System Softlab ERP by Asseco został wzbogacony o możliwość sprawnego ustalania statusów zbiórki, dzięki czemu handlowcy są w stanie szybko i wygodnie sprawdzić postęp prac na magazynie, dotyczący wysyłki zamówienia od ich klienta.

Potrzeba biznesowa

Każdego dnia pracownicy działu handlowego potrzebują informacji, na jakim etapie wydania znajduje się zamówienie klienta. Informacja ta jest potrzebna po to, aby poinformować kontrahenta, w przypadku kiedy o to poprosi np. przez telefon. Klientowi może zależeć na takich informacjach jak np.: potwierdzenie terminowości wysyłki, możliwość zmiany daty dostarczenia, możliwość modyfikacji zamówienia lub też opcja złożenia kolejnego zamówienia, które zostanie wysłane razem z poprzednim.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas, pozyskanie potrzebnej informacji wiązało się z koniecznością bezpośredniego kontaktu z pracownikami magazynu (najczęściej z kierownikiem, który ma ograniczoną dostępność). W sytuacji, gdy klient oczekiwał uzyskania szybkiej i profesjonalnej odpowiedzi, ww. działania były dosyć kłopotliwe, niewygodne, a co najważniejsze czasochłonne.

Jak to usprawniliśmy

W słownikach Zamówienia od odbiorców oraz Zlecenia wydania dodana została kolumna „Status Zbiórki”. Wyświetlane tam są statusy, które w czytelny sposób obrazują, na jakim etapie znajduje się przygotowanie wysyłki, tj.:

• Zamówienie w edycji – w momencie wygenerowania zamówienia / zlecenia wydania system informuje o tym, że należy ww. dokument zaakceptować do realizacji (przenieść do dziennika), zanim przejdziemy do generowania poleceń zbiórki. W tym statusie możliwe jest jeszcze dokonywanie modyfikacji zamówienia.
• Oczekuje na wygenerowanie poleceń zbiórki – jest to informacja, że zamówienie oczekuje na wygenerowanie zbiórki. Również w tym statusie możliwe jest jeszcze dokonywanie modyfikacji zamówienia poprzez ponowne przeniesienie do edycji.
• Oczekuje na wygenerowanie poleceń zbiórki do ZWYD – pojawia się tylko na zamówieniu, w przypadku gdy wygenerujemy do niego zlecenie wydania zamiast poleceń zbiórki. Zamówienie jest powiązane ze zleceniem wydania, więc jego modyfikacja wymaga ustaleń z działem odpowiedzialnym za planowanie transportu i/lub magazynem; istnieje duża szansa na jego modyfikację.
• Oczekuje na kompletację – informuje o tym, że wygenerowano już zbiórkę i oczekuje ona na zebranie. Możliwe jest jeszcze naniesienie korekty, lecz po ustaleniu z działem odpowiedzialnym za planowanie transportu oraz magazynem.
• W trakcie realizacji, zebrano 1 z 2 – informuje o tym, że magazynier podjął zbiórkę i aktualnie ją realizuje (pobrał pierwszą pozycję z dwóch).
• Kompletacja zakończona – informuje o tym, że towar z całości zamówienia/zlecenia został zebrany.
• Oczekuje na przepakowanie – pojawia się w przypadku, gdy zrealizowano zbiórkę na nośniki wielokrotnego użytku, i informuje o tym, że należy przepakować zebrany towar.
• Pakowanie – informuje o tym, że towar z polecenia zbiórki jest pakowany.
• Przepakowano – informuje o tym, że towar został przepakowany.
• Zlecenie zamknięte – informuje o tym, że dokument został zamknięty, a towar przekazany do wysyłki.

Oczywiście ustalenia dotyczące możliwych zmian w zamówieniach (w odniesieniu do ich statusów realizacji) zależą od organizacji pracy magazynu i wewnętrznych ustaleń pomiędzy właściwymi działami.

Rys. 1. Słownik Zamówienia od odbiorców z dodaną kolumną Status zbiórki

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Klient dzwoni do handlowca i pyta o możliwość zamiany asortymentu z zamówienia na jego substytut .

Handlowiec otwiera słownik zamówień, w filtrze odnajduje zamówienie, o którym rozmawia z klientem, a następnie (mając wiedzę o aktualnym statusie realizacji zamówienia) informuje go, że modyfikacja jest możliwa i podczas rozmowy wprowadza zmianę.

Do tej pory, przed wdrożeniem statusów zbiórki, konieczne było przerwanie rozmowy z klientem, konsultacja z magazynem i powrót do przerwanej rozmowy z klientem.

Przykład 2:

Klient dzwoni do handlowca z prośbą o złożenie zamówienia o stosunkowo niskiej wartości oczekując, że zostanie ono dołączone do innego, wcześniej złożonego zamówienia, co pozwoli mu uniknąć dodatkowych kosztów transportu.

Handlowiec odnajduje poprzednie zamówienie klienta, weryfikuje jego aktualny status, a następnie informuje klienta, że zamówienie zostało już skompletowane, dlatego dokładka nie będzie już możliwa. Klient rezygnuje z dodatkowego zamówienia z uwagi na koszty przesyłki przekraczające wartość asortymentu, który chciał domówić.

Przed wdrożeniem statusów zbiórki przebieg tej sytuacji mógłby wyglądać następująco:  handlowiec, (mając problem ze skontaktowaniem się z kierownikiem magazynu) obiecuje, że zrobi co się da. Następnie rejestruje nowe zamówienie wpisując prośbę o dołączenie go do innego wskazanego zamówienia. Magazynier zaczyna realizować kompletację nowego zamówienia na koniec widzi, że poprzednia paczka jest już spakowana i wysyła drugie zamówienie oddzielną paczką. W efekcie klient jest niezadowolony ponieważ poniósł dodatkowe koszty transportu, co uczyniło całą transakcję nieopłacalną. Ma poczucie nieprofesjonalnego zachowania dostawcy, co może rzutować na przyszłe kontakty.

 Jakie to daje korzyści

• Poprawa jakości obsługi klienta – szybkie informowanie o możliwości modyfikacji zamówienia, przekazywanie kompletnej informacji o statusie realizacji zamówienia, etc.
• Zmniejszenie kosztów obsługi zgłaszanych modyfikacji w złożonych zamówieniach przy jednoczesnym zachowaniu elastycznego podejścia do potrzeb klienta.
• Możliwość łatwego wdrożenia mechanizmów automatycznego informowania odbiorców o statusie realizacji zamówień, również z poziomu sklepu internetowego.

Autor wpisu:  Dariusz Bartoszcze