Wystawianie not korygujących w systemie Softlab ERP by Asseco zostało rozszerzone o nowe możliwości.

Potrzeba biznesowa

W przypadku faktur, które zawierają drobne pomyłki typu:

• błędne imię, nazwisko lub nazwa kontrahentów na fakturze,
• źle wpisany adres kontrahentów na fakturze,
• błędy w NIP-ie, PESEL-u,
• błędnie podana data sprzedaży, odbioru, terminu płatności,
• złe oznaczenie towaru lub usługi.

możemy je skorygować wystawiając notę korygującą.

Nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę towaru lub usługi.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Od wersji 88 systemu Softlab ERP by Asseco do rejestru sprzedaży został przypisany: nabywca, odbiorca i płatnik, a do rejestru zakupu został przypisany: sprzedawca, dostawca i wierzyciel. Poprzednia wersja not korygujących nie uwzględniała takiego podziału. Podział był jedynie na nabywcę/płatnika i odbiorcę. Dla tych podmiotów można było zmienić tylko niektóre pozycje danych: nazwę, miejscowość, kod pocztowy, NIP oraz PESEL. Brakowało podziału na nabywcę, odbiorcę, płatnika oraz sprzedawcę. Dla tych podmiotów nie można było skorygować: ulicy, nr domu, nr lokalu, poczty. Brakowało także pozycji do skorygowania opisu oraz terminu płatności.

W rejestrze zakupu i rejestrze sprzedaży podczas rejestracji not korygujących można było wprowadzić tylko 1 pozycję skorygowaną, zaś pozostałe korekty można było dopisać tylko z poziomu not korygujących. Z powodu występowania nabywcy/płatnika jako 1 podmiotu przy przesyłaniu danych do JPK trudno było rozróżnić czy korekta dotyczyła  nabywcy czy płatnika.

Jak to usprawniliśmy

Podczas rejestracji noty korygującej dodana została możliwość skorygowania danych dla każdego z podmiotów z osobna: nabywcy, odbiorcy i płatnika oraz sprzedawcy. Zarówno przy rejestracji otrzymanej noty oraz przy wystawianiu noty korygującej, możemy modyfikować :

• dane nabywcy: NIP, PESEL, Nazwy, adres
• dane odbiorcy: NIP, PESEL, Nazwy, adres
• dane płatnika: NIP, PESEL, Nazwy, adres
• dane sprzedawcy: NIP, PESEL, Nazwy, adres
• pozostałe dane: data płatności i opis faktury

Rys. 1 Rejestr sprzedaży – rejestracja otrzymanej noty korygującej

Jeśli logo nabywcy, odbiorcy i płatnika są takie same, to nota korygująca zapisuje modyfikacje dla wszystkich trzech podmiotów.

Poniżej prezentujemy przykład noty korygującej otrzymanej, w której był modyfikowany nr domu, nr lokalu oraz opis faktury. Zmiana nr domu i nr lokalu została wykonana dla wszystkich trzech podmiotów: nabywcy, odbiorcy i płatnika, bo był to ten sam podmiot.

Rys. 2 Noty korygujące otrzymane – fragment zarejestrowanej noty ze zmianą danych adresowych nabywcy, odbiorcy, płatnika oraz opisu faktury

Na podobnej zasadzie przebiega proces wystawiania not korygujących.

Poniżej fragment wystawienia noty korygującej, w której była modyfikowana nazwa nabywcy. Zmiana nazwy została wykonana dla wszystkich trzech podmiotów: nabywcy, odbiorcy i płatnika, bo to był ten sam podmiot.

Rys. 3 Rejestr zakupów – wystawienie noty korygującej

Rys. 4 Noty korygujące wystawione

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa opisana funkcjonalność, posłużymy się praktycznym przykładem.

Przykład 1:

Klient otrzymał fakturę, na której zauważył błąd w adresie nabywcy. Przygotował notę korygującą, którą przekazał do wystawcy faktury. Na otrzymanej nocie poprawiono dane nabywcy: kod pocztowy i ulicę.

Aby zarejestrować taką notę możemy w rejestrze sprzedaży odszukać fakturę, której nota dotyczy, i poprzez procedurę „Zarejestruj otrzymaną notę korygującą” poprawić kod pocztowy i ulicę nabywcy.

Rys. 5 Rejestracja otrzymanej noty korygującej – poprawa ulicy i kodu pocztowego nabywcy

Tak zarejestrowaną notę korygująca możemy obejrzeć, wydrukować, poprawić lub usunąć z poziomu zakładki „Noty korygujące otrzymane”.

Rys. 6 Noty korygujące otrzymane – poprawa kodu pocztowego i ulicy nabywcy

Przykład 2:

Zauważyliśmy, że na otrzymanej fakturze błędnie jest wpisana nazwa naszej firmy. Przygotowujemy notę korygującą, którą przekażemy do wystawcy faktury. Na wystawionej nocie poprawiliśmy nazwę naszej firmy.

Aby wystawić  notę możemy w rejestrze zakupów odszukać fakturę, której nota dotyczy, i poprzez procedurę „Wystaw notę korygującą” poprawić nazwę firmy.

Rys. 7 Wystawianie noty korygującej – poprawa nazwy firmy

Tak wystawioną notę korygująca możemy obejrzeć, wydrukować poprawić lub usunąć z poziomu zakładki „Noty korygujące wystawione”. Ponieważ nabywca, odbiorca i płatnik, to był ten sam podmiot, to zmiana nazwy zapisała się dla wszystkich 3 podmiotów.

Rys. 8 Noty korygujące wystawione- poprawa nazwy firmy

Jakie to daje korzyści dla klienta

• Zwiększenie ergonomii wystawiania i rejestrowania not korygujących.
• Możliwość zarejestrowania poprawek dla każdego podmiotu: nabywcy, odbiorcy, płatnika oraz sprzedawcy.
• Możliwość zarejestrowania zmiany terminu płatności oraz opisu faktury.

Autor wpisu:  Grażyna Cieślak-Chrzan