W module Środki trwałe udoskonalono pracę z kluczami indywidualnymi. Ulepszono schemat księgowania oraz schemat tworzący wzorzec dla kartoteki środka trwałego, umożliwiając księgowanie środków trwałych prowadzonych przy użyciu kluczy indywidualnych.

Dostępne dotychczas klucze kosztowe główne okazały się niewystarczające w niektórych rozwiązaniach. W przypadku, gdy środki trwałe bardzo rzadko mogą posiadać takie samo rozbicie na klucze kosztowe, znacznie wygodniejsze jest korzystanie z kluczy indywidualnych, podpinanych bezpośrednio do każdej kartoteki środka trwałego, tworzonych automatycznie.

Klucze kosztowe główne nie zastąpią w niektórych przypadkach kluczy indywidualnych, które są korzystniejsze, gdy istnieje potrzeba oddzielenia warstwy ściśle księgowej od kontrolingowej – rozbicie na wymiary realizowane jest w osobnej tabeli, co zmniejsza ilość błędów i ułatwia wprowadzanie danych w porównaniu z wprowadzaniem wymiarów w szablonie rozksięgowań.

Wprowadzona zmiana pozwala klientowi zdecydować podczas wdrożenia, jaki sposób pracy jest dla niego najkorzystniejszy:

• używać kluczy kosztowych indywidualnych – gdy nie chcemy ingerować w szablon księgowania, a każdy środek może mieć niezależne rozbicie.
• używać kluczy kosztowych głównych – gdy grupy środków mają takie samo rozbicie, które może być jednocześnie okresowo zmieniane. Klucz kosztowy z rozbiciem musi być wcześniej utworzony. Często tworzenie takich kluczy realizuje dział kontrolingu. Rozbicie na wymiary dla pozostałych środków, nie korzystających z klucza głównego, wprowadzamy bezpośrednio w szablonie kartoteki.
• nie korzystać z kluczy kosztowych – gdy wymiary nie są używane lub rozbicie na wymiary wprowadzamy bezpośrednio w szablonie księgowania.

Praca z kluczami indywidualnymi przedstawiona jest na poniższym przykładzie.

Wprowadzanie dokumentu OT – przyjęcie środka oraz klucza kosztowego indywidualnego

W przypadku kluczy indywidualnych, po utworzeniu dokumentu OT automatycznie tworzony jest klucz kosztowy dla kartoteki. Nazwa klucza jest automatycznie nadawanym, unikalnym identyfikatorem i jest to numer z dziennika (NzD) dokumentu OT. W słowniku Dokumenty OT,NO – przyjęcie środka, nieodpłatne przyjęcie dostępne są między innymi szczegóły:

• Szablon rozksięgowań,
• ST – Klucze kosztowe,
• ST – Pozycje kluczy kosztowych.

W szczególe Szablon rozksięgowań klucz kosztowy utworzony dla kartoteki widoczny jest w kolumnie Klucz.

Rys. Słownik Dokumenty OT,NO – przyjęcie środka, nieodpłatne przyjęcie,szczegół Szablon rozksięgowań z utworzonym kluczem dla kartoteki

W szczególe ST – Klucze kosztowe widoczne są informacje o kluczu kosztowym, okresie obowiązywania i aktywności. Po utworzeniu dokumentu OT widoczny jest tam jeden wiersz.

Rys. Słownik Dokumenty OT,NO – przyjęcie środka, nieodpłatne przyjęcie, szczegół ST – Klucze kosztowe z informacjami o utworzonym kluczu kosztowym

Po utworzeniu dokumentu OT szczegół ST – pozycje kluczy kosztowych nie zawiera danych, należy je uzupełnić.

Rys. Słownik Dokumenty OT,NO – przyjęcie środka, nieodpłatne przyjęcie, szczegół ST – Pozycje kluczy kosztowych, pozycje klucza kosztowego do uzupełnienia

Uwaga! Uzupełniając pozycje klucza kosztowego w szczególe ST – pozycje kluczy kosztowych trzeba pamiętać, że nie należy wypełniać w tym szczególe tego samego wymiaru, który mamy już wypełniony w szablonie księgowania.

W omawianym przykładzie w szczególe Szablon rozksięgowań wymiar Struktura\Działy jest wypełniony wartością ADM. Jeśli w szczególe ST – pozycje kluczy kosztowych też wystąpi rozbicie dla wymiaru Struktura\Działy, to księgowanie nastąpi według wartości z tego szczegółu, a wartość ze szczegółu Szablon rozksięgowań nie będzie brana pod uwagę.

