje własnością dostawcy na każdym etapie, aż do momentu sprzedaży klientowi końcowemu. Dzięki temu modelowi każda firma w łańcuchu dostaw może oferować szeroki asortyment produktów bez ponoszenia natychmiastowych kosztów zakupu, minimalizując ryzyko finansowe i elastycznie zarządzając zapasami.

Wszechstronność magazynów konsygnacyjnych. Wybrane przykłady zastosowań:

• Branża motoryzacyjna – w branży motoryzacyjnej, gdzie części samochodowe są często drogie i specyficzne dla danego modelu, magazyny konsygnacyjne pozwalają dealerom na utrzymanie szerokiego asortymentu części bez konieczności ich natychmiastowego zakupu. Dzięki temu, klienci mogą liczyć na szybkie naprawy, a dealerzy na efektywne zarządzanie zapasami.
• Branża farmaceutyczna – w branży farmaceutycznej, gdzie daty ważności produktów są kluczowe, magazyny konsygnacyjne umożliwiają aptekom i hurtowniom utrzymanie odpowiednich zapasów leków bez ryzyka przeterminowania. Leki są opłacane dopiero po ich sprzedaży, co minimalizuje straty związane z niesprzedanymi produktami.
• Branża retail – w handlu detalicznym, gdzie popyt na produkty może być sezonowy lub trudny do przewidzenia, magazyny konsygnacyjne pozwalają sklepom na elastyczne zarządzanie zapasami. Sklepy mogą utrzymywać szeroki asortyment produktów i reagować na zmieniające się trendy bez konieczności dużych inwestycji w zapasy.

Korzyści z wdrożenia magazynów konsygnacyjnych

1. Elastyczne zarządzanie stanami magazynowymi – towary w magazynie konsygnacyjnym nie obciążają stanu zapasów bilansowych firmy. Oznacza to, że firmy mogą dysponować większą ilością towaru, mając jednocześnie pełną kontrolę nad stanami magazynowymi.
2. Minimalizacja kosztów zatowarowania – brak konieczności angażowania kapitału w zakup towarów pozwala firmom na oszczędności finansowe. Firmy ponoszą koszty zakupu towaru dopiero po jego faktycznej sprzedaży.
3. Minimalizacja ryzyka – towary niesprzedane mogą być zwrócone dostawcy, co zmniejsza ryzyko finansowe związane z niesprzedaniem produktów.
4. Klarowne reguły rozliczeń z dostawcami – system konsygnacyjny oferuje jasne i przejrzyste zasady regulujące czas i sposób rozliczenia towarów z dostawcami, co ułatwia zarządzanie finansami i zapasami.
5. Zwiększenie konkurencyjności – firmy korzystające z magazynów konsygnacyjnych mogą szybciej wprowadzać nowe produkty na rynek, co zwiększa ich konkurencyjność. Możliwość testowania nowych produktów bez ryzyka finansowego pozwala na szybsze dostosowywanie oferty do potrzeb klientów.
6. Możliwość skalowania działalności – dzięki elastycznemu zarządzaniu zapasami i minimalizacji ryzyka finansowego, firmy mogą łatwiej skalować swoją działalność, otwierając nowe oddziały lub rozszerzając ofertę produktową.

Podsumowanie

Magazyny konsygnacyjne w Softlab ERP to znakomite rozwiązanie, które przynosi nieocenione korzyści dla firm dążących do optymalizacji zarządzania zapasami i minimalizacji ryzyka finansowego. Dzięki elastycznemu zarządzaniu stanami magazynowymi, minimalizacji kosztów zatowarowania oraz jasnym regułom rozliczeń z dostawcami, firmy mogą znacząco zwiększyć swoją konkurencyjność na rynku i prowadzić biznes w sposób bardziej zrównoważony i rentowny.

Wdrożenie magazynów konsygnacyjnych pozwala na posiadanie szerokiego asortymentu produktów bez konieczności ich natychmiastowego zakupu, co poprawia płynność finansową i umożliwia szybsze reagowanie na potrzeby klientów, oferując przy tym wyższą jakość obsługi.

Autor: Tomasz Jurak