W rejestrach zakupu oraz sprzedaży dokonano zmian w mechanizmie kontrolującym możliwość edycji dokumentów, które zostały już wysłane do JPK VAT z deklaracją.
Do tej pory edycja takich dokumentów była dozwolona tylko wówczas, gdy wygenerowano dokumenty stornujące JPK VAT. Uniemożliwiało to jednak poprawienie danych nie związanych z VAT-em, przykładowo zapisów na kontach czy też opisu dokumentu.
W związku z powyższym odblokowano możliwość edycji dokumentów, które zostały wysłane do JPK VAT z deklaracją, niezależnie od ich statusu wysyłki do JPK i istnienia dokumentów stornujących. Obecnie dokument wysłany do JPK VAT można przenieść do edycji (o ile spełnione są warunki konieczne), jednak edycja jest ograniczona tylko do niektórych elementów dowodu księgowego.
Warunki konieczne to:
· Okres finansowy musi być otwarty.
· Okres VAT musi być otwarty.
Dodatkowe warunki są uzależnione od tego, jaki element dokumentu chcemy poprawić oraz od istnienia dokumentów stornujących dane JPK VAT wygenerowanych do tego dokumentu.
I tak, część dowodową dokumentu (zapisy na kontach) można poprawiać niezależnie od istnienia dokumentów stornujących, natomiast część dokumentową (nagłówek oraz linijki dokumentu) można poprawiać w ograniczonym zakresie.
Część dokumentowa została podzielona na dwa zbiory: dane związane z JPK VAT oraz dane niezwiązane z JPK VAT. Dane związane z JPK VAT to:
· dane nabywcy/sprzedawcy: logo, NIP,
· numer faktury,
· daty sprzedaży, wystawienia, VAT,
· szczególny moment VAT,
· podzielona płatność,
· typ dokumentu, oznaczenia GTU, oznaczenia rodzajów transakcji,
· linijki dokumentu (stawka, grupa klasyfikacji, netto, VAT, brutto).
Dane niezwiązane z JPK VAT to:
· opis dokumentu,
· data dowodu,
· schemat księgowania,
· rodzaj i data płatności,
· terminarz płatności,
· symbol i numer rozrachunku,
· sposób naliczania odsetek.
Poniższa tabela przedstawia zmiany oraz warunki edycji dokumentu w sytuacji, gdy dokument nie posiada dokumentów stornujących dane JPK VAT.
Tabela 1. Dokument wysłany do JPK VAT – nie utworzono dokumentów stornujących
Poniższa tabela przedstawia zmiany oraz warunki edycji dokumentu w sytuacji, gdy dokument posiada dokumenty stornujące dane JPK VAT.
Tabela 2. Dokument wysłany do JPK VAT – utworzono dokumenty stornujące
Poniżej znajdują się przykłady sposobu modyfikacji dokumentów z datą VAT z okresu styczeń 2021 roku i w sytuacji, gdy zostały one już zaraportowane do pliku JPK VAT z deklaracją.
Rys. JPK VAT z deklaracją za styczeń 2021 r.
Przykład 1
Przygotowano i wysłano plik JPK VAT za okres styczeń 2021 roku. Okres VAT jest zamknięty, a status JPK VAT jest ustawiony na JPK VAT wysłany z sukcesem.
Rys. Słownik Okresy finansowe – zamknięty okres VAT
Użytkownik chce poprawić opis dokumentu. Dokument nie podlega edycji, ponieważ okres VAT jest zamknięty. W tej sytuacji dokumentów z datą VAT ze stycznia 2021 roku nie można edytować – zablokowane są akcje Edycja i Usuń.
Rys. Zablokowane akcje Edycja i Usuń
Przykład 2
Przygotowano i wysłano plik JPK VAT za okres styczeń 2021 roku. Okres VAT po wysyłce został otwarty, a status JPK VAT jest ustawiony na Dane FK w przygotowaniu.
Rys. Statusy dla okresu VAT – styczeń 2021 r.
Użytkownik chce zmienić tylko zapisy na kontach dla dokumentu FSKR/M0/21/1, nie zmieniając danych raportowanych w JPK VAT. W tym celu należy:
1. przenieść dokument do edycji (klawisz <F4>),
1. poprawić dane (linijki dowodu) (akcja Edycja).
1. przenieść dokument do brulionu (klawisz <F7>).
Rys. Dokument przeniesiony do edycji
Rys. Poprawiona część dowodowa dokumentu – pola związane z VAT nie edytowalne
Przykład 3
Przygotowano i wysłano plik JPK VAT za okres styczeń 2021 roku. Okres VAT po wysyłce został otwarty, a status JPK VAT jest ustawiony na Dane FK w przygotowaniu.
Rys. Statusy dla okresu VAT – styczeń 2021 r.
Użytkownik chce zmienić opis dokumentu, nie zmieniając danych raportowanych w JPK VAT. Do wyboru są 2 opcje:
1. Opis dowodu stanie się edytowalny po usunięciu linijek dowodu.
2.Włączenie parametru umożliwiającego edycję części dokumentowej bez usuwania linijek dowodu.
W pierwszym przypadku należy:
1. przenieść dokument do edycji (klawisz <F4>),
1. usunąć linijki dowodu,
1. poprawić opis dowodu,
1. poprawnie wygenerować linijki dowodu,
1. przenieść dokument do brulionu (klawisz <F7>).
Drugi przypadek jest możliwy do zastosowania, jeśli użyty schemat księgowania pozwala na edycję części dokumentowej. Modyfikacja schematu księgowania możliwa jest tylko dla uprawnionych użytkowników.
Rys. Włączony parametr Dopuszczaj zmianę dokumentu na schemacie SPRZ_EXP_FK
W tym przypadku należy:
1. przenieść dokument do edycji (klawisz <F4>),
1. uruchomić procedurę Włącz możliwość edycji części dokumentowej,
1. poprawić opis dowodu,
1. przenieść dokument do brulionu (klawisz <F7>).
Rys. Procedura Włącz możliwość edycji części dokumentowej
Rys. Poprawiony opis dokumentu – pola związane z VAT nie edytowalne
Przykład 4
Przygotowano i wysłano plik JPK VAT za okres styczeń 2021 roku. Okres VAT po wysyłce został otwarty, a status JPK VAT jest ustawiony na Dane FK w przygotowaniu.
Użytkownik chce poprawić np. grupę klasyfikacji VAT z SE na SK.
Aby zmienić grupę klasyfkacji VAT lub inne dane mające związek z VAT należy:
1. wygenerować dokumenty stornujące KJPK procedurą Zmień klasyfikację JPK VAT,
1. usunąć zapisy na kontach,
1. poprawić grupę klasyfikacji w linijkach dokumentu,
1. wygenerować zapisy na kontach,
1. przenieść dokument do brulionu (klawisz <F7>),
1. zamknąć okres VAT,
1. wygenerować korektę deklaracji VAT-7,
1. wygenerować korektę pliku JPK za styczeń 2021 r.
Rys. Procedura do generowania dokumentów stornujących
Rys. Wygenerowane dokumenty stornujące KJPKS
Rys. Możliwość edycji danych nagłówkowych oraz stopki VAT po wygenerowaniu dok. stornujących
Rys. Korekta pliku JPK za styczeń 2021 r.