Rys. Słownik Dokumenty OT,NO – przyjęcie środka, nieodpłatne przyjęcie, szczegół ST – Pozycje kluczy kosztowych, uzupełnione pozycje klucza kosztowego

Po uzupełnieniu pozycji klucza kosztowego kartoteka środka jest gotowa do dalszej pracy.

Wprowadzanie dokumentu OA – odpis amortyzacyjny

Wystawmy dokument OA w słowniku Dokumenty OA – odpis amortyzacyjny/umorzeniowy i prześledźmy księgowanie dokumentu.

W omawianym kontekście istotne są następujące szczegóły:

• Rozksięgowania dla dowodu,
• ST – pozycje kluczy kosztowych,
• Dowód z wymiarami kontrolingowymi.

Szczegół Rozksięgowania dla dowodu zawiera dane do księgowanego dokumentu, z kwotami i wymiarami podanymi w szablonie księgowania.

Rys. Słownik Dokumenty OA – odpis amortyzacyjny/umorzeniowy, Szczegół Rozksięgowania dla dowodu

Szczegół ST – pozycje kluczy kosztowych zawiera rozbicie na wymiary według klucza przypisanego do kartoteki dla tego dowodu.

Rys. Słownik Dokumenty OA – odpis amortyzacyjny/umorzeniowy, szczegół ST – pozycje kluczy kosztowych

Szczegół Dowód z wymiarami kontrolingowymi zawiera pełne dane z rozbiciem na wymiary, dane widoczne po zaksięgowaniu.

Rys. Słownik Dokumenty OA – odpis amortyzacyjny/umorzeniowy, szczegół Dowód z wymiarami kontrolingowymi

Wprowadzone powyżej rozbicie na wymiary, zgodnie z filozofią prowadzenia środków trwałych, będzie miało zastosowanie, dopóki nie zostanie wystawiony dokument OA. Po wystawieniu OA linijki rozbicia w ST – Pozycje kluczy kosztowych nie są już edytowalne.

Pozycji klucza kosztowego nie można zmieniać, jeśli dokument OT jest zaksięgowany.

Zmiana rozbicia na wymiary kontrolingowe

W przypadku, gdy musimy wprowadzić zmiany w pozycjach klucza kosztowego, musimy wygenerować nowy okres obowiązywania dla klucza kosztowego kartoteki. Służy do tego dokument MT – zmiana miejsca użytkowania / danych klasyfikacyjnych.

Aby dokument MT dodał nowy okres klucza kosztowego należy w zakładce Dane księgowe zmieniane dokumentem zaznaczyć pole Generuj nowe pozycje klucza. Bez zaznaczenia tego pola dokument MT będzie standardowym dokumentem zmieniającym inne wartości, tak jak do tej pory.

Rys. Okno edycyjne dokumentu MT, zakładka Dane księgowe zmieniane dokumentem

Dokument MT z zaznaczonym polem musi być wystawiony na pierwszy dzień miesiąca i musi być pierwszym dowodem w miesiącu dla kartoteki, w przeciwnym razie otrzymamy informację jak poniżej.

Rys. Komunikat o prawidłowej dacie wystawiania dokumentu MT zmieniającego pozycje kluczy kosztowych

Po wystawieniu dokumentu MT powstaje nowe rozbicie z okresem obowiązywania zgodnym z datą dokumentu MT. Pozycje kluczy zostają przepisane z poprzedniego okresu obowiązywania dla klucza z tym, że teraz pozycje klucza są edytowalne.

Rys. Słownik Dokumenty MT – zmiana miejsca użytkowania / danych klasyfikacyjnych, ST – pozycje kluczy kosztowych po utworzeniu dokumentu

Poniżej zmienione pozycje klucza obowiązujące od daty dowodu MT.

Rys. Słownik Dokumenty MT – zmiana miejsca użytkowania / danych klasyfikacyjnych, szczegół ST – pozycje kluczy kosztowych po zmianie

Od momentu wystawienia dokumentu MT dokumenty będą księgowane z nowym rozbiciem według obowiązujących pozycji klucza kosztowego kartoteki środka.

W słowniku Kartoteki środków zmiana wprowadzona dokumentem MT widoczna jest w szczegółach:

• ST – Klucze kosztowe,
• ST – Pozycje kluczy kosztowych dla kartoteki.

W szczególe ST – Klucze kosztowe widoczne są okresy obowiązywania dla klucza, w tym przypadku wprowadzone dokumentem OT i MT.

Rys. Słownik Kartoteki środków, szczegół ST – klucze kosztowe, informacje o okresach obowiązywania klucza

W szczególe ST – Pozycje kluczy kosztowych dla kartoteki widoczne są aktualne dla kartoteki pozycje kluczy kosztowych.

Rys. Słownik Kartoteki środków, szczegół ST – Pozycje kluczy kosztowych dla kartoteki

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE