Prezentujemy możliwość skonfigurowania systemu Softlab ERP by Asseco, aby kwoty należności i zobowiązań w bilansie były automatycznie i prawidłowo pokazywane w podziale na rodzaj powiązań kapitałowych oraz okres spłaty.

Potrzeba biznesowa

Przepisy prawne wymagają, aby rozrachunki w bilansie były prezentowane w odpowiedni sposób, zależny np. od rodzaju rozrachunku, kontrahenta, którego dotyczy, oraz okresu zapadalności.

Podstawowym kryterium podziału rozrachunków do celów prezentacji bilansowej jest rodzaj rozrachunku (czego dotyczy). W ten sposób wydzielane są rozrachunki z tytułu dostaw, robót i usług, rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, rozrachunki publicznoprawne etc.

Drugim kryterium podziału rozrachunków jest rodzaj powiązań kapitałowych łączących jednostkę sporządzającą bilans z kontrahentem (wierzycielem lub dłużnikiem). W ten sposób powstają rozrachunki dotyczące jednostek powiązanych, jednostek pozostałych w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale oraz pozostałych jednostek.

Trzecim kryterium klasyfikacji rozrachunków związanym z prezentacją w bilansie jest okres zapadalności. W ten sposób wydzielane są rozrachunki krótkoterminowe, o okresie zapadalności do 12 m-cy od dnia bilansowego, oraz rozrachunki długoterminowe, o okresie zapadalności przekraczającym 12 m-cy od dnia bilansowego.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Kryterium rodzaju rozrachunku z reguły nie sprawia problemu przy wyciąganiu danych do bilansu, gdyż jest jednoznaczne i niezmienne w czasie. Każdy rozrachunek w całości można jednoznacznie przypisać do danego rodzaju, a dla każdego rodzaju wyodrębnia się dedykowane konta księgowe, z których można pobrać dane.

Większego problemu nie ma też z kryterium powiązań kapitałowych. Jest ono jednoznaczne i względnie niezmienne w czasie, a jeśli zmienia się status kontrahenta (bo np. sprzedajemy nasze udziały w jego kapitale), to zmiana dotyczy całego rozrachunku i można ją łatwo zaewidencjonować przy pomocy prostego przeksięgowania.

Pewną niedogodnością może być konieczność zwiększenia ilości kont potrzebnych do ewidencjonowania tego samego rodzaju rozrachunku (trzeba założyć 3 konta dla rodzaju rozrachunku, po jednym dla każdego rodzaju powiązań kapitałowych) i używania ich w bieżącej ewidencji, ale przy tworzeniu bilansu nie stanowi to dużego problemu.

W systemie Softlab ERP by Asseco ta niedogodność została rozwiązana w wygodny sposób. Jeśli kontrahent jest oznaczony w kartotece kontrahentów jako powiązany, to jego rozrachunki są identyfikowane przez system jako rozrachunki dotyczące jednostek powiązanych. W funkcjonalności sprawozdań finansowych istnieje funkcja, która potrafi tę informację wykorzystać i zliczyć wartość rozrachunków z podmiotami powiązanymi w sposób automatyczny.

Większym problemem jest uwzględnienie kryterium okresu zapadalności, bo jest ono zmienne w czasie i może wymagać podzielenia rozrachunku na części, czyli nie jest jednoznacznie przypisywalne do rozrachunku. Przy każdej wycenie bilansowej należy przeanalizować wszystkie rozrachunki o dłuższym okresie zapadalności i wyszukać te, których termin zapadalności przypada co najmniej 12 miesięcy po dacie bilansowej. Jeśli istnieją takie rozrachunki, to następnie należy obliczyć ich część przypadającą do spłaty w okresie do 12 miesięcy od daty bilansowej (to będzie część krótkoterminowa rozrachunku) i resztę (to będzie część długoterminowa). Każdą z tych części należy zaprezentować w innej pozycji bilansu.

