Czyli sposób na ewidencję lokat na rachunkach walutowych
Potrzeba biznesowa
Jeśli jednostka posiada bieżący rachunek walutowy i z tego rachunku dokonuje przelewu środków na lokatę walutową, to do przeliczenia waluty przekazanej na lokatę powinna zastosować kurs po jakim wyceniła wpływ tej waluty na własny rachunek walutowy, tzw. kurs historyczny (FIFO, LIFO lub kurs średnioważony). Także do przeliczenia środków pieniężnych w walucie obcej w momencie likwidacji lokaty powinna zastosować kurs historyczny. W tej sytuacji nie powstaną różnice kursowe. Dochodzi tu jedynie do przesunięcia tych samych środków pieniężnych z bieżącego rachunku walutowego na rachunek bankowy lokaty w tej samej walucie. Aby prawidłowo ewidencjonować założenie i likwidację lokaty proponujemy skorzystanie z funkcjonalności opisanej poniżej.
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
System Softlab ERP by Asseco nie wspierał dotychczas ewidencji lokat walutowych. Wymagała ona ręcznego przeliczania kwot w PLN podczas zakładania i likwidacji lokat na rachunku walutowym, co w przypadku wielu pozycji w kolejce walut prowadzonej na bieżąco (tzw. FIFOOnline) było uciążliwe.
Jak to usprawniliśmy
W systemie Softlab ERP by Asseco zmodyfikowano mechanizm rozliczania wypłat z banku wg kursu historycznego (FIFOOnline), w taki sposób, że założenie lokaty powoduje rozbicie operacji wypłaty z banku na wiele pozycji (oznaczanych odrębnymi klasyfikatorami), tak aby każda pozycja odpowiadała historycznemu kursowi. Likwidacja lokaty dokonywana jest przy użyciu nowego schematu księgowania dla dokumentów wpłat, który umożliwia zastosowanie historycznych kursów walut dla likwidowanych pozycji.
Obsługa lokat walutowych wiązała się również z rozszerzeniem rejestrów bankowych tak, aby w przypadku wystąpienia w dokumencie bankowym konta tej lokaty, możliwe było utworzenie wielu zapisów na koncie bankowym dla dokumentu wpłaty/wypłaty. Symbole kont, na których mogą być rejestrowane lokaty bankowe, podawane są w nowo utworzonym słowniku konfiguracyjnym. W momencie zatwierdzenia dokumentu wypłaty bankowej (którego linijki zawierają konto zgodne z tą maską), system Softlab ERP by Asseco automatycznie rozbije operację na wiele pozycji wg kursów historycznych.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
Przykład 1: Założenie lokaty
W dniu 2 marca 2017 r firma podjęła decyzję o założeniu lokaty walutowej na rachunku własnym na kwotę 20 000 EUR. Rejestrujemy wyciąg bankowy z dnia 02.03.2017, a w nim wypłatę z konta bankowego (132/EUR02) na konto lokat (133/00).
Rysunek 1.Założenie lokaty, pozycja wprowadzona ręcznie przez operatora
Po zaksięgowaniu dokumentu bankowego, w przypadku stosowania mechanizmu FIFOOnline, linijki dokumentu zostaną automatycznie rozbite na wiele zapisów, odpowiednio do kursów walut znajdujących się w kolejce. Przykład takiego rozbicia pokazany jest poniżej.
Rysunek 2.Zakładanie lokaty, pozycje rozbite wg kursów historycznych
Przykład 2: Rozwiązanie lokaty
Po upływie 3 m-cy firma podjęła decyzję o rozwiązaniu lokaty walutowej. Rejestrujemy wyciąg bankowy, a w nim dokument przychodowy zawierający ponowne konto lokaty (133/00). W nagłówku dokumentu wskazujemy symbol nowego schematu księgowania BPBWLokata, a w polu rozrachunek wybieramy wszystkie pozycje dotyczące likwidowanej lokaty (korzystając ze słownika obrotów klasyfikowanych) i przenosimy je na dokument wpłaty do banku.
Rysunek 3.Pozycje lokaty do rozliczenia na słowniku obrotów klasyfikowanych
Rysunek 4.Pozycje lokaty na dokumencie wpłaty do banku
Wybranie schematu księgowania BPBWLokata spowoduje, że poszczególne zapisy zostaną zaksięgowanie po kursie historycznym, waluty trafią ponownie do kolejki, a różnice kursowe nie będą naliczone.
Rysunek 5.Pozycje lokaty – dekret księgowy
Jakich korzyści dostarcza ww. opisana funkcjonalność?
- Skrócenie czasu ewidencjonowana i rozliczania lokat walutowych.
- Wyeliminowanie konieczności kosztownego szukania ewentualnych błędów popełnianych przy ręcznym wprowadzaniu rozliczeń walutowych.
Autor wpisu: Jolanta Socha