System WMS usprawnia przyjęcie dostaw, umożliwiając wielu operatorom jednoczesną realizację procesu.

Potrzeba biznesowa

Obecnie standardem stała się wysyłka towaru w dniu złożenia zamówienia. Aby możliwe było tak sprawne wydanie towaru klientom, muszą być spełnione pewne warunki. Ponieważ łańcuch dostaw jest tak sprawny jak jego najsłabsze ogniwo, do osiągnięcia zamierzonego celu nie wystarczy dobrze zorganizowany proces wydania, konieczne jest również sprawne zasilenie miejsc kompletacyjnych. Można to zapewnić dzięki szybkiemu przyjęciu dostawy.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

W systemie ERP praca związana z przyjęciem dostawy odbywa się na jednym dokumencie. Oznacza to, że przyjęcie może być w jednym czasie realizowane tylko przez jednego użytkownika. Jest to dość znaczące ograniczenie, szczególnie gdy dostawa zawiera dużą ilość różnych towarów o niewielkich gabarytach. Do zakończenia procesu przyjęcia asortyment nie może zostać przekazany do procesów magazynowych (czasami możliwe jest uwolnienie części asortymentu, jednak z uwagi na możliwość istnienia potencjalnych rozbieżności takie rozwiązanie nie jest zalecane), a więc pomimo fizycznego posiadania asortymentu w magazynie, jego wydanie może być niemożliwe.

Jak to usprawniliśmy

W systemie WMS zaimplementowano wiele funkcjonalności optymalizujących proces przyjęcia dostaw, dzięki czemu okres od przyjazdu dostawy do dostępności asortymentu na magazynie może być znacząco skrócony.

Jednym z podstawowych ułatwień jest umożliwienie realizacji przyjęcia jednej dostawy przez wielu operatorów jednocześnie. Dzięki temu możliwe jest skierowanie kilku osób do realizacji przyjęcia, a w efekcie kilkukrotne przyspieszenia procesu. Jest to szczególnie ważne w okresach sezonowych pików sprzedaży, akcji promocyjnych czy chwilowego braku dostępności na stanie asortymentu, na który istnieją oczekujące na realizację zamówienia, a który znajduje się w przyjmowanej dostawie.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Aby pokazać, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Rozpoczyna się promocja, jednak dostawca jednego z jej elementów dostarczył asortyment z opóźnieniem. Na stanie magazynu brakuje tego asortymentu, chociaż jest w trakcie przyjęcia.

Osoba zarządzająca pracą magazynu wiedząc, że w przypadku standardowej realizacji przyjęcia dostawy jeden asortyment (oczekujący na przyjęcie) nie zostanie wydany do wielu odbiorców na czas, podejmuje środki zaradcze.

Następuje przesunięcie kilku pracowników z kompletacji do procesu przyjęcia. Dzięki temu dostawa jest przyjęta odpowiednio szybciej, co umożliwia pełną i terminową realizację zamówień na towary promocyjne. Proces, który trwałby całą zmianę, zostaje wykonany w godzinę.

Po sprawnym przyjęciu dostawy oddelegowani do pomocy pracownicy wracają do procesu kompletacji, a dodatkowo pracownicy standardowo realizujący przyjęcie dostaw są skierowani do pomocy w nadrobieniu opóźnień powstałych w procesie kompletacji. Proces wydania nie został więc znacząco opóźniony, a jednocześnie nastąpiło przyspieszenie przyjęcia dostawy. W efekcie kontrahenci otrzymali całe zamówienia bez znaczących opóźnień spowodowanych funkcjonowaniem magazynu.

Przykład 2:

Jest środek upalnego lata, popyt na lody osiągnął punkt kulminacyjny. Hurtownia mrożonek ma wiele zamówień, które stara się realizować.

Przed wdrożeniem systemu WMS w analogicznym okresie standardem była niepełna realizacja zamówień. Wynikało to z ograniczonej możliwości szybkiego przyjmowania dużych dostaw. Odbiorcy musieli zaakceptować taki stan, ponosząc straty niemożliwe do odrobienia, lub zmienić dostawcę na takiego, który dzięki sprawnemu zarządzaniu procesami magazynowymi będzie w stanie zapewnić dostawy na właściwym poziomie.

Po wdrożeniu systemu WMS, który umożliwił realizację dostaw przez wielu operatorów jednocześnie, w hurtowni mrożonek nastąpiła zmiana organizacji pracy. W chwili przyjazdu dostawy większość pracowników rozpoczyna jej przyjęcie, a po jej zakończeniu powraca do realizacji pozostałych procesów. Dzięki temu skrócił się czas przyjęcia dostawy i znacznie powiększyły się dostępne stany magazynowe. W efekcie zwiększono częstotliwość dostaw oraz obroty bez zwiększania zatrudnienia czy powiększania powierzchni magazynowej. Efektem końcowym było zwiększenie zadowolenia odbiorców, które zaowocowało znaczącym wzrostem ich ilości.

Jakie to daje korzyści

• Wzrost jakości obsługi klienta w zakresie dostępności towarów (pełna realizacja zamówień).
• Eliminacja wąskiego gardła w procesie realizacji zamówień polegającego na braku dostępnego towaru, który znajduje się na przyjęciu.
• Minimalizacja strat wynikających z braku fizycznej dostępności posiadanego asortymentu.
• Wzrost obrotów wynikający ze zwiększenia dostępności towaru szybko rotującego (im krótszy okres przyjęcia dostawy, tym dłuższy okres dysponowania nim).

Pełną informację o Softlab WMS by Asseco można znaleźć na stronie https://softlab.com.pl/.

Autor wpisu: Darek Bartoszcze