Proces autoryzacji dokumentów zakupowych jest ważnym elementem kontroli wydatków. Im lepiej zorganizowany jest kontroling, tym sprawniej przebiegają zakupy. Im sprawniej przebiegają zakupy, tym lepiej funkcjonuje nasze przedsiębiorstwo. Jednak czasem zdarza się, że proces autoryzacji dokumentów, mimo że jest poprawny z punktu widzenia samego kontrolingu, nie jest wystarczająco zoptymalizowany pod kątem wydajnościowym.

Potrzeba biznesowa

W procesie autoryzacji dokumentów zakupowych może dojść do sytuacji, że jakaś osoba występuje kilka razy na ścieżce akceptacji dokumentu. Przyczyną takiego zdarzenia może być np. fakt, że fakturę wprowadził kierownik działu, który jednocześnie jest odpowiedzialny za akceptację kosztów wydziałowych. Ścieżki akceptacji zazwyczaj wyglądają w ten sposób, że po wprowadzeniu faktury, dokument musi zostać zweryfikowany pod kątem poprawności księgowej, wymiarów kontrolingowych, czy rodzaju wydatku, a dopiero potem zostaje skierowany do etapu autoryzacji wydziałowej. Tu pojawia się problem wydajnościowy, bo wcześniej wspomniany kierownik działu musi zaakceptować fakturę, którą sam wprowadził.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić?

Chcemy, aby ścieżki autoryzacji dokumentów zakupowych przebiegały w możliwie najbardziej zautomatyzowany sposób w celu wyeliminowania niepotrzebnej autoryzacji, jednocześnie zachowując kontrolę nad wprowadzonymi na dowodzie informacjami. Ograniczeniem funkcjonalności bez odpowiedniej automatyzacji jest sytuacja, w której dana osoba występuje na kilku etapach autoryzacji i na każdym z nich musi dokonać akceptacji.

Jak to usprawniliśmy?

Do usprawnienia procesu akceptacji może posłużyć wykorzystanie możliwości utworzenia wdrożeniowych procesów autoryzacji dowodów. Poprzez wykorzystanie tych procesów utworzono procedurę (działającą automatycznie w procesie autoryzacji dowodu), która weryfikuje, czy na którymś z wcześniejszych etapów autoryzacji nie wystąpiła akceptacja osoby odpowiedzialnej za aktualny etap autoryzacji. Jest to prosty mechanizm, który eliminuje sytuacje wymagające podwójnych akceptacji.

Co w przypadku, kiedy na wcześniejszym etapie zostaną zmienione dane na dowodzie? Takie sytuacje powodują, że automatyczna akceptacja staje się pewnym zagrożeniem dla przedsiębiorstwa, ponieważ może dojść do automatycznej akceptacji błędnie zmodyfikowanego dowodu. Na takie sytuacje również istnieje rozwiązanie, poprzez wykorzystanie tego samego narzędzia, jakim jest proces wdrożeniowy autoryzacji dowodów. Utworzono specjalną procedurę, która w sposób automatyczny weryfikuje, czy na dowodzie nie zostały zmienione dane wrażliwe, np. kwota, wymiar kontrolingowy, rodzaj wydatku, stawka VAT. Tego typu zmiany powodują blokadę automatycznej autoryzacji dowodu i dokument wymaga autoryzacji, nawet jeśli jest to ta sama osoba.

Pewnym ograniczeniem może być sytuacja, w której na danym etapie nie chcemy wykonywać automatycznej autoryzacji. Przykładem takiego przypadku może być np. zdefiniowany etap rozliczenia dostawy, za który może być odpowiedzialny magazyn, ale w przypadku zakupów biurowych, czy personalnych, może to być osoba rejestrująca fakturę. Chcemy, aby etap był zaakceptowany dopiero po otrzymaniu towaru. Automatyczna akceptacja jest zatem bezpodstawna. W takim przypadku wykorzystaliśmy możliwość utworzenia dodatkowej parametryzacji na ścieżkach akceptacji, co daje nam możliwość określenia, czy na danym etapie automatyczna akceptacja ma występować, czy nie.