Rys. 1. Przykładowe pozycje bilansu wymagające podziału na część krótko- i długoterminową

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab ERP by Asseco istnieje funkcjonalność o nazwie Klasyfikacja rozrachunków, dostępna w menu Rozrachunki. Pozwala ona utworzyć klasyfikację rozrachunków, która będzie automatycznie przypisywana do rozrachunków na podstawie zdefiniowanych kryteriów. Dzięki niej możliwe jest wykorzystanie dedykowanych formuł zliczających wartość rozrachunków przypisanych do danej klasyfikacji w definicji bilansu.

W dalszej części artykułu przedstawiamy, w jaki sposób można ją wykorzystać do ułatwienia sobie przygotowania bilansu.

Konfigurację zaczynamy od zdefiniowania grupy rozrachunków w słowniku o tej samej nazwie (Grupy rozrachunków).

Rys. 2. Funkcjonalność Klasyfikacja rozrachunków w menu standardowym

W tym słowniku standardowo zdefiniowane są grupy dla należności handlowych w podziale na jednostki powiązane i pozostałe oraz na krótkoterminowe i długoterminowe:

Rys. 3. Przykładowe grupy rozrachunków

Definicja takiej grupy składa się z następujących elementów:

Rys. 4. Definiowanie grupy rozrachunków

Sposób jej użycia pokażemy na przykładzie kategorii „Należności handlowe do 12 miesięcy – jednostki pozostałe”.

W polu Grupa podajemy symbol grupy. Uwaga! Grupa może być hierarchiczna, dlatego symbol podajemy w polu po prawej stronie, zwracając uwagę na bieżąca pozycję w hierarchii wskazywaną przez wartość w lewym polu.

W polu Opis podajemy opis grupy, taki który wyjaśni jej zastosowanie.

W sekcji Maski podajemy atrybuty, które musi spełnić rozrachunek, aby został zakwalifikowany do danej kategorii. W naszym przypadku kategoria ma dotyczyć rozrachunków handlowych od jednostek niepowiązanych, więc wypełniamy pola Konto oraz Powiązany.

W sekcji Okres wskazujemy, kiedy ma przypadać termin zapadalności. W tej sekcji wypełniamy M (miesiąc) w polu Rodzaj oraz 12 w polu Do, co zostanie zinterpretowane przez system jako „do 12 miesięcy”.

Po zatwierdzeniu powstanie definicja grupy Należności handlowe do 12 miesięcy – jednostki pozostałe.

W podobny sposób tworzymy kategorie/grupy dla jednostek powiązanych oraz należności o okresie zapadalności przekraczającym 12 miesięcy. W rezultacie otrzymujemy 4 grupy, jak na rysunku poniżej:

Rys. 5. Definicje grup rozrachunków

Konta użyte w grupach pokazanych powyżej są prawidłowe dla standardowego planu kont, w niestandardowym mogą wymagać modyfikacji.

Po zdefiniowaniu grup przechodzimy do słownika Klasyfikacja rozrachunków. Pokazuje on rozrachunki przypisane do grup rozrachunków (klasyfikacji) i pozwala tym przypisaniem zarządzać.

Rys. 6. Słownik Klasyfikacja rozrachunków

Przypisanie rozrachunków do klasyfikacji nie jest aktualizowane automatycznie, operator musi zlecić taką akcję. Dlatego, po zdefiniowaniu nowej lub modyfikacji istniejącej grupy albo po zakończeniu księgowań za dany miesiąc, należy odświeżyć zawartość słownika (procedura Odświeżenie klasyfikacji).

Rys. 7. Procedura Odświeżenie klasyfikacji

Procedura ta przegląda salda rozrachunków i przypisuje kategorię rozrachunkom spełniającym warunki danej kategorii.

