System Softlab ERP by Asseco umożliwia zablokowanie wprowadzania i edycji danych w okresie finansowym dla większości użytkowników, dzięki czemu zespół księgowy może weryfikować ich poprawność i kompletność bez obawy, że weryfikowane dane będą ulegać niekontrolowanym zmianom w trakcie weryfikacji. Jednocześnie możliwe jest udostępnienie wskazanym pracownikom księgowości edycji weryfikowanych danych w celu usunięcia wykrytych błędów.

Dzięki temu proces zamykania okresu finansowego może przebiegać płynnie nawet w dużych organizacjach.

Potrzeba biznesowa

Dane finansowe zarejestrowane w okresie finansowym muszą być po jego zakończeniu zweryfikowane pod kątem ich poprawności i kompletności, aby na ich podstawie można było przygotować wymagane przez prawo i przepisy wewnętrzne deklaracje, sprawozdania i raporty.

Proces weryfikacji danych księgowych jest wieloetapowy i pracochłonny, a im większa firma tym jego złożoność jest zazwyczaj większa. Często uczestniczy w nim kilka zespołów pracujących równolegle. A w tle toczy się bieżąca praca operacyjna, na którą zamykanie okresu nie może mieć negatywnego wpływu.

Podstawowym narzędziem zapewniającym bezpieczeństwo i stabilność weryfikowanych danych jest funkcjonalność zamknięcia miesiąca. Dzięki niej księgowość może uniemożliwić nieautoryzowaną zmianę danych i w bezpiecznych warunkach przeprowadzić ich weryfikację. Co jednak zrobić, gdy w danych zostaną wykryte błędy lub gdy któryś z działów operacyjnych zgłosi pilną potrzebę modyfikacji dokumentu wystawionego w zamkniętym okresie?

Zazwyczaj w takiej sytuacji trzeba otworzyć zamknięty okres, wprowadzić potrzebne modyfikacje, a następnie wznowić weryfikację danych. Ale otwarcie okresu oznacza, że w tym czasie każdy użytkownik będzie mieć dostęp do danych tego okresu, a to niesie ryzyko pojawienia się innych, nieautoryzowanych modyfikacji wprowadzonych przez nieświadomych użytkowników operacyjnych.

Odpowiedzią na to ryzyko mogłaby być funkcjonalność, która nie zdejmując statusu zamkniętego okresu pozwoli wybranym użytkownikom (pracownikom księgowości, w pełni świadomym, że modyfikują dane okresu, które właśnie podlegają weryfikacji w celu ostatecznego zamknięcia miesiąca) na zmodyfikowanie istniejących danych lub wprowadzenie nowych dokumentów, wymaganych przez dział operacyjny.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Przed wprowadzeniem opisywanej modyfikacji system Softlab ERP by Asseco umożliwiał wstępne zamknięcie okresu finansowego ze skutkami identycznymi dla wszystkich, także dla pracowników księgowości. W rezultacie poprawienie błędnych danych wykrytych w procesie zamykania miesiąca wymagało jego otwarcia, wystawiając dane na ryzyko ich nieautoryzowanej modyfikacji przez nieświadomych użytkowników operacyjnych.

Dodatkowym kosztem ubocznym takiej sytuacji było wydłużenie prac weryfikacyjnych, gdyż decyzja o otwarciu okresu zazwyczaj jest podejmowana przez osobę kierującą zespołem księgowym, co w przypadku wykrycia większej ilości błędów do poprawienia czyniło z niej wąskie gardło procesu. W rezultacie także uzasadnione żądania działów operacyjnych wprowadzenia zmian w wystawionych wcześniej dokumentach musiały czekać na swoją kolej realizacji

Jak to usprawniliśmy

W celu zwiększenia elastyczności procesu funkcjonalność zamykania miesiąca w systemie Softlab ERP by Asseco została rozbudowana o możliwość przejściowego upoważnienia wybranych operatorów do modyfikowania danych we wstępnie zamkniętym okresie finansowym.

Aby z niej skorzystać, w słowniku Okresy finansowe dla danego okresu należy zaznaczyć checkbox w polu Otwarty dla wybranych. Dzięki temu możliwe będzie wskazanie osób, którym takie specjalne uprawnienie zostanie przyznane.

