Moduł FK systemu Softlab ERP dostosowano do obowiązujących przepisów prawa dotyczących konieczności prowadzenia ewidencji transakcji rozliczanych procedurą unijną VAT OSS (One Stop Shop).
Ewidencja powinna być prowadzona w postaci elektronicznej, zgodnie z wymogami art. 63c rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r., ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej rozporządzenie 282/2011) i udostępniana na każde żądanie organu nadzorującego.
Procedura unijna dotyczy dwóch rodzajów świadczeń, tj.:
· wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość WSTO (sprzedaż wysyłkowa),
· usług świadczonych na rzecz konsumentów z innych niż Polska państw UE (TBE).
Ewidencja transakcji prowadzona na potrzeby procedury unijnej (art. 130d ust. 1 ustawy o VAT) powinna zawierać elementy wskazane w art. 63c ust. 1 rozporządzenia 282/2011. Są to:
· oznaczenie państwa członkowskiego konsumpcji, na rzecz którego są dokonywane dostawy towarów lub są świadczone usługi,
· rodzaj świadczonych usług lub opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy,
· datę świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów,
· podstawę opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty,
· wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania (np. rabaty),
· zastosowaną stawkę VAT,
· kwotę należnego VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty,
· datę i kwotę otrzymanych płatności,
· wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług,
· informacje zawarte na fakturze, jeśli została wystawiona,
· w przypadku usług – informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym usługobiorca ma siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu,
· w przypadku towarów – informacje wykorzystywane do określenia miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy,
· wszelkie dowody dotyczące możliwych zwrotów towarów, w tym podstawę opodatkowania i zastosowaną stawkę VAT.
1. Słownik Ewidencja OSS (procedura unijna)
Ewidencja transakcji na potrzeby procedury unijnej w systemie Softlab ERP jest prowadzona za pomocą dokumentów sprzedaży wystawianych w module LS lub FK. Dokumenty te muszą być rejestrowane w odpowiednio skonfigurowanych rejestrach sprzedaży i być opisywane stawkami VAT z krajów UE oraz odpowiednimi grupami klasyfikacji: WSTO, TBE, TBE1.
Słownik Ewidencja OSS (procedura unijna) wykorzystuje definicję pozycji deklaracji VIU-DO, trafiają do niego te same dokumenty, które są podstawą sporządzenia tejże deklaracji. Ewidencja uwzględnia również informacje powiązane z dokumentami sprzedaży wysyłkowej: rozrachunki, zaliczki, korekty.
Słownik Ewidencja OSS (procedura unijna) przedstawia następujące informacje o transakcji:
· Informacje o ujęciu dokumentu sprzedaży w module FK, czyli numer ewidencyjny dowodu księgowego, data dowodu, rodzaj dowodu, magazyn, numer dowodu w rejestrze.
· Informacje o dokumencie sprzedaży, czyli numer faktury, data wystawienia, data VAT, data sprzedaży.
· Informacje o nabywcy – logo nabywcy, jego nazwa, adres, NIP.
· Waluta i jej kurs zastosowany na dokumencie sprzedaży.
· Dane wartościowe:
o kwoty brutto, netto, VAT w walucie dokumentu,
o kwoty brutto, netto, VAT w PLN (po kursie z dokumentu),
o kwoty brutto, netto, VAT w EUR. Operacje w innych walutach niż EUR przeliczane są po kursie z ostatniego dnia kwartału lub z daty końcowej podanej podczas przygotowywania danych. Data zastosowanego kursu i jego wartość widoczna jest w słowniku w kolumnie Kurs waluty (wg EBC).
· Dane o wysyłce:
o kraj rozpoczęcia i zakończenia wysyłki towarów,
o adres dostawy.
· Dane potrzebne do uzgodnienia i wypełnienia deklaracji VIU-DO:
o kraj i NIP działalności,
o kraj konsumpcji,
o zastosowana stawka VAT, rodzaj stawki (podstawowa, obniżona),
o grupa klasyfikacji,
o rodzaj dostaw (GOODS dla towarów, SERVICES dla usług).
Rys. Słownik Ewidencja OSS (procedura unijna), część 1
Rys. Słownik Ewidencja OSS (procedura unijna), część 2
W słowniku znajdują się szczegóły: Dowody, Dowód, Dowód z wymiarami kontrolingowymi, Pozycje faktury, Szczegóły rozrachunków, Nagłówki rozrachunków, Dowody korygowane, Dowody korygujące, Dokumenty źródłowe, Kontrole biznesowe, Zaliczki.