Dane w słowniku możemy pogrupować po kategorii. Na rysunku poniżej widzimy zagregowaną sumę rozrachunków handlowych krótkoterminowych do 12 miesięcy (N_0_12M) i długoterminowych powyżej 12 miesięcy (grupa N_P12M):

Rys. 8. Rozrachunki zgrupowane względem grup

Powiązanie rozrachunków z kategoriami można wykorzystać w sprawozdaniu finansowym, przy definiowaniu źródła danych dla pozycji bilansu.

Źródło danych dla pozycji sprawozdania finansowego wskazujemy w słowniku Definicja linijek sprawozdań, w szczególe Definicja wyliczania realizacji planu. Standardowa definicja bilansu w systemie Softlab ERP by Asseco korzysta z funkcji Rozrachunki.Klas.SaldoWn oraz Rozrachunki.Klas.SaldoWn. Funkcje te zwracają wartość rozrachunków, które mają przypisaną klasyfikację podaną jako pierwszy parametr (w przykładzie poniżej jest to klasyfikacja N_0_12M oznaczająca należności handlowe do 12 miesięcy). Zakres danych można dodatkowo ograniczyć w drugim parametrze funkcji, podając maskę konta.

Przykład poniżej pokazuje formułę zwracającą dane dla pozycji bilansowej Aktywa -> Aktywa obrotowe -> Należności krótkoterminowe -> Należności od pozostałych jednostek -> Z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty -> do 12 miesięcy. Zbiera ona rozrachunki z kont 200, 201, 205, 206 z terminem płatności do 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Rys. 9. Przykładowa definicja pozycji bilansowej, używająca grup rozrachunków

Po przeliczeniu danych sprawozdania funkcja ta zwróci odpowiednie wartości.

Przeliczenia dokonujemy w słowniku Sprawozdania finansowe – wybrany okres.

Rys. 10. Słownik Sprawozdania finansowe – wybrany okres w menu standardowym

W tym słowniku odfiltrowujemy właściwe sprawozdanie (STD_BILANS_1 w naszym przykładzie):

Rys. 11. Wyszukanie sprawozdania finansowego

Następnie uruchamiamy procedurę Wylicz wartość:

Rys. 12. Procedura Wylicz wartość

Wartości należności handlowych do 12 miesięcy zostały przeliczone:

Rys. 13. Przeliczone wartości pozycji bilansowych

Wartości te są zgodne z sumą rozrachunków przypisanych do odpowiedniej grupy:

Rys. 14. Sumy rozrachunków dla zdefiniowanych grup

Standardowo system dostarcza mechanizm grup rozrachunków i funkcje na nich operujące, ale żadna grupa nie jest zdefiniowana ani użyta w sprawozdaniu. W przypadku chęci wykorzystania tej funkcjonalności należy zdefiniować odpowiednie grupy rozrachunków i użyć funkcji na nich operujących w pozycjach sprawozdania finansowego.

Ciekawą cechą opisywanej funkcjonalności jest to, że przypisanie klasyfikacji do rozrachunku jest niezależne od statusu okresu finansowego, więc zadziała również w zamkniętym miesiącu. To oznacza, że nie musimy otwierać okresu finansowego, aby przeliczyć bilans dla poprzednich miesięcy po wprowadzeniu zmian w grupach rozrachunków.

Jakie to daje korzyści

• Oszczędność czasu związana z automatyzacją wyliczania bilansu, nie ma potrzeby tworzenia ręcznych księgowań dzielących istniejące rozrachunki na część krótko- i długoterminową.
• Eliminacja pomyłek ludzkich, związanych z ręcznym dostosowywaniem rozrachunków w celu odpowiedniej prezentacji w bilansie i późniejszym odwracaniem tych dostosowań.
• Zgodność z funkcjonalnością Sprawozdania JPK, wymuszającą przekazywanie sprawozdań finansowych do odpowiednich instytucji państwowych drogą elektroniczną.

 

Autor wpisu: Grzegorz Pitek