Portal Menedżera, dostępny w ramach systemu Softlab HR by Asseco, może pomóc kierownikowi w planowaniu i kontrolowaniu czasu pracy pracowników stanowiących obsadę obiektu (np. sklepu czy fabryki) z uwzględnieniem specyficznych wymagań tego obiektu.

Potrzeba biznesowa

Dział HR jest w wielu sytuacjach nadmiernie zaangażowany w procesy harmonogramowania czasu pracy pracowników, często nie mając niezbędnych do tego celu danych. Może to powodować błędy w planowaniu czasu pracy.

Potrzebne informacje są często w posiadaniu przełożonych, ale z kolei ich problemem jest brak bieżącego dostępu do harmonogramów czasu pracy swoich pracowników oraz informacji dotyczących warunków zatrudnienia poszczególnych osób.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Kierownicy często potrzebują dostępu do systemu z różnych miejsc i urządzeń, więc aby mogli przejąć zadania związane z planowaniem i kontrolą czasu pracy podległych pracowników niezbędne jest wyposażenie ich w odpowiednie narzędzie. Powinno ono zapewniać wygodny dostęp do funkcjonalności z różnych miejsc, na przykład poprzez przeglądarkę internetową, ale niestety nie było dotąd możliwości obsługi planowania czasu pracy w ten sposób w naszym rozwiązaniu HR.

Jak to usprawniliśmy

W celu umożliwienia planowania i kontroli planu pracy w Portalu Menedżera systemu Softlab HR by Asseco udostępniono funkcjonalność eRCP, która dostarcza kierownikom niezbędnych danych o:

• absencjach pracowników,
• planowanych urlopach,
• wymaganiach obsady,

wspomaga ich także w planowaniu i kontroli czasu pracy podwładnych oraz w kontroli norm ustawowych.

Harmonogram obiektu to połączenie harmonogramu obsady obiektu z harmonogramem czasu pracy pracowników w tym obiekcie, z możliwością generowania i edycji tego harmonogramu oraz kontroli norm czasu pracy.

Rys. 1. Słownik Harmonogram obiektu

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność, posłużymy się przykładem menedżera planującego miesięczny czas pracy dla obsady hali produkcyjnej działającej w systemie pracy 2-zmianowej.

Menedżer ma dostęp do danych dotyczących pracowników w słowniku Podstawowe dane pracowników. Jest to lista podwładnych, którą może analizować pod kątem dostępności osób na wybranej hali produkcyjnej z dokładnością do dnia. Przypisanie danej osoby do obiektu może być realizowane przez dział HR z poziomu słownika Struktura organizacyjna. Lista pracowników zawiera niezbędne informacje dotyczące czasu ich pracy, takie jak:

• system czasu pracy,
• okres rozliczeniowy,
• norma i limit dobowy,
• zgoda pracownika na pracę w nadgodzinach czy pracę w nocy.

Rys. 2. Słownik Podstawowe dane pracowników

Menedżer ma dostęp do informacji o godzinach pracy hali produkcyjnej oraz wymaganiach obsady w poszczególnych godzinach pracy w przeglądarce Harmonogram obsady obiektu.

Rys. 3. Przeglądarka Harmonogram obsady obiektu

Na tej podstawie może planować w słowniku Harmonogram obiektu czas pracy pracowników dostępnych w danym obiekcie. Jest to ergonomiczny arkusz pozwalający na łatwe i przejrzyste planowanie czasu pracy w kontekście obiektu i wybranego miesiąca. W harmonogramie przełożony widzi listę pracowników dostępnych w danym obiekcie, ich rzeczywiste absencje oraz zaplanowane urlopy.

Rys. 4. Ręczna edycja planu pracy w słowniku Harmonogram obiektu

Planowanie może polegać na ręcznym wskazaniu odpowiedniej definicji godzin w danym dniu dla każdego pracownika oddzielnie. Menedżer może też skorzystać z możliwości wygenerowania planu pracy na podstawie schematu miesięcznego, zdefiniowanego wcześniej dla danej zmiany lub brygady.

Przykładowy schemat miesięczny dla pracownika produkcji z brygady pierwszej:

Rys. 5. Słownik Schematy miesiąca

Schemat ten wybierany jest w procedurze Generuj harmonogram ze schematu miesiąca:

Rys. 6. Procedura Generuj harmonogram ze schematu miesiąca w słowniku Harmonogram obiektu

W słowniku Harmonogram obiektu dostępny jest również podgląd Harmonogramu pracowników na obiekcie. Pozwala on menedżerowi porównać plan pracy dla obiektu, czyli ilościowe wymagania obsady w określonych przedziałach czasowych (liczba w nawiasie) z ilością pracowników, dla których został wygenerowany harmonogram (liczba przed nawiasem). W szczegółach przedziału czasowego dostępna jest imienna lista pracowników, którzy w tym przedziale mają zaplanowany czas pracy.

Rys. 7. Przeglądarka Harmonogram pracowników

Menedżer z poziomu słownika Harmonogram obiektu może dodać podwładnego do obiektu, którym zarządza, na przykład w sytuacji, gdy inny pracownik obsady jest nieobecny i w danym dniu brakuje pełnej obsady. W tym celu korzysta z procedury Dodaj osobę, gdzie wskazuje pracownika, który może pełnić zastępstwo w ustalonych godzinach.

Rys. 8. Procedura Dodaj osobę w słowniku Harmonogram obiektu

W słowniku Harmonogram obiektu są dostępne opcje umożliwiające kontrolę przygotowanego planu pracy, jego zgodność z ustawowymi normami czasu pracy, jak i zgodność w stosunku do wymagań obsady obiektu.

Rys. 9. Procedura Sprawdź normy w słowniku Harmonogram obiektu

Jakie to daje korzyści

• Oszczędność czasu pracy kierowników przy obsłudze harmonogramowania.
• Zmniejszenie zaangażowania pracowników działu HR w obsługę procesów rejestracji czasu pracy.
• Ergonomiczny dostęp dla kierowników do harmonogramowania poza biurem.
• Dostęp kierowników do podstawowych i niezbędnych danych w procesie planowania czasu pracy.
• Podgląd danych wielu pracowników jednocześnie w powiązaniu z obiektem.
• Eliminacja pomyłek i opóźnień przy tworzeniu harmonogramów czasu pracy.
• Kontrola nad pełną obsadą obiektu, odpowiednie wykorzystanie personelu.
• Zwiększenie poczucia bezpieczeństwa związanego z jakością i poprawnością danych.

Autor wpisu: Anna Parzyszek