Zbierając te wszystkie modyfikacje w całość, mamy rozwiązanie usprawniające proces autoryzacji zakupów, polegający na weryfikacji zmian na dowodzie i dokonujące automatycznej akceptacji, w sytuacji, kiedy nie ma potrzeby, aby ta sama osoba autoryzowała dokument wielokrotnie. Dodatkowo funkcjonalność pozwala wykluczyć poszczególne etapy z automatycznej autoryzacji.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie?

Przykład 1

W systemie została zarejestrowana faktura zakupowa. Osoba rejestrująca fakturę to kierownik działu administracji. Poniżej została przedstawiona wygenerowana ścieżka autoryzacji dowodu w uproszczeniu (w 6 etapach):

1. Wprowadzenie dokumentu – akceptacja osoby rejestrującej.
2. Weryfikacja poprawności dokumentu – akceptacja osoby weryfikującej poprawność wprowadzonych danych.
3. Weryfikacja kierownika – akceptacja kierownika działu.
4. Weryfikacja dyrektora – akceptacja dyrektora.
5. Weryfikacja księgowa – akceptacja księgowego, przeniesienie dokumentu do rejestru VAT.
6. Potwierdzenie dostawy – akceptacja osoby rejestrującej.

Jako wymiar kontrolingowy na dokumencie wprowadzony został dział Administracji. Zgodnie z konfiguracją systemu i wprowadzonym wymiarem kontrolingowym osobą odpowiedzialną za etap weryfikacji kierownika jest ta sama osoba, która wprowadziła dokument do systemu – kierownik działu administracji. Mamy więc sytuację, w której kierownik działu administracji musi zatwierdzić wprowadzoną przez siebie fakturę dwukrotnie.

Dzięki usprawnieniu procesu, system weryfikuje, czy na drugim etapie nie zostały wprowadzone wrażliwe zmiany na dowodzie. Jeśli nie zostały wprowadzone takie zmiany, to etap nr 3 zostanie zaakceptowany automatycznie.

Konfiguracja ścieżek akceptacji została jednak zdefiniowana tak, że etap nr 6 wymaga autoryzacji niezależnie od działających mechanizmów usprawniających, dlatego etap ten będzie wymagał ponownej akceptacji kierownika działu administracji.

Przykład 2

W systemie została zarejestrowana faktura zakupowa. Osoba rejestrująca fakturę to kierownik działu księgowości. Wygenerowana ścieżka autoryzacji dowodu w uproszczeniu wygląda następująco:

1. Wprowadzenie dokumentu – akceptacja osoby rejestrującej.
2. Weryfikacja poprawności dokumentu – akceptacja osoby weryfikującej poprawność wprowadzonych danych.
3. Weryfikacja kierownika – akceptacja kierownika działu.
4. Weryfikacja dyrektora – akceptacja dyrektora.
5. Weryfikacja księgowa – akceptacja księgowego, przeniesienie dokumentu do rejestru VAT.
6. Potwierdzenie dostawy – akceptacja magazyniera.

Jako wymiar kontrolingowy na dokumencie wprowadzony został dział Księgowości. Zgodnie z konfiguracją systemu i wprowadzonym wymiarem kontrolingowym osobą odpowiedzialną za etap weryfikacji kierownika jest ta sama osoba, która wprowadziła dokument do systemu – kierownik działu księgowości. Dodatkowo, kierownik działu księgowości jest również odpowiedzialny za akceptację etapu nr 5 (Weryfikacja księgowa). Mamy do czynienia z sytuacją, w której ta sama osoba występuje aż trzy razy na ścieżce autoryzacji dokumentu.

Dzięki usprawnieniu procesu, system weryfikuje, czy na drugim etapie nie zostały wprowadzone wrażliwe zmiany na dowodzie. Jeśli tego typu zmiany nie zostały wprowadzone, to etap nr 3 i 5 zostanie zaakceptowany automatycznie.

Jakie to daje korzyści?

• Usprawnienie procesu akceptacji dokumentów zakupowych – wyeliminowanie konieczności powielonych akceptacji tej samej osoby.
• Kontrola zmian na dowodzie.
• Możliwość zarządzania automatyczną akceptacją w kontekście etapów autoryzacji.

Autor wpisu: Jakub Adamus