2. Przygotowanie danych
W celu napełnienia danymi słownika Ewidencja OSS (procedura unijna) należy skorzystać z procedury Przygotuj dane. W parametrach procedury należy podać okres, za jaki chcemy analizować dane. Zakres analizowanych danych możemy zawęzić do wskazanych krajów konsumpcji, stawek VAT, grup klasyfikacji, symbolu waluty czy rodzaju dowodu.
Rys. Okno procedury Przygotuj dane
Procedura wyświetli w słowniku dokumenty zakwalifikowane do ewidencji OSS, zgodnie z konfiguracją deklaracji VIU-DO i parametrami procedury. Dane w słowniku są widoczne tylko do czasu jego zamknięcia. Po każdorazowym otwarciu słownika dane należy przygotować od nowa.
Uwaga!
Podczas przygotowywania danych w walutach innych niż EUR dokonywane jest przeliczenie kwoty po kursie Europejskiego Banku Centralnego na ostatni dzień kwartału wynikającego z daty VAT dokumentu. Jeśli w parametrach procedury podano okres, dla którego data końcowa (Data do) nie jest zgodna z końcem kwartału, przeliczenie następuje według daty końcowej.
Poniżej przedstawiono przykłady wyznaczania daty przeliczenia kwot w walutach po kursie EBC:
Przykład 1
W parametrach procedury Przygotuj dane podano okres od 01.01.2022 do 31.03.2022. Wszystkie dokumenty w walutach innych niż EUR będą przeliczane według kursu EBC z dnia 31.03.2022.
Przykład 2
W parametrach procedury Przygotuj dane podano okres od 01.01.2022 do 30.04.2022. Dokumenty zostaną podzielone na dwa zbiory:
2. pierwszy zbiór będzie obejmował dokumenty z datą VAT od 01.01.2022 do 31.03.2022, dokumenty w walutach innych niż EUR będą przeliczane według kursu EBC z dnia 31.03.2022,
2. drugi zbiór będzie obejmował dokumenty z datą VAT od 01.04.2022 do 30.04.2022, dokumenty w walutach innych niż EUR będą przeliczane według kursu EBC z dnia 30.04.2022.
Informacja o dacie kursu EBC i jego wartość znajduje się w słowniku Ewidencja OSS (procedura unijna) w bocznym panelu informacyjnym oraz jest eksportowana do pliku XLS.
Uwaga!
Procedura wymaga, aby na wyznaczone – zgodnie z opisaną wyżej zasadą – dni istniały wpisy w tabeli kursów walut EBC. W przypadku braku kursu w tabeli zostanie wyświetlony komunikat o błędzie, a procedura nie uzupełni słownika danymi.
Poniżej treść komunikatu o błędzie:
Rys. Komunikat o braku kursu dla waluty CZK z dnia 30.04.2022
3. Kursy walut EBC
Bezpośrednio ze słownika Ewidencja OSS (procedura unijna) można przejść do słownika Kursy walut EBC i sprawdzić kursy walut Europejskiego Banku Centralnego na wybrany dzień. Słownik Kursy walut EBC jest dostępny po uruchomieniu procedury Otwórz słownik z kursami walut EBC oraz po wybraniu akcji Kursy EBC.
Rys. Akcja Kursy EBC – otwarcie słownika Kursy walut EBC
Rys. Słownik Kursy walut EBC
W słowniku Kursy walut EBC dostępna jest procedura Załaduj kursy z EBC, umożliwiająca pobranie kursów z dnia podanego w parametrach.
4. Eksport danych do pliku XLS
Na każde żądanie urzędu skarbowego podatnik musi dostarczyć ewidencję OSS w postaci elektronicznej. W celu wyeksportowania danych do pliku XLS, należy w słowniku Ewidencja OSS (procedura unijna) zaznaczyć faktury, które chcemy wyeksportować i uruchomić procedurę Eksportuj dane do pliku XLS. W wygenerowanym pliku w arkuszu DOKUMENTY znajdą się wszystkie dokumenty dostępne w słowniku.
Rys. Przykładowy plik XLS z ewidencją OSS
Pozostałe arkusze to:
· POZYCJEFA – zawiera pozycje faktur wchodzących do ewidencji.
· PŁATNOŚCI – zawiera płatności dokonane do dokumentów wchodzących do ewidencji.
· ZALICZKI – zawiera wystawione faktury zaliczkowe do dokumentów wchodzących do ewidencji.
· KOREKTY – zawiera faktury korygujące wystawione do dokumentów wchodzących do ewidencji.
· PODSUMOWANIE – zawiera sumy kwot wg państwa członkowskiego konsumpcji, stawki VAT i waluty.
· LEGENDA – znajduje się opis pól występujących w poszczególnych zakładkach pliku XLS.