SEOD to rozwiązanie przeznaczone do kompleksowej obsługi dokumentów w formie elektronicznej. Aplikacja pozwala na wygodne procesowanie dokumentów zapotrzebowania i faktur kosztowych, oraz na rejestrowanie i rozliczanie delegacji. Będąc integralną częścią systemu Softlab ERP by Asseco, SEOD umożliwia digitalizację zarządzania dokumentami i automatyzację powiązanych z nimi procesów, usprawniając pracę i oszczędzając czas.

Potrzeba biznesowa

W dobie pracy zdalnej digitalizacja procesów obiegu dokumentów staje się coraz bardziej istotnym elementem szeroko zakrojonej cyfryzacji działalności przedsiębiorstw, która ma na celu zwiększenie efektywności pracy, usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy i ograniczenie czasochłonności do minimum. Zastosowanie aplikacji SEOD pozwala zwiększyć kontrolę nad obiegiem dokumentów i wydatkami przy jednoczesnym zaoszczędzeniu czasu i pracochłonności

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowy System Elektronicznego Obiegu Dokumentów, posłużymy się trzema praktycznymi przykładami.

Przykład 1: obieg zapotrzebowania

Pracownik zgłasza zapotrzebowanie na słuchawki konferencyjne: w dobie pracy zdalnej dla wielu osób jest to nieodzowny element stanowiska pracy.

Pracownik nie wie, jakie słuchawki może kupić, w jakiej cenie i skąd. W firmie większość zakupów jest realizowania przez dział zakupów, co daje lepsze możliwości negocjacji ceny, ale również umożliwia lepsze gospodarowanie sprzętem zakupionym. Takie sprzęty jak laptopy czy monitory mogą przechodzić z pracownika na pracownika.

Proces rejestrowania zapotrzebowania wymaga od pracownika określenia treści zapotrzebowania. Dodatkowo pracownik może podać kategorię wydatku, określić wymiary kontrolingowe oraz planowany koszt (np. jeśli pracownik chce, aby firma skierowała go na szkolenie, może znać jego cenę). Po utworzeniu zapotrzebowania, aby poddać dokument dalszemu procesowaniu, pracownik musi wysłać dokument do systemu ERP, gdzie dokument zostanie zarejestrowany i zostanie przypisana mu ścieżka akceptacji.

Kolejne etapy obiegu zapotrzebowania to:

• wstępna akceptacja przełożonego,
• wycena,
• akceptacja kosztów,
• realizacja zapotrzebowania.

Aplikacja SEOD wytworzona jest w technologii HTML, co daje możliwość uruchomienia jej na dowolnych platformach, zarówno desktopowych jak i mobilnych.

Po wysłaniu dokumentu i wygenerowaniu ścieżki akceptacji, przełożony zostaje poinformowany o nowym dokumencie do zaakceptowania.

Jednym kliknięciem zostaje przeniesiony do systemu, gdzie może zaakceptować lub odrzucić zapotrzebowanie.

Po zaakceptowaniu kosztów zostaje do wykonania cała praca związana z zakupem, która jest realizowana w systemie ERP i poza nim. Warto powiedzieć, że praca z dokumentami w systemie ERP nie zmienia się po uruchomieniu aplikacji SEOD.

Przykład 2: obieg faktury kosztowej

Pracownik kupił płyn do spryskiwaczy na stacji benzynowej. Najczęściej pracownicy nie mają wiedzy na temat przepisów podatkowych: są to kompetencje pracowników działu księgowości.

Pracownik wprowadzający fakturę kosztową w SEOD uzupełnia zrozumiałe dla siebie dane. Oprócz przepisania danych z wydruku faktury, pracownik podłącza skan faktury oraz rozpisuje dokumentu na wymiary kontrolingowe (w tym przypadku określenie działu, który będzie obciążony kosztami).

Po wprowadzeniu i wysłaniu dokumentu do systemu ERP dokument zostanie zapisany i będzie miał wygenerowaną ścieżkę akceptacji:

• akceptacja kosztów
• weryfikacja księgowości

Proces akceptowania jest identyczny jak w przypadku zapotrzebowania: osoba akceptująca dostaje powiadomienie o zarejestrowanym dokumencie z odnośnikiem do samego dokumentu.

