Do systemu Softlab HR by Asseco została wprowadzona modyfikacja, dzięki której mechanizm korekt rachunku do umowy cywilnoprawnej (FB) został znacznie uproszczony i zautomatyzowany.
Potrzeba biznesowa
W module kadrowo-płacowym systemu Softlab HR by Asseco rejestrowana jest coraz większa ilość umów i rachunków bezosobowych. Niekiedy zdarza się, że rozliczone i wypłacone rachunki wymagają korekty. Najczęściej wynika to z tego, że zleceniobiorcy muszą określać, czy osiągają w danym miesiącu minimalne wynagrodzenie za pracę oraz swój status zatrudnienia.
Modyfikacja rachunku wiąże się z dużą ilością poprawek w systemie, często wykonywanych ręcznie przez pracownika działu HR. Jest to przeważnie czasochłonne.
Korzystając z możliwości oferowanych przez system, proces naliczania korekt rachunków można znacznie uprościć i zautomatyzować.
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
Do tej pory wykonanie korekty rachunku FB wymagało utworzenia storna tego rachunku, czyli utworzenia do korygowanego rachunku naliczeń z przeciwnym znakiem. Wiązało się to z koniecznością utworzenia i rozliczenia na nowej liście płac zarówno rachunku stornującego, jak i rachunku ze zmienionymi wartościami. Dodatkowym problemem było prawidłowe wykazywanie korygowanych danych na deklaracjach do ZUS i US. Dzięki wprowadzonej modyfikacji mechanizm korekt został znacznie uproszczony i zautomatyzowany.
Jak to usprawniliśmy
Mechanizm korekt jest oparty o procedurę Korekta rachunku. Procedurę tę można uruchomić z poziomu wybranego rachunku (w słowniku Kartoteka rachunków lub w słowniku Kartoteka umów, szczegół Rachunki).
Rys. 1. Słownik Kartoteka rachunków
Uruchomienie procedury spowoduje otworzenie okna z parametrami. Wszystkie widoczne wartości są pobierane z rachunku, dla którego uruchomiona została procedura. Pola Data rachunku i Data płatności są zainicjowane bieżącą datą.
Rys. 2. Parametry procedury Korekta rachunku
Zatwierdzenie procedury jest możliwe po wskazaniu numeru listy płac (pole Nr listy), na której naliczona zostanie korekta rachunku. Lista ta powinna w parametrach mieć zaznaczony znacznik Korekta, wskazany Nr listy korygowanej oraz odznaczoną opcję Eksport do Programu Płatnik.
Rys. 3. Parametry listy płac do rozliczenia korekty rachunku
W wyniku wykonania procedury utworzone zostaną dwa rachunki (zaznaczone kolorem szarym na poniższym rysunku):
- Techniczny – będący rachunkiem „prawidłowym”, wyliczonym wg parametrów z okresu pierwotnego, ale z nowymi danymi wejściowymi (naliczony na nowej liście płac, automatycznie utworzonej przez system, tzw. liście technicznej, lista oznaczona jako „T – numer listy korygowanej”, zawiera poprawne naliczenie).
- Różnicowy – wyliczony jako różnica pomiędzy rachunkiem pierwotnym i prawidłowym (technicznym) (naliczony na liście korygującej wskazanej przez operatora).
Rys. 4. Rachunek pierwotny i korygujące
Rachunki uczestniczące w procesie korekty (zarówno rachunek korygowany, jak i korygujące) są zablokowane do edycji i przeliczania. Odblokowanie ich jest możliwe z poziomu słownika Naliczenia list.
Rys. 5. Blokada naliczenia rachunku pierwotnego po uruchomieniu procedury Naliczenie rachunku
Rys. 6. Blokada naliczenia rachunku technicznego po uruchomieniu procedury Naliczanie rachunku
Wykonanie korekty spowoduje, że dla pracownika naliczone będą trzy listy:
- Pierwotna z naliczeniem, które chcemy skorygować (będzie uwzględniona na deklaracji podatkowej według okresu podatkowego tej listy).
Rys. 7. Podgląd naliczenia pierwotnego rachunku
- Techniczna z nowymi wartościami (dane z tej listy pobierane są do eksportu do ZUS – lista ta przykrywa pierwotną listę przy generowaniu danych do ZUS w okresie tej listy).
Rys. 8. Podgląd naliczenia technicznego rachunku
- Lista z korektą (lista utworzona przez operatora, uwzględniana w deklaracjach podatkowych).
Rys. 9. Podgląd naliczenia korekty rachunku
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, w jakiej sytuacji możemy zastosować powyższe rozwiązanie, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.
Przykład 1:
Zleceniobiorca miał otrzymać wynagrodzenie netto w wysokości 2000 zł. Kwota ta została omyłkowo wprowadzona na rachunku jako kwota brutto.
Pracownik HR otwiera słownik Kartoteka rachunków, wybiera błędny rachunek i uruchamia procedurę Korekta rachunku. Uruchomienie procedury spowoduje otwarcie okna z parametrami, z kopią danych z wystawionego rachunku. Pracownik HR:
- wpisuje prawidłowe wartości w polach: Data rachunku, Data płatności,
- w polu Rodzaj kwoty zmienia wartość z Brutto na Netto,
- wybiera wcześniej utworzoną listę płac dla naliczenia korekty z odpowiednimi parametrami.
Procedura naliczy na liście płac wyrównanie wynagrodzenia.
Przykład 2:
Osoba zatrudniona na umowę bezosobową do tej pory nie miała opłacanych składek na ubezpieczenie społeczne. Rachunek do umowy został naliczony i wypłacony. W międzyczasie osoba ta została zatrudniona u danego pracodawcy na umowę o pracę, co spowodowało konieczność odprowadzania składek ZUS również od umowy zlecenia.
Pracownik HR
- otwiera słownik Kartoteka rachunków,
- wybiera błędny rachunek,
- uruchamia procedurę Korekta rachunku.
Procedura spowoduje otwarcie okna z kopią danych z wystawionego rachunku. Pracownik HR:
- zmienia wartości pól: Data rachunku, Data płatności,
- zaznacza prawidłowe klasy naliczeń (czyli naliczanie odpowiednich składek ZUS ),
- wybiera wcześniej utworzoną listę płac z odpowiednimi parametrami.
Procedura naliczy na liście korektę danych, uwzględniając brakujące składki na ubezpieczenie społeczne.
Jakie to daje korzyści
- Możliwość szybkiej obsługi korekt rachunków do umów z funduszu bezosobowego.
- Zmniejszenie ilości błędów w danych poprzez zautomatyzowanie procesu generowania korekty.
- Dane podlegające korygowaniu są uporządkowane i łatwe w analizie.
- Obsługa korekt w deklaracjach do ZUS i US.
Autor wpisu: Iwona Gołaś