W systemie Softlab ERP by Asseco umożliwiono generowanie zawiadomienia ZAW-NR. Złożenie go w odpowiednim terminie od dnia zlecenia przelewu pozwala uniknąć konsekwencji przewidzianych w ustawie.

Potrzeba biznesowa

1 stycznia 2020 r. zaczęły obowiązywać przepisy dotyczące zapłaty zobowiązań powyżej 15 000 zł na rachunek niebędący (w dniu zlecenia przelewu) na tzw. białej liście podatników VAT.

W przypadku zlecenia przelewu na rachunek spoza „białej listy” firmie płacącej za zobowiązanie mogą grozić następujące konsekwencje:

• brak możliwości zaliczenia w koszty zapłaty należności (PIT lub CIT),
• solidarna odpowiedzialność za zaległości podatkowe dostawcy towarów lub usługodawcy w VAT, związane z tą konkretną transakcją.

Ustawodawca, zdając sobie sprawę z tego, że:

• nie wszystkie podmioty będą miały rachunki bankowe na „białej liście” (np. podmioty, które mają konta bankowe w bankach zagranicznych),
• sprawdzenie danego rachunku w momencie zlecania przelewu nie będzie możliwe (np. problem z serwisem „białej listy” itp.),

umożliwił podatnikom zabezpieczenie się przed konsekwencjami związanymi z takim przelewem poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-NR. Należy złożyć je do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla dostawcy w odpowiednim terminie od dnia zlecenia przelewu. Obecnie są to trzy dni, licząc od następnego dnia roboczego po zleceniu przelewu.

Dodatkowo po wielu pytaniach ustawodawca dodał interpretację, że zawiadomienie składamy tylko jeden raz dla danego rachunku tego dostawcy, czyli jeśli dzisiaj zapłaciliśmy za fakturę na rachunek spoza „białej listy”, generujemy zawiadomienie i składamy je w US w ciągu trzech dni od następnego dnia roboczego po zleceniu przelewu, a przy następnych transakcjach bankowych na to konto dla tego podatnika nie musimy już składać ZAW-NR.

Ustawowo na złożenie zawiadomienia mamy 3 dni, jednakże termin ten jest wydłużany czasowo, w związku z pandemią w kwietniu 2020 został wydłużony do 14 dni.

Zawiadomienie można obecnie złożyć na dwa sposoby:

• w wersji papierowej (np. wygenerowanej i wydrukowanej z systemu Softlab ERP by Asseco),
• przez stronę Ministerstwa Finansów (https://www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/).

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Wysyłanie zawiadomienia przez stronę MF nie jest uciążliwe, jeśli mamy do wypełnienia jedno, dwa lub trzy dokumenty jednocześnie. Przy większej ilości jest to czasochłonne i problematyczne. W systemie Softlab ERP  wprowadzono więc udogodnienie pozwalające na generowanie i drukowanie zawiadomienia:

• do każdego przelewu, jaki jest wprowadzony w systemie Softlab,
• dla przelewów, które były generowane poza systemem.

Jak to usprawniliśmy

Dodano nowy słownik Zawiadomienie ZAW-NR znajdujący się w menu Zamknięcie okresu –> Podatek CIT –> Zawiadomienie ZAW-NR. W słowniku zapamiętywane są wszystkie wygenerowane w systemie Softlab zawiadomienia.

Rys. 1. Słownik „Zawiadomienie ZAW-NR”

Stworzenie nowego zawiadomienia możliwe jest poprzez uruchomienie procedury Zgłoszenie zapłaty na konto spoza białej listy dostępnej w słowniku Przelewy wychodzące.

Rys. 2. Procedura do wygenerowania zgłoszenia

W szczególe Zawiadomienia o płatnościach w słowniku Przelewy wychodzące można wydrukować wygenerowane zawiadomienie, a w szczególe Załączniki dodać wygenerowany dokument w postaci elektronicznej.

Rys. 3. Szczegóły „Zawiadomienia o płatnościach” i „Załączniki”

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Aby pokazać, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się poniższymi przykładami.

Przykład 1. Przelew generowany w systemie Softlab ERP by Asseco

Otrzymaliśmy fakturę na kwotę brutto 22216,20 zł. Wprowadzamy ją do systemu. Kiedy nadchodzi termin zapłaty, generujemy przelew. W czasie generowania przelewu z rozrachunków system sprawdza, czy dany rachunek znajduje się na „białej liście”. Jeśli rachunek został zweryfikowany negatywnie, w zależności od ustawień systemu, wyświetla się informacja o płatności poza białą listą lub taka informacja się nie pojawia jeśli kontrola zostanie wyłączona.

