W ramach mechanizmu Softlab Anywhere operatorowi modułu LS i Sekretariat umożliwiono wysłanie prośby o odksięgowanie dokumentu wyeksportowanego do modułu FK.

Dokument w modułach LS i Sekretariat po wyeksportowaniu do FK i zaksięgowaniu jest niedostępny do edycji. Dotychczas użytkownik chcący przenieść taki dokument do edycji był informowany przez system, że musi poprosić księgowość o odksięgowanie. Obecnie system umożliwia wysłanie elektronicznej prośby o odksięgowanie do właściwej osoby. Zmiana służy lepszej komunikacji między działem logistycznym czy sekretariatem a działem finansowo-księgowym.

Opisywany mechanizm działa na dowodach pochodzących z modułu LS lub Sekretariat, które zostały wyeksportowane do modułu FK. Użytkownik podczas próby przeniesienia takiego dowodu w stan Edycja lub przy próbie wycofania go z modułu FK za pomocą statusu zobaczy formularz, za pomocą którego będzie mógł przesłać uprawnionej osobie prośbę o akceptację wycofania tego dokumentu z FK poprzez jego odksięgowanie.

Rys. Wycofanie dokumentu z modułu FK

Rys. Okno formularza z prośbą o odksięgowanie dokumentu z modułu FK

Na formularzu znajdują się następujące informacje:

·         Numer dowodu – numer księgowy dowodu, po kliknięciu w numer zostaniemy przeniesieni do słownika z modułu FK, w którym znajduje się ten dowód,

·         Magazyn – symbol i opis magazynu związany z dowodem,

·         Rodzaj dowodu – symbol rodzaju dowodu,

·         Kontrahent – nazwa i logo kontrahenta, po kliknięciu w nazwę zostaniemy przeniesieni do słownika Kontrahenci z odfiltrowanymi danymi kontrahenta,

·         Data wystawienia – data wystawienia dokumentu,

·         Kwota brutto – wartość brutto dowodu,

·         Waluta – symbol waluty dowodu,

·         Wybierz osoby upoważnione – pole wyboru osoby upoważnionej do autoryzacji operacji,

·         Komentarz – dodatkowa wiadomość, która będzie widoczna dla osoby autoryzującej.

Osoba, do której skierowana jest prośba, widzi ją w oknie Notatki i konwersacje (w zależności od konfiguracji może też otrzymać ją w wiadomości e-mail).

Rys. Otrzymana prośba o odksięgowanie dokumentu z modułu FK

W razie potrzeby osoba autoryzująca może otworzyć dokument klikając w wyświetlany numer i zapoznać się z jego treścią. Otrzymana prośba może być zaakceptowana lub odrzucona. W obydwu przypadkach użytkownik wysyłający prośbę otrzyma informację zwrotną o wykonanej czynności autoryzującego.

Zaakceptowana prośba o odksięgowanie dokumentu skutkuje przeniesieniem dowodu do edycji w module FK. Dzięki temu użytkownik wysyłający prośbę może już wycofać dokument z modułu FK. Dodatkowo w słowniku FK, gdzie znajduje się dokument, w szczególe Historia operacji dla wycofanego dowodu pojawi się wpis wraz z komentarzem Wycofanie do edycji dokumentu na prośbę <imię i nazwisko użytkownika>.

Rys. Szczegół Historia operacji