Proces kontroli nośnika na wydaniu, czyli co możemy zrobić, aby klient zawsze otrzymywał towar zgodny z zamówieniem.
Potrzeba biznesowa
Towary wydawane z magazynu muszą być zgodne z zamówieniem klienta. Dotyczy to zarówno rodzaju i typu towaru, jak również jego ilości. Proces kompletowania, wydawania, a następnie załadunku opakowania wysyłkowego niesie za sobą ryzyko pomyłki w postaci rozbieżności pomiędzy zamówieniem klienta a towarem zabranym z magazynu.
Braki w wydawanych nośnikach z towarem powodują konieczność ponownej wysyłki, obniżają zaufanie klientów i angażują dodatkowy czas pracowników w celu wyjaśnienia niezgodności. Nadwyżki, do których odbiorca się nie przyzna, stanowią niepotrzebne straty firmy.
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
Dodatkową weryfikację skompletowanego towaru można przeprowadzić, przepakowując zebrane zamówienia. Rozwiązanie to nie eliminuje jednak całkowicie ryzyka wystąpienia błędu.
Kompletacja towaru do wydania z magazynu często odbywa się bezpośrednio do opakowań wysyłkowych. Dla tak skompletowanego towaru nie są realizowane dodatkowe procesy pakowania i kontroli. W trakcie kompletacji zdarzają się pomyłki zarówno w kwestii ilości, jak również samego asortymentu.
Rozbieżności w zawartości jednostek wysyłkowych mogą też powstać w momencie, kiedy towar po kompletacji czeka na załadunek (przykładowo, ktoś przez przypadek dokłada towar do już przygotowanego pojemnika, który nie został jeszcze zamknięty).
Jak to usprawniliśmy
W systemie Softlab ERP by Asseco dodano proces kontroli jednostek załadunkowych realizowany na terminalach radiowych w aplikacji WMS Client. Proces Kontrola nośnika jest dostępny w menu Wysyłki.
Rys. 1. Proces Kontrola nośnika w menu aplikacji WMS Client
W ramach procesu dostępne są dwa tryby kontroli:
- kontrola uproszczona – szybka wersja procesu polegająca na zarejestrowaniu faktu skontrolowania danego nośnika;
- kontrola szczegółowa – proces dokładnej kontroli skompletowanych nośników dający możliwość rejestracji w systemie niezgodności ilościowej i jakościowej towaru.
- Kontrola uproszczona
Proces rozpoczynamy od odczytu kontrolowanego nośnika:
Rys. 2. Wprowadzenie kodu nośnika do kontroli
Następnie, na pytanie o przeprowadzenie kontroli szczegółowej odpowiadamy Nie:
Rys. 3. Wybór trybu kontroli nośnika na wydaniu
Po wybraniu odpowiedzi Nie zostanie wyświetlony komunikat o rozpoczęciu kontroli uproszczonej dla wybranego nośnika. W tym momencie dokonujemy fizycznej kontroli nośnika.
Wszelkie rozbieżności w zawartości nośnika są wyjaśniane przez pracowników magazynu poza systemem. W systemie rejestrowany jest dokument KOZAWUPR, który zawiera podstawowe informacje o kontroli (np. numer nośnika, data kontroli, magazyn, osoba kontrolująca).
- Kontrola szczegółowa
Początek procesu wygląda podobnie do kontroli uproszczonej, z tym że na pytanie o przeprowadzenie kontroli szczegółowej odpowiadamy Tak.
Następnie odczytujemy kod kreskowy towaru i podajemy jego ilość.
Rys. 4. Wprowadzanie ilości towaru
Kroki te powtarzamy dla wszystkich towarów w nośniku.
W trybie kontroli szczegółowej możliwa jest rejestracja rozbieżności. Operator może zgłosić:
- Nadwyżki, czyli towary, których według systemu nie powinno być na wydawanym nośniku. Nadwyżki są przenoszone poza systemem na odpowiednie miejsca składowania po zakończeniu kontroli całej jednostki. Do weryfikacji miejsca docelowego można użyć procesu Informacje o towarze.
- Braki, czyli towary, które według systemu powinny znajdować się na nośniku, ale ich nie znaleziono, lub są uszkodzone (na etapie kończenia kontroli, jeśli w trakcie został stwierdzony brak, system poprosi o wskazanie ewentualnych uszkodzeń). Towary uszkodzone są przenoszone na lokalizację wskazaną przez operatora. Reszta stwierdzonych wcześniej braków przenoszona jest automatycznie na lokalizację Lok_Inw dokumentem LINW.
W ten sposób operator wykonuje kontrolę oraz jednocześnie koryguje w systemie stan towarów w przygotowanej jednostce wysyłkowej.
Rys. 5. Rejestrowanie uszkodzeń
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.
Przykład 1
W trakcie kompletacji towaru z półek, operator przez pomyłkę spakował do nośnika o jedną sztukę za dużo (błąd w liczeniu) lub pobrał z półki asortyment inny, niż wskazywał system.
Bez dodatkowego procesu kontroli jednostek wysyłkowych klient otrzymałby niewłaściwy towar oraz zawyżoną ilość jednego z zamówionych towarów.
Przeprowadzenie procesu kontroli przed załadunkiem pozwala wykryć takie rozbieżności i uniknąć strat po stronie firmy oraz nieporozumień z klientami.
Przykład 2
W trakcie kompletacji towar może ulec uszkodzeniu. Jeśli w jednym pojemniku kompletowanych jest wiele towarów, operator może nie zauważyć uszkodzenia.
W trakcie kontroli, przed załadunkiem, dokonywana jest kontrola zarówno ilościowa, jak również jakościowa. Skraca to czas realizacji zamówienia (brak zwrotów i ponownej wysyłki) oraz poprawia relacje z klientami.
Jakie to daje korzyści
- Ograniczenie strat finansowych z powodu wydania zawyżonych ilości towaru.
- Skrócenie czasu realizacji zamówień, w przypadku których konieczna byłaby rejestracja zwrotu lub ponowna wysyłka brakujących towarów.
- Poprawa relacji z odbiorcami przez ograniczenie pomyłek w wydawanym towarze.
Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://assecobs.pl/softlab/.
Autor wpisu: Marek Michoń