System Softlab ERP by Asseco pozwala na pobieranie danych z GUS dla kontrahenta tymczasowego podczas księgowania faktury w module finansowo-księgowym. Dzięki temu możliwe jest bardzo szybkie i wygodne wprowadzanie danych klientów tymczasowych.  

Potrzeba biznesowa

W artykule „Pobieranie danych kontrahentów z bazy danych GUS!” przedstawiliśmy, jak usprawniona została rejestracja nowych kontrahentów w systemie Softlab ERP by Asseco. Dziś prezentujemy rozszerzenie funkcjonalności tego rozwiązania, gdzie dane kontrahenta z GUS pobierane są podczas wprowadzania faktury dla zakupów jednorazowych.

W przypadku zakupów często zdarza się, że do działu księgowości dostarczane są faktury od dostawców tymczasowych. Przez pojęcie dostawcy tymczasowego rozumiemy zakup jednorazowy, np. u przedsiębiorcy prowadzącego bar, u którego pracownik zjadł jednorazowo obiad podczas delegacji. Dział księgowości musi każdą taką fakturę poprawnie wprowadzić do systemu ERP. Faktury otrzymywane od dostawców tymczasowych mogą być wypisane w różny sposób. Niektórzy przystawiają pieczątki, niektórzy wypisują je ręcznie. W obu tych przypadkach dane firmy mogą być z różnych powodów niedostatecznie czytelne i wówczas użytkownik musi zadzwonić do dostawcy z prośbą o podanie poprawnych danych lub szuka ich, np. w Internecie.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas wprowadzenie faktury od kontrahenta tymczasowego wymagało od użytkownika szeregu czynności. Przede wszystkim musiał on w nagłówku dokumentu zaznaczyć opcję kontrahent tymczasowy. Zaznaczenie tej opcji uaktywnia pola umożliwiające zarejestrowanie danych kontrahenta, takich jak: NIP, nazwa oraz pełne dane adresowe. Użytkownik musiał bardzo uważać, aby nie popełnić błędu podczas wprowadzania danych kontrahenta. W przypadku sprzedaży okazjonalnej dla klienta tymczasowego użytkownik musiał wprowadzić ręcznie wszystkie niezbędne dane kontrahenta do faktury. Działania te są dosyć niewygodne, a co najważniejsze czasochłonne.

Jak to usprawniliśmy

Do systemu Softlab ERP by Asseco została dodana funkcjonalność umożliwiająca pobranie danych kontrahenta z internetowych baz danych i wykorzystanie ich przy wprowadzaniu ww. danych.

W rejestrze zakupów oraz sprzedaży na nagłówku dokumentu faktury została dodana procedura: Nowy kontrahent tymczasowy (GUS).

Rys. 1. Rejestr zakupów – nagłówek dokumentu faktury

Po wybraniu tej procedury wyświetla się formatka, która wymaga podania jednej z informacji jednoznacznie identyfikujących kontrahenta, np. numeru NIP.

Rys. 2. Procedura Nowy kontrahent tymczasowy (GUS) – parametry

Po wpisaniu numeru NIP i naciśnięciu przycisku OK system łączy się z bazą danych Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i pobiera dane kontrahenta, po czym zaznacza w nagłówku, że jest to kontrahent tymczasowy oraz uzupełnia nagłówek pobranymi danymi.

Rys. 3. Uzupełniony danymi nagłówek faktury

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak można wykorzystać opisywaną funkcjonalność systemu, posłużymy się  praktycznym przykładem.

Przykład:

Pracownik firmy przynosi fakturę, np. z restauracji McDonald’s. Księgowy chce zaksięgować fakturę, więc w Rejestrze zakupu zakłada nagłówek i uruchamia procedurę Nowy kontrahent tymczasowy (GUS). Podaje numer NIP firmy McDonald’s, a procedura uzupełnia wszystkie niezbędne dane kontrahenta. Użytkownikowi pozostaje teraz podanie numeru faktury w nagłówku oraz wpisanie pozycji.

Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu wprowadzania faktury zakupowej i sprzedażowej dla kontrahentów tymczasowych.
• W przypadku nieczytelnych danych na fakturze, możliwość szybkiego pobrania danych o kontrahencie na podstawie tylko numeru NIP.
• Zmniejszenie ryzyka możliwości popełnienia błędu podczas wpisywania danych kontrahenta na fakturze.

Autor wpisu: Roman Gawroński