Rys. 4. Parametry procedury generowania przelewu

Rys. 5. Przelew został wygenerowany

W słowniku Przelewy wychodzące eksportujemy przelew do banku procedurą Eksport przelewów do banku (zaznacza się kolumna Realizacja;Paczka).

Rys. 6. Procedura eksportu przelewu do formatu systemu bankowego

Rys. 7. Przelew został wyeksportowany

Zarówno przed, jak i po wysłaniu przelewu możemy zweryfikować, czy konto bankowe,  na które został zrobiony przelew znajduje się na „białej liście” (procedura: „Weryfikacja rachunków na białej liście”). Jeśli rachunek został zweryfikowany jako rachunek spoza „białej listy” należy w przeciągu 7 dni roboczych (licząc od dnia następnego po złożeniu zlecenia przelewu-stan prawny na dzień tworzenia dokumentacji) złożyć zawiadomienie ZAW-NR.

W menu kontekstowym (dostępnym po kliknięciu prawego przycisku myszy) widoczna jest nowa procedura „Zgłoszenie zapłaty na konto spoza białej listy”. Po jej uruchomieniu pojawia się okno z parametrami.

Rys. 8. Nowa procedura „Zgłoszenie zapłaty na konto spoza białej listy”

Rys. 9. Parametry procedury Zgłoszenie zapłaty na konto spoza białej listy dla dokumentów tworzonych w Asseco Softlab ERP

Pola obowiązkowe, które musimy uzupełnić (Data zgłoszenia oraz Urząd skarbowy), są zaznaczone kolorem pomarańczowym. Pozostałe wypełniane są automatycznie na podstawie wygenerowanego przelewu.

Po zatwierdzeniu wprowadzonych parametrów w szczególe Zawiadomienia o płatnościach pojawią się dane dotyczące wygenerowanego zawiadomienia.

Rys. 10. Wygenerowane zawiadomienie

Teraz można wydrukować zawiadomienie do pliku PDF i dodać je jako załącznik do przelewu.

Rys. 11. Wygenerowane zawiadomienie można wydrukować

Drukujemy je z pokazanymi poniżej parametrami:

Rys. 12. Ustawienia drukowania

Rys. 13. Istnieje możliwość dodania wygenerowanego zawiadomienia jako załącznika do przelewu

Otwieramy szczegół Załączniki i za pomocą procedury Dodaj załączniki dodajemy do przelewu wygenerowane zawiadomienie:

Rys. 14. Okno wygenerowanego zawiadomienia jako załącznika do przelewu

Drukujemy i wysyłamy do urzędu skarbowego właściwego dla naszego dostawcy.

Przykład 2. Zawiadomienie ZAW-NR dla przelewu generowanego poza Softlab ERP by Asseco

W słowniku Zawiadomienie ZAW-NR uruchamiamy procedurę Dodaj zawiadomienie znajdującą się na pasku nad filtrami.

Rys. 15. Procedura pozwalająca zarejestrować zawiadomienie bez generowania przelewów w systemie

Następnie uzupełniamy parametry procedury:

Rys. 16. Parametry procedury „Zgłoszenie zapłaty na konto spoza białej listy” dla przelewów spoza systemu

Wybieramy kontrahenta, jego rachunek, datę zlecenia przelewu i urząd skarbowy.

Jeśli wybierzemy rozrachunek, którego dotyczył przelew, kwota przelewu zostanie pobrana z tego rozrachunku.

Rys. 17. Pobranie kwoty z wybranego rozrachunku

Rodzaju rachunku (polski czy zagraniczny) można wybrać ręcznie, ale system na podstawie numeru konta bankowego (format IBAN, czyli z literowym oznaczeniem kraju) i numeru SWIFT banku (piąta i szósta litera to oznaczenie kraju) sprawdza, czy nie jest to konto zagraniczne. Jeśli mamy błędnie wpisany kod SWIFT lub numer IBAN, program potraktuje rachunek jako polski.

Sprawdzane jest również, czy zawiadomienie dla takiego kontrahenta i rachunku zostało złożone.

Rys. 18. Komunikat o tym, że istnieje już zarejestrowane zgłoszenie dla tego rachunku i kontrahenta

Jeśli tak, można złożyć korektę lub zrezygnować.

Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu generowania zawiadomienia ZAW-NR i przechowywanie go w systemie.
• Przechowywanie w systemie zawiadomień dotyczących przelewów tworzonych poza Softlab ERP by Asseco.
• Automatyczne ustawienie rodzaju rachunku na podstawie wprowadzonych danych.

Autor wpisu: Eryk Sowa