Mechanizm wzorcowego planu kont powstał w celu usprawnienia zarządzania planem kont w jednostkach wielofirmowych.

Potrzeba biznesowa

W jednostkach wielofirmowych, takich jak grupy kapitałowe, niezmiernie ważne jest zapewnienie spójności planu kont we wszystkich firmach wchodzących w skład grupy. Spójność kont jest bowiem elementem, który ułatwia analizę danych oraz sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

Ograniczenia  – co chcieliśmy usprawnić

Plan kont w systemie Asseco Softlab ERP jest słownikiem definiowanym odrębnie dla każdej firmy, więc teoretycznie konta w każdej firmie mogą mieć różną strukturę, symbole oraz parametry. Istnieje wprawdzie możliwość kopiowania konta z firmy do firmy (co zapewnia zgodność symboli kont na moment definiowania planu kont) ale w trakcie pracy z systemem każda z firm może samodzielnie zakładać nowe konta. System nie kontroluje czy nowe konta są identyczne, jak w innych firmach. 

Jak to usprawniliśmy

Aby umożliwić kontrolę zakładanych kont z obowiązującym dla wszystkich firm wzorcem, w systemie Asseco Softlab ERP został dodany mechanizm wzorcowego planu kont.

Służy on do:

• Kontroli symboli kont w zakładowych planach kont poszczególnych firm z symbolami występującymi we wzorcu.
• Kontroli parametrów kont z parametrami wzorca.
• Automatycznego zakładania kont podczas rejestrowania dowodów księgowych.

Wzorcowy plan kont jest słownikiem zawierającym definicję kont syntetycznych oraz definicję ich budowy analitycznej. Ma on  strukturę i parametry zbliżone do kartoteki planu kont, a główną różnicą w budowie kont wzorcowych jest możliwość wykorzystania tzw. słowników analitycznych jako kolejnych segmentów konta. Syntetyczne konta wzorcowe łączone są w grupy kont, a te z kolei w zestawy, które stanowią wzorzec kont dla firmy w danym roku. Jeden zestaw kont może być używany w wielu firmach oraz latach.

Wzorcowy plan kont oraz kontrola kont ze wzorcem w  zależności od potrzeb może być włączony tylko dla wybranej firmy, dla wybranej grupy firm lub we wszystkich firmach. Mechanizm jest aktywowany dla każdego roku (po dołączeniu  zestawu dla danej firmy i roku). Kontrolę kont można włączyć dla całego zestawu lub tylko dla wybranych kont syntetycznych w wybranych firmach i latach. Po włączeniu mechanizmu kontroli system nie pozwoli na założenie nowego konta księgowego, niezgodnego z definicją zawartą we wzorcu.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W jednostce dominującej grupy kapitałowej zdefiniowano plan kont dostosowując go do potrzeