W niniejszym artykule chcielibyśmy opisać modyfikacje wprowadzone w systemie Softlab ERP by Asseco pozwalające obsłużyć przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, zmienione ustawą z dnia 19 lipca 2019 roku o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych.

Jakie zmiany prawne zostały obsłużone? Oto ich lista:

• Zmiana stawek odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych.
• Zmiana maksymalnych terminów płatności w transakcjach handlowych.
• Powiązanie zasad ustalania terminu płatności w transakcjach handlowych z rodzajem przedsiębiorcy.
• Wprowadzenie sankcji w postaci odsetek za ustalenie terminu płatności niezgodnego z ustawą.

Zmiany w systemie Softlab objęły następujące funkcjonalności:

• Możliwość oznaczenia kontrahenta atrybutem informującym o jego rodzaju.
• Rozbudowa rodzajów stóp procentowych dla odsetek.
• Modyfikacja sposobu naliczania odsetek od wydłużonego terminu płatności (ZOTP).
• Kontrola terminów płatności.

W dalszej części artykułu przybliżymy ww. modyfikacje.

Oznaczanie kontrahenta

Nowe przepisy uzależniają maksymalny termin płatności w transakcji handlowej od rodzaju kontrahentów biorących udział w transakcji. Pod uwagę brane są następujące kryteria:

• Jeśli strona transakcji jest podmiotem publicznym, to czy jest podmiotem leczniczym czy nie.
• Jeśli strona transakcji jest przedsiębiorcą, to czy jest to przedsiębiorca mikro / mały / średni / duży.

W zależności od powyższych kryteriów maksymalny termin płatności w transakcji handlowej może wynosić 30 lub 60 dni od dnia spełnienia świadczenia przez wierzyciela i doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku.

W systemie Softlab utworzono słownik Rodzaje podmiotów przechowujący listę rodzajów podmiotu, którymi można oznaczyć kontrahenta.

Rys. 1. Rodzaje podmiotu

Jeśli oznaczymy kontrahenta jako osobę fizyczną, wówczas mechanizm odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych nie będzie wobec niego stosowany. Uwaga! Generowanie odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, począwszy od 1 stycznia 2020 r., jest możliwe tylko dla kontrahentów mających skonfigurowany atrybut Rodzaj podmiotu.

W oknie edycyjnym kontrahenta w słowniku Kontrahenci umożliwiono wskazanie rodzaju podmiotu z datą obowiązywania.

Rys. 2. Okno edycyjne kontrahenta, sekcja Rodzaj podmiotu

W słowniku Kontrahenci rodzaj podmiotu jest widoczny w głównej tabeli danych w zakładce Dane dodatkowe. Tutaj możliwe jest też przypisanie rodzaju podmiotu kontrahentowi, bez potrzeby otwierania jego okna edycyjnego.

Rys. 3. Edycja rodzaju podmiotu w tabeli głównej słownika Kontrahenci

Przypisanie rodzaju podmiotu kontrahentom jest też możliwe w słowniku Kontrahenci w nowym szczególe Rodzaj podmiotu oraz za pomocą procedury Uzupełnij rodzaje podmiotów – dla zaznaczonych. Ta ostatnia procedura umożliwia przypisanie atrybutu wielu kontrahentom na raz, ułatwiając pierwszą konfigurację w istniejących instancjach systemu Softlab.

Nowe rodzaje stóp procentowych dla odsetek

W słowniku Grupy zmiennego oprocentowania utworzono nową grupę o symbolu UST_ZW_THL, służącą do oznaczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny leczniczy. Dla tej grupy uzupełniono również stopę odsetek, która od 1 stycznia 2020 r. wynosi 9,5% w stosunku rocznym.

W grupie UST_ZW_TH służącej do oznaczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny inny niż leczniczy, zaktualizowano stopę procentową do wartości 11,5% w stosunku rocznym, obowiązującej od 1 stycznia 2020 r.

Modyfikacja sposobu naliczania odsetek od wydłużonego terminu płatności (ZOTP)

Ustalenie terminu płatności niezgodnie z obowiązującymi przepisami może rodzić konsekwencje w postaci konieczności zapłaty dodatkowych odsetek od wartości transakcji.

Procedury naliczające odsetki od wydłużonego terminu płatności (ZOTP) zostały zmodyfikowane tak, aby uwzględniały maksymalny dopuszczalny termin płatności skonfigurowany dla rodzaju podmiotu opisanego powyżej. Z tego powodu naliczanie odsetek w 2020 r. nie powiedzie się dla kontrahentów, którzy nie mają skonfigurowanego rodzaju podmiotu.

Kontrola terminów płatności

W celu uniknięcia ryzyka naruszenia przepisów o terminach płatności w systemie Softlab zostały udostępnione funkcjonalności kontrolne, ułatwiające użytkownikowi zareagowanie na taką sytuację.

Pierwsza funkcjonalność działa na poziomie dokumentu rejestrowanego w rejestrze zakupu lub sprzedaży modułu FK. Jeśli spełnione są odpowiednie warunki, to podczas generowania linijek dekretacji księgowej (procedura Generuj dowód) zostanie wyświetlony komunikat ostrzegawczy informujący o przekroczeniu dopuszczalnego terminu płatności. Komunikat ostrzega i nie blokuje dalszej pracy operatora.

Rys. 4. Komunikat o przekroczeniu maksymalnego terminu w słowniku Rejestr zakupów

Dodatkowy mechanizm kontrolny został zaimplementowany w słowniku Przeglądanie rozrachunków. Tu dodano nowy przekrój Kontrola terminów płatności, który wyświetla informacje o rodzaju podmiotu, faktycznym terminie płatności oraz dopuszczalnym maksymalnym terminie płatności, wynikającym z rodzaju podmiotu. Sygnalizuje także przekroczenie dopuszczalnego maksymalnego terminu płatności.

Rys. 5. Przekrój Kontrola terminów płatności

Przekrój pozwala uzyskać:

• Zestawienie należności niezapłaconych, których termin płatności przekracza maksymalne terminy dopuszczone przez przepisy. Od tych należności firma być może będzie mogła naliczyć odsetki w przyszłości.
• Zestawienie należności zapłaconych po terminie oraz takich z terminem dłuższym niż maksymalny określony przepisami. Od takich należności firma może naliczyć odsetki już teraz.
• Zestawienie zobowiązań niezapłaconych, których termin płatności przekracza maksymalne terminy dopuszczone przez przepisy. Od takich zobowiązań firma być może będzie zmuszona zapłacić odsetki w przyszłości.
• Zestawienie zobowiązań zapłaconych po terminie oraz takich z terminem dłuższym niż maksymalny określony przepisami. Od takich zobowiązań firma może być zmuszona zapłacić odsetki już teraz i prawdopodobnie na takie odsetki będzie musiała zawiązać rezerwę kosztową.

Autor: Grzegorz Pitek