W poprzednich artykułach z cyklu przybliżającego KSeF (Krajowy System e-Faktur) przedstawiliśmy temat zgłoszenia firmy do KSeF, uprawnień użytkowników w KSeF oraz sposobu generowania dokumentów sprzedaży w systemie ERP, wysyłania ich na platformę KSeF i odbierania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) faktury. W kolejnym artykule omawiamy etap odbioru e-faktury od dostawcy oraz dalszy przebieg procesu przekazania e-faktury do poszczególnych modułów w systemie ERP.

Skąd wiadomo, że nasz dostawca wystawił fakturę w KSeF?

KSeF służy do wystawiania, przechowywania oraz wysyłania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur). Elektroniczne faktury w Krajowym Systemie e-Faktur mają odpowiednią strukturę, która uwzględnia m.in. numer NIP. Dzięki niemu wiadomo, że dostawca wystawił fakturę dla Twojej firmy w KSeF. NIP Twojej firmy jest widoczny w sekcji nabywcy, odbiorcy bądź płatnika e-faktury (warto w tym miejscu zaznaczyć, że nabywca, odbiorca i płatnik nie są jedynymi nabywcami faktury, ale o tym w kolejnym artykule). Po wystawieniu faktury przez dostawcę, system automatycznie pobierze ją z KSeF.

Businesslink na bieżąco komunikuje się z KSeF i sprawdza, czy faktury od dostawców są dostępne do odbioru. Następnie takie faktury automatycznie pobiera i przekazuje do systemu ERP, gdzie czekają na kolejny krok (warto dodać, że od momentu obowiązywania KSeF data otrzymania faktury przez nabywcę będzie taka sama jak data nadania jej numeru przez KSeF). Jak często powinniśmy sprawdzać w systemie ERP, czy mamy do odbioru fakturę? Cały czas od momentu, w którym zdecydujemy się korzystać z usługi Businesslink.

Faktura odebrana – i co dalej?

Niżej proponujemy kilka przykładowych propozycji obsługi faktury ustrukturyzowanej w ERP. Najprościej jest uruchomić elektroniczny obieg faktur zakupu, ale dostępne są również inne procesy, które wspomagają obieg faktury w modułach: Finanse i Księgowość oraz Logistyka. Zachęcamy do wykorzystania możliwości naszego systemu.

Otrzymanej faktury nie trzeba rejestrować, skanować ani odczytywać OCRem

Elektroniczna wersja dokumentu trafia od razu do systemu ERP i jest automatycznie rejestrowana. Pomaga w tym nasz asystent Genius, który działa w oparciu o mechanizm sztucznej inteligencji. Genius działa w tle i może podpowiadać typ faktury, ścieżkę akceptacji lub nawet wskazywać osoby, które powinny otrzymać fakturę do akceptacji.

Następnie uprawniony użytkownik sprawdza podpowiedzi Geniusa, ewentualnie uzupełnia osoby akceptujące i dokument zostaje przekazany dalej. Cały proces obiegu dokumentu zawsze kończy się dekretacją faktury w module FK, jednak wcześniej, w zależności od konfiguracji, może być również wczytany do modułu LS.

Na co zwrócić uwagę w trakcie przygotowań do konfiguracji systemu:

• Szczególne przypadki dotyczące ścieżek akceptacji i reguł podpowiadania osób opisujących i akceptujących dokumenty.
• Sposób obsługi podziałów controllingowych, które są wprowadzane jako merytoryczny opis faktury (na ich podstawie można automatycznie tworzyć dekrety).
• Opisy księgowe, cechy dokumentu księgowego, które zostaną wykorzystane w dalszej części procesu.
• Powiązanie faktury z innymi dokumentami, np. zapotrzebowaniami, załącznikami dostarczanymi przez dostawców lub pracowników niezależnie od KSeF.

Bezpośrednia rejestracja dokumentu księgowego

Genius, na podstawie kontrahenta, może automatycznie ustalić rejestr księgowy, rodzaj dokumentu, rejestr VAT oraz grupę VAT. Jeżeli w systemie ERP zabraknie wystarczających danych potrzebnych do prawidłowego działania Geniusa, to użytkownik będzie musiał uzupełnić te informacje. Następnie, już w module Finanse i Księgowość, nastąpi dekretacja i akceptacja dokumentu.

Przekazanie e-faktury do modułu LS

Każdy z systemów ERP własną ścieżką przekazuje e-faktury do modułu LS:

• System Softlab ERP uwzględnia:
  • przypisanie pobranej faktury do wybranego rodzaju dowodu i magazynu,
  • powiązanie faktury z wybranym dokumentem przyjęcia (PZ) lub korekty z dokumentem korygowanym,
  • powiązanie faktury odebranej z KSeF z zamówieniem do dostawcy, zapotrzebowaniem,
  • automatyzację i wspomaganie przypisania artykułów z faktury dostawcy na nasze pozycje magazynowe,
  • kopiowanie opisów i danych dodatkowych z wcześniej przygotowanych dokumentów,
  • kopiowanie wymiarów kontrolingowych ze wskazanego dokumentu.

Jak się przygotować do KSeF?

Systemy ERP by Asseco są już gotowe do obsługi z KSeF. Stale monitorujemy zmiany, które pojawiają się w nowych ustawach i rozporządzeniach i na bieżąco je udoskonalamy, nie tylko dbając o zgodność naszych systemów z przepisami polskiego prawa, ale również wprowadzając dodatkowe elementy ułatwiające pracę ich użytkownikom.

Ale to tylko jedna strona wdrożenia e-faktur. Druga – nieraz trudniejsza i bardziej czasochłonna – to opracowanie procesów w konkretnej organizacji. Możemy to zrobić tylko ściśle współpracując z Państwem.

Zachęcamy zatem do kontaktu z nami oraz do korzystania z systemów ERP by Asseco. W świetle obowiązujących przepisów dotyczących KSeF przyjrzymy się wspólnie Państwa organizacji i pomożemy odpowiedzieć na poniższe pytania:

• Czy w mojej organizacji będzie można utrzymać dotychczasowy podział obowiązków?
• Czy zachowamy kolejność operacji?
• Czy niezbędne zmiany będą niewielkie, czy gruntowne?
• Jak zgrać nowy model z pracą w programie ERP?
• Jak wykorzystać automatyzację, aby maksymalnie ograniczy pracochłonność i koszty obsługi dokumentów?
• I najważniejsze – ile czasu zajmie nam zaplanowanie i wprowadzenie zmian?

Zachęcamy Państwa do kontaktu z nami!

Dowiedz się więcej: https://assecobs.pl/erp/krajowy-system-e-faktur-ksef/

Autor: Przemysław Mirecki