Po zaakceptowaniu kosztów dokument jest przypisany do działu księgowości, a pracownicy backoffice mogą otrzymać powiadomienie o nowym dokumencie do obsługi, ale najczęściej pracują w odpowiednich przeglądarkach gdzie mają dostępną całą listę dokumentów do obsługi.

Pracownik działu księgowości weryfikuje poprawność dokumentu i ustawia wartości, które wpływają na sposób księgowania i ujmowania w rejestrach VAT. Po weryfikacji i korekcie dokumentu pracownik przesyła go do rejestru VAT.

Przykład 3: obieg delegacji

Obieg dokumentu delegacji w aplikacji SEOD rozpoczyna się od założenia planu delegacji, w którym pracownik uzupełnia podstawowe dane: cel, miejsce i czas delegacji, oraz ewentualne zaliczki i wymiary kontrolingowe, po czym zapisuje plan i wysyła go do ERP.

W systemie ERP powstaje dokument planu delegacji i tworzona jest dla niego ścieżka, która kieruje dokument do przełożonego.

Po zaakceptowaniu planu w systemie ERP jest automatycznie generowany dokument rozliczenia delegacji, który przejmuje wszystkie informacje z planu delegacji. Do dokumentu system generuje ścieżkę:

• Delegacja do uzupełnienia
• Akceptacja kosztów
• Weryfikacja księgowości
• Rozliczenie księgowe

Dokument rozliczenia w pierwszej kolejności przypisany jest do delegowanego pracownika, którego zadaniem jest opisać odbytą delegację. Pracownik musi podać: przejazdy, wykorzystanie zryczałtowanych diet (posiłki, przejazdy, noclegi) oraz wprowadzić dokumenty kosztowe powiązane z delegacją.

Układ aplikacji prowadzi operatora, jakie dane należy kolejno wprowadzać.

Po uzupełnieniu danych związanych z odbytą delegacją, pracownik wysyła dokument do systemu ERP. Dokument delegacji jest przekazywany do akceptacji kosztów przez przełożonego. Jak w poprzednich przypadkach generowana jest wiadomość e-mail, z której osoba akceptująca może bezpośrednio przenieść się do dokumentu delegacji.

Po zaakceptowaniu kosztów dokument delegacji jest przesyłany do działu księgowości. Dział księgowości weryfikuje, rozlicza i księguje delegację: wszystkie te prace są wykonywane w systemie ERP.

Jakie to daje korzyści

• Uporządkowanie procesowania dokumentów w obszarach zapotrzebowania, faktur kosztowych i delegacji
• Oszczędność czasu i pracochłonności w obsłudze dokumentów
• Wsparcie kontroli kosztów
• Szybki dostęp do dokumentów i informacji niezależnie od miejsca pracy użytkownika czy urządzenia
• Wsparcie pracy rozproszonej, zarówno w przypadku firm wielooddziałowych jak i pracy zdalnej

Zapraszamy do udziału w webinarium, na którym szerzej opowiemy o korzyściach płynących z zastosowania SEOD, zademonstrujemy działanie aplikacji w praktyce i przedstawimy ofertę wdrożenia, jak również odpowiemy na wszelkie Państwa pytania czy wątpliwości.

Agenda webinarium:

1. Wprowadzenie – rola Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie
2. Digitalizacja procesów i wspomaganie kontroli kosztów w obszarach:
   1. obiegu zapotrzebowania
   2. obiegu faktury kosztowej
   3. obiegu delegacji
3. Korzyści z zastosowania SEOD
4. Plany rozwoju SEOD
5. Metodologia dostarczenia SEOD
   1. wdrożenie systemu
   2. porównanie wariantów chmurowego i on-premises
6. Sesja pytań i odpowiedzi

Webinarium odbędzie się 10 grudnia o godz. 11:00

Zarejestruj się

Webinarium „Zwiększenie kontroli nad obiegiem dokumentów i wydatkami” jest pierwszym wydarzeniem online z cyklu prezentującego ekosystem rozwiązań Asseco ERP Business Cloud, które mają na celu digitalizację procesów biznesowych i zwiększenie efektywności komunikacji w ramach koncepcji paperless office.

W razie gdyby wyznaczony termin webinarium nie był dla Państwa dogodny, również prosimy o zapisanie się za pośrednictwem formularza – w kolejnym tygodniu udostępnimy zarejestrowanym osobom nagranie z webinarium.

Autor wpisu: Marek Stanowski