W systemie Softlab ERP wprowadzono zmianę, która umożliwia przeksięgowanie kosztów zakupu oraz podatku VAT do okresu księgowego wynikającego z daty zakupu (tzw. koszty cofane w czasie).
Funkcjonalność wykorzystywana jest w przypadku ewidencji dokumentów zakupu posiadających datę zakupu w innym miesiącu niż data wystawienia dokumentu.
Opisywany mechanizm wykorzystuje rodzaje transakcji (RTR) oraz zakłada, że we wzorcowym planie kont muszą być utworzone konta rozliczenia kosztów zakupu cofanych w czasie.
Po włączeniu mechanizmu zostaną wygenerowane dwa dokumenty w słowniku Dowody (rejestr DOW):
· Dokument o standardowym rodzaju dowodu PKKO dotyczący przeksięgowania kosztów z konta rozliczeniowego na właściwe konto kosztowe – warunkiem powstania tego dokumentu jest data zakupu pochodząca z innego okresu rozliczeniowego niż data dowodu.
· Dokument o standardowym rodzaju dowodu PKWVN przeksięgowujący podatek VAT z konta rozliczeniowego na konto VAT odpowiedniego okresu rozliczeniowego – warunkiem powstania tego dokumentu jest różny okres VAT wynikający z daty VAT i daty dowodu oraz sporządzona dla rodzaju dowodu odpowiednia konfiguracja definiująca rodzaj i schemat księgowania dowodu sprzężonego.
Dokumenty przeksięgowujące (w zależności od konfiguracji) mogą powstawać:
· automatycznie podczas przenoszenia faktury do brulionu,
· poprzez ręczne utworzenie dowodów przeksięgowujących, za pomocą nowej procedury Przeksięguj koszty do poprzedniego okresu, która jest dostępna w słowniku Rejestr zakupów. Procedura przeksięgowuje koszty z konta rozliczeniowego na właściwe konto kosztowe. Dodatkowo w oknie procedury za pomocą znacznika Przeksięguj VAT użytkownik może zdecydować, czy VAT zostanie przeksięgowany z konta rozliczeniowego na konto VAT w okresie wynikającym z daty VAT na dokumencie. Domyślna wartość znacznika jest konfigurowana. Natomiast za pomocą znacznika Dowód do brulionu? użytkownik decyduje, czy utworzony dokument/dokumenty zostanie w edycji, czy też zostanie od razu przeniesiony do brulionu.
Rys. Okno parametrów procedury Przeksięguj koszty do poprzedniego okresu
Przykład
Faktura zakupu wystawiona w LS ma różną datę wystawienia oraz daty sprzedaży i VAT.
Rys. Faktura zakupu z różnymi datami sprzedaży, VAT oraz wystawienia
W szczególe Wymiary kontrolingowe nagłówka uzupełnione są kody transakcji i wymiar Struktura\Działy.
Dla rodzaju transakcji USL/INN w słowniku Kody transakcji jest skonfigurowane konto rozliczenia kosztów zakupu cofanych w czasie (wartość 302/01 w kolumnie USL/KUR Konto). Dla rodzaju transakcji USL/KUR takiej konfiguracji brak, w związku z tym zostanie zastosowane domyślne konto do księgowania kosztów cofanych w czasie skonfigurowane w parametrze globalnym (domyślna wartość 302/00). Poniżej znajduje się okno z kodami transakcji, na którym widać skonfigurowane konto do przeksięgowań kosztów rozliczanych w czasie dla kodu USL/INN, dla kodu USL/KUR brak konfiguracji.
Rys. Słownik Kody transakcji, konfiguracja kont do przeksięgowania kosztów
Poniżej znajduje się widok zaewidencjonowanej faktury kosztowej wyeksportowanej do modułu FK, do słownika Rejestr zakupów:
Rys. Dowód wyeksportowany do słownika Rejestr zakupu
Ponieważ data zakupu i data dowodu są różne, dokument FZKKO został zaksięgowany na konta rozliczeniowe 302/01 i 302/00 wynikające z konfiguracji: konto 302/01 jest przypisane do kodu RTR USL/INN (wartość z kolumny Konto 3 w słowniku Kody transakcji), a konto rozliczeniowe 302/00 wynika z konfiguracji parametru globalnego. Dokument FZKKO został zaksięgowany w maju 2022.
Ponieważ data dowodu i data VAT są różne, to podatek VAT został zaksięgowany na konto VAT poprzednich okresów 224/08.
Po przeniesieniu faktury do brulionu, zgodnie z konfiguracją automatycznie zostały wygenerowane dwa dowody przeksięgowania. Dokumenty te zostały zaksięgowane w okresie kwiecień 2022.
Rys. Szczegół Dowody sprzężone – utworzone dokumenty przeksięgowujące koszty i VAT
Dokument przeksięgowania kosztów PKKO został utworzony w słowniku Dowody (rejestrze DOW), a koszty cofane zostały przeksięgowane z konta rozliczeniowego na konto kosztowe wynikające z konfiguracji kodów transakcji. Na dokument PKKO zostały również przeniesione wartości wymiarów uzupełnione na źródłowym dokumencie FZKKO.
Rys. Dowód PKKO przeksięgowania kosztów cofanych w czasie
Dowód PKWVN został utworzony w słowniku Dowody (rejestr DOW), a podatek VAT z konta poprzednich okresów został przeksięgowany do danego okresu rozliczeniowego na konto VAT bieżącego okresu. W tym wypadku został przeksięgowany z konta 224/08 na konto 221/02.
Rys. Dowód PKWVN przeksięgowania podatku VAT