Tak, to jest możliwe. Krajowy System e-Faktur sprawdzi jedynie zgodność przesłanej faktury z wzorcem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Sprzedawca musi zadbać o zgodność dokumentu z przepisami dotyczącymi VAT i innymi wymogami związanymi z jego branżą. Nabywca również powinien weryfikować faktury zakupu odbierane z KSeF.

Jako dostawca rozwiązań dla biznesu jesteśmy zdania, że cyfryzacja powinna pomagać użytkownikom w szerokim zakresie, nie tylko w spełnieniu wymogów platformy rządowej. W związku z tym pracujemy nad usługą Businesscheck Kontrola e-Faktur, która ma na celu sprawdzenie faktury, tym samym pomagając księgowym w ich codziennych obowiązkach.

Sprawdź faktury

Płatność MPP poniżej 15 000 złotych? Kurs waluty sprzed trzech dni roboczych? Niezgodność sum stopki VAT i kwoty do zapłaty? System KSeF przyjmie faktury z takimi błędami. Oczywiście mają Państwo w swoich systemach ERP odpowiednie algorytmy kontrolujące. Ale czy na pewno mają je Państwa dostawcy? Na przykład faktura zakupu płatna przelewem może przyjść bez numeru konta bankowego. Może pojawić się błędne wyliczenie VAT u dostawcy. Po wejściu KSeF zmienia się definicja daty wystawienia faktury i trzeba sprawdzić, czy sprzedawca był czynnym płatnikiem VAT w dniu wystawienia tej faktury (mógł wysłać fakturę dzień po przystąpieniu do grupy VAT).

Pamiętajmy, że wprowadzając KSeF Ministerstwo Finansów zyskuje dostęp do danych e-faktur przekazywanych przez podatników i przygotowuje odpowiednie systemy analityczno-kontrolne. W związku z tym przygotowaliśmy dodatkowy bufor bezpieczeństwa, czyli nową usługę Businesscheck Kontrola e-Faktur. Businesscheck będzie udostępniał kilkadziesiąt reguł kontrolnych, które sprawdzą dokumenty sprzedaży i zakupu. Wśród nich można wyróżnić następujące grupy:

• weryfikacja zgodności danych dokumentu z przepisami ustawy o VAT,
• sprawdzenie zgodności faktur sprzedażowych i zakupowych oraz faktur historycznych,
• potwierdzenie zgodności danych kontrahenta z BLP lub VIES.

Wynikiem kontroli będzie jeden z wymienionych komunikatów:

• OK – algorytmy kontrolujące nie znalazły niezgodności w dokumencie,
• STOP – algorytmy kontrolujące znalazły błąd w dokumencie,
• UWAGA – potrzebna jest weryfikacja dokumentu przez użytkownika.

Powyższy wynik zostanie udostępniony w systemie ERP.

Przykładowe formuły sprawdzające:

• Sprawdzenie daty wystawienia faktury z datą sprzedaży – formuła sprawdza, czy faktura nie została wystawiona zbyt wcześnie lub zbyt późno w odniesieniu do daty dostawy towaru lub zakończenia usługi.
• Mechanizm podzielonej płatności – czy w dokumencie spełniającym odpowiednie wymogi został zaznaczony split-payment, albo czy nie został zaznaczony w dokumencie, który nie spełnia tych wymogów.
• Dostawa towaru lub świadczenie usług zwolnionych z VAT – sprawdzamy, czy zostało podane uzasadnienie korzystania z dostawy towaru lub świadczenia usług zwolnionych z VAT.
• Kurs waluty – sprawdzenie, czy kurs waluty nie jest starszy, niż dwa dni robocze (według założeń nowego projektu ustawy).
• Sprawdzenie wartości kwoty do zapłaty, suma wszystkich pozycji, obciążeń i zaliczek.
• Sprawdzenie kontrahenta w serwisie BLP lub VIES.

Czy Businessscheck to osobny program?

Nie, Businesscheck Kontrola e-Faktur to usługa w chmurze, która jest połączona z systemem ERP. Wykorzystanie tej usługi zależy od tego, jak są Państwo przygotowani do wystawiania i odbierania faktur przez KSeF. Można wyróżnić kilka etapów wdrażania Businesschecka, które przedstawiamy poniżej.

