Czyli możliwość zarejestrowania dokumentu w sytuacji, gdy nabywca nie jest płatnikiem.

Potrzeba biznesowa

Od 2017 roku każda faktura wystawiana dla Jednostki Samorządu Terytorialnego musi zawierać nabywcę oraz płatnika/odbiorcę.

Do tej pory, wystarczające było wskazanie podmiotu, na rzecz którego była dokonywana dostawa towarów lub usług, jako nabywcy i odbiorcy/płatnika jednocześnie.

Obecnie nabywcą na fakturze będzie np. gmina, a płatnikiem/odbiorcą instytucja zamawiająca, np. szkoła.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas, w systemie Asseco Softlab ERP na fakturach można było podać tylko dwa różne podmioty będące stroną transakcji. Zazwyczaj nabywca był jednocześnie płatnikiem dla tej transakcji, drugim podawanym podmiotem był odbiorca towaru (zazwyczaj oddział firmy nabywającej towar/usługi).

Jak to usprawniliśmy

Obecnie, na każdym dokumencie w systemie Asseco Softlab ERP można wpisać nabywcę, płatnika i odbiorcę (każdy z nich może być innym podmiotem).

Pola te są obsługiwane we wszystkich obszarach sytemu, tj. od wystawiania dokumentu sprzedaży, rejestrację dokumentu zakupu, poprzez procesy generowania dokumentów sprzężonych/ przeksięgowań/ korekt, eksporty dokumentów do modułów finansowo – księgowych, aż po wydruki rejestrów VAT, generowanie plików JPK i kontrolery VAT.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działają nowe funkcjonalności posłużymy się  praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Sprzedawca wystawia fakturę dla oddziału firmy. W pole odbiorca wpisuje dane oddziału, dane płatnika zostają uzupełnione automatycznie.

Rys. 1 Faktura sprzedaży – podanie odbiorcy i płatnika

Pole nabywca jest domyślnie uzupełnione wartością pola Płatnik, dzięki czemu nie trzeba dodatkowo edytować danych (czyli w praktyce zakładkę tą można pominąć). Na wydruku zostaną zaprezentowane następujące dane płatnika i odbiorcy:

Przykład 2:

Sprzedawca wystawia fakturę dla Szkoły Podstawowej. Ponieważ jest ona jednostką samorządu terytorialnego, na fakturze sprzedaży dokumentującej transakcję sprzedawca wpisuje Szkołę Podstawową jako odbiorcę i płatnika towaru.

Rys. 2 Faktura sprzedaży – podanie odbiorcy/płatnika

Następne przechodzi do zakładki Nabywca i wpisuje Urząd Gminy jako nabywcę.

Rys. 3 Faktura sprzedaży – podanie nabywcy

Na wydruku faktury zostaną zaprezentowane następujące dane odbiorcy/płatnika oraz nabywcy:

Jakie to daje korzyści

• Usprawnienie procesu wystawiania dokumentów dla jednostek samorządu terytorialnego.
• Dostarczenie możliwości zarejestrowania dokumentu dla sytuacji, gdy podmiotami transakcji są trzy różne podmioty: odbiorca, nabywca oraz płatnik.

Autor wpisu:  Barbara Badowska-Bernat