Rys. 1. Parametr Otwarty dla wybranych w słowniku Okresy finansowe

Kluczowym elementem opisanej funkcjonalności jest szczegół Operatorzy uprawnieni do zmian znajdujący się w słowniku Okresy finansowe, w grupie szczegółów Dodatkowe.

Rys. 2. Słownik Okresy Finansowe, lokalizacja szczegółu Operatorzy uprawnieni do zmian

W tym szczególe podajemy operatorów, którzy będą mogli edytować dane w zamkniętym wstępnie okresie.

Rys. 3. Dodane kolumny w szczególe „Operatorzy uprawnieni do zmian”.

Samo dopisanie operatora w tym szczególe daje mu nieograniczone prawo do modyfikowania danych w danym okresie. Prawo to możemy ograniczyć, zaznaczając jedno z dwóch dodatkowych pól:

• Wymagane uprawnienia do;Okresów – umożliwia ograniczenie prawa do wskazanych jawnie okresów finansowych (np. do bieżącego okresu, albo do bieżącego kwartału etc.),
• Wymagane uprawnienia do;Rd – umożliwia ograniczenie prawa do określonych rodzajów dowodów (np. tylko dokumenty zakupu, albo dokumenty sprzedaży, albo dokumenty kasowe etc.).

Po kliknięciu w przycisk Podgląd w szczególe Operatorzy uprawnieni do zmian zostanie otwarty słownik, w którym uzyskamy dostęp do kolejnych dwóch szczegółów:

• Operatorzy uprawnieni do zmian dla rodzajów dowodów,
• Operatorzy uprawnieni do zmian dla okresów.

Rys. 4. Szczegóły słownika Operatorzy uprawnieni do zmian

W szczególe Operatorzy uprawnieni do zmian dla rodzajów dowodów mamy możliwość zawężenia uprawnień do wybranych rejestrów i/lub rodzajów dowodów. W razie potrzeby możemy zastosować znak ‘%’, który wskazuje wszystkie rodzaje dowodów lub wszystkie rejestry. Jeśli zdecydujemy się na wpisanie kilku RD, należy rozdzielić je za pomocą średnika.

Rys. 5. Definiowanie masek dla RD i rejestrów.

Dodatkowe możliwości daje checkbox Wykluczać. Jego zaznaczenie spowoduje wykluczenie zdefiniowanych rodzajów dowodów z możliwości ich edycji i tworzenia dla danego użytkownika (operatora). Dzięki temu można zbudować uprawnienia na zasadzie: możliwość edycji wszystkich rodzajów dowodów za wyjątkiem tych wskazanych.

Rys. 6. Wykluczanie zdefiniowanych RD i rejestrów

W słowniku Operatorzy uprawnieni do zmian dla okresów mamy możliwość wskazania okresów, dla których dany użytkownik będzie mógł edytować i tworzyć dowody w zamkniętym okresie finansowym.

Rys. 7. Definiowanie okresów dla rozszerzonych uprawnień

Uprawnienie przyznajemy zaznaczając pole Prawo do edycji.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład zastosowania:

• Księgowość planuje zablokować dane styczniowe do edycji w dniu 10-02-2018. W tym dniu planuje rozpoczęcie weryfikacji poprawności danych księgowych: księgowań, zapisów na wymiarach kontrolingowych, rejestrów VAT. Weryfikację dokumentów prowadzić będą wskazani pracownicy księgowości, będący użytkownikami systemu Softlab ERP by Asseco.
• W dniu 10-02-2018 zamykamy okres finansowy styczeń, jednocześnie włączając możliwość edycji danych przez wybranych użytkowników (operatorów).
• W dniu 17-02-2018 otrzymujemy fakturę kosztową dotyczącą stycznia. Użytkownik z nadanymi rozszerzonymi uprawnieniami dokonuje niezbędnych księgowań.
• W dniu 25-02-2018 zamykamy rejestr VAT i odbieramy rozszerzone uprawnienia użytkownikom.
• Następnie tego samego dnia sporządzamy deklarację VAT.

Jakie to daje korzyści

• skrócenie czasu zamykania miesiąca, poprzez umożliwienie równoległej pracy użytkowników z różnych zespołów,
• większa elastyczność działań użytkowników,
• bardziej efektywna kontrola i weryfikacja wprowadzonych w danym okresie dowodów,
• łatwiejsze zarządzanie procesem zamknięcia okresu finansowego,
• wzrost komfortu pracy działu księgowości.

Autor wpisu: Dawid Filar