Rys. 1. Scenariusze korzystania z usługi Businesscheck

Przygotowanie procesów i systemu ERP

Podczas etapu przygotowania procesów i systemu ERP korzystamy z kontroli dokumentów historycznych. Businesscheck na podstawie wcześniej zarejestrowanych dokumentów w systemie ERP, przeprowadzi kontrolę dokumentów np. ze wskazanego okresu (miesiąc, kwartał itd.). Następnie przekaże wyniki kontroli nadając im odpowiedni status (w tym przypadku nie trzeba uruchamiać komunikacji z KSeF).

System ERP przygotowany do testów lub współpracy z KSeF

Na tym etapie faktura nie będzie jeszcze przekazywana do KSeF. Businesscheck automatycznie sprawdzi każdą wystawianą fakturę pod kątem zgodności z wymaganym przez ministerstwo formatem e-faktury oraz posiadanymi formułami kontrolnymi. Po sprawdzeniu faktura zostanie oznaczona w systemie ERP odpowiednim statusem, a w przypadku stwierdzenia niezgodności otrzyma dodatkową informację o ewentualnym błędzie lub ostrzeżeniem do wyjaśnienia. Pozwala to na weryfikację gotowości systemu do współpracy z KSeF, która dotyczy uwzględnienia wszystkich przypadków występujących dokumentów lub np. konieczności przygotowania modyfikacji w systemie w związku z jego bieżącym rozwojem, również tych, które są spowodowane zmianami prawnymi. Faktura, oznaczona przez system jako poprawnie wypełniona, będzie gotowa do wysłania do KSeF.

Produkcyjne korzystanie z KSeF

Każda faktura przed przekazaniem jej do KSeF będzie automatycznie sprawdzana przez Businesscheck. W przypadku stwierdzenia niezgodności, przekazanie faktury do KSeF zostanie wstrzymane, a użytkownik systemu ERP przez odpowiedni status dokumentu otrzyma informację o błędzie w fakturze w systemie ERP lub ostrzeżenie do wyjaśnienia. Businesscheck również posiada funkcję kontroli, która będzie widoczna na liście faktur zakupu pobieranej z KSeF. Pozwoli to na szybszą reakcję oraz wyjaśnienie z dostawcą zgłoszonej przez Businesscheck uwagi do faktury.

Dlaczego Businesscheck? Nie wystarczy sam ERP?

Ze względu na nieuniknioną cyfryzację obrotu gospodarczego w całej Unii Europejskiej, przygotowujemy rozszerzenie Businesscheck Kontrola e-Faktur, które będzie towarzyszyć systemowi ERP w dalszym rozwoju systemu. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że za kilka miesięcy zaistnieje potrzeba sprawdzania innych dokumentów lub danych na fakturach. Umieszczanie kolejnych zmian w systemach ERP, u wszystkich klientów, będzie czasochłonne. Jak wiemy, niektóre rozporządzenia mają bardzo krótki okres vacatio legis (czyli określony w przepisach prawa okres między publikacją aktu prawnego a jego wejściem w życie). W związku z tym bezpieczniej jest wprowadzić zmianę w systemie Businesscheck jako kolejną formułę kontrolną, zamiast rozbudowywać systemy, z którego korzystają użytkownicy.

Jak widać, system Businesscheck stanowi bufor bezpieczeństwa, który weryfikuje dane wymieniane pomiędzy systemem ERP i platformą KSeF. Aby przekonali się Państwo do korzyści z kontroli faktur otrzymywanych i wysyłanych do KSeF, konieczne jest wygenerowanie pierwszego dokumentu w formacie KSeF. Do wykonania tej czynności niezbędne jest przeprowadzenie analizy oraz zamówienie instalacji zmian.

Jak już Państwo wiedzą z naszych poprzednich artykułów, wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych jest dużym wyzwaniem. Nie tylko informatycznym, ale również organizacyjnym i, może się okazać, że również logistycznym.

Zachęcamy do kontaktu z Państwa opiekunami w celu ustalenia terminu przeprowadzenia analizy!

Autor: Przemysław Mirecki