Przygotowanie e-sprawozdania finansowego to proces składający się z kilku etapów wykonywanych w dwóch różnych modułach systemu Softlab ERP.
Rys. Schemat procesu przygotowania i wysłania e-sprawozdania
Przygotowanie danych
Naliczanie danych odbywa się w module FK w słowniku Sprawozdania finansowe – wybrany okres dostępnym w menu Kontroling/Sprawozdania.
Jeśli sprawozdanie nie będzie sporządzane w module Kontroling, to innym sposobem dostarczenia go do pliku JPK jest przygotowanie go w postaci pliku xls o odpowiednim formacie. Szablon takiego pliku można uzyskać w module JPK, uruchamiając procedurę Eksport do xls w słowniku e-sprawozdania.
Przed sporządzeniem e-sprawozdania należy przygotować również noty uzupełniające. Można je sporządzić w dowolnym formacie (xls, doc, pdf etc.). Noty te podłączamy do e-sprawozdania jako załączniki zawierające dodatkowe informacje i objaśnienia.
Zebranie danych w module JPK
Kolejnym etapem w procesie tworzenia e-sprawozdania jest zebranie przygotowanych danych w module JPK. Polega to na utworzeniu w słowniku e-sprawozdania nowego pliku JPK, dołączeniu do niego sprawozdań cząstkowych przygotowanych w module FK lub w postaci plików xls i uzupełnieniu danych we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego oraz dołączenie załączników z notami objaśniającymi.
Rys. Słownik e-sprawozdania
Zebranie danych w module JPK składa się z następujących etapów:
Rys. Czynności w procesie zbierania danych do e-sprawozdania
Walidacja danych – moduł JPK
Kolejny krok w procesie przygotowania e-sprawozdania to weryfikacja danych. Proces ten można uruchomić za pomocą procedury Waliduj dane dostępnej w słowniku e-sprawozdania.
Podczas walidacji następuje sprawdzenie kompletności sprawozdania oraz jego struktury ze schematem xsd (wymagalność oraz długość pól). Dodatkowo wykonywane są zdefiniowane weryfikacje merytoryczne, np. czy aktywa równają się pasywom.
Wynik walidacji widoczny jest w kolumnie Status, a ewentualne błędy można przeglądać w szczegółach: Wprowadzenie do sprawozdania, Sprawozdania lub Dodatkowe informacje po wybraniu przekroju Błędy walidacji danych.
Rys. Błędy walidacji danych
Wygenerowanie pliku xml – moduł JPK
Po zakończeniu weryfikacji danych możemy przystąpić do przygotowania pliku xml.
Za przygotowanie pliku xml odpowiada procedura Generuj xml dostępna w słowniku e-sprawozdania.
Po jej uruchomieniu zostanie wygenerowany i zapisany plik xml. Status e-sprawozdania zostanie ustawiony na wartość 9 (Generowanie pliku XML zakończone).
Rys. Słownik e-sprawozdania – zmiana statusu
Podgląd danych zapisany w pliku xml możliwy jest w słowniku Podgląd sprawozdania – prezentuje on dane zawarte w pliku xml w sposób przyjazny dla użytkownika.
Rys. Podgląd e-sprawozdania
Przygotowany plik można zapisać na dysku.
Wysyłanie/podpisywanie pliku xml – moduł JPK
Ostateczny plik XML powinien zostać oznaczony podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, a następnie wysłany na serwery KRS lub KAS.
System umożliwia wysłanie sprawozdania zarówno na serwery KRS, jak i KAS. Umożliwia również podpisanie sprawozdań podpisem kwalifikowanym i przez profil zaufany ePUAP.
Po udanym podpisaniu pliku status e-sprawozdania zmieni się na 16 (Plik xml podpisany).
Podpis można usunąć za pomocą procedury Usuń podpis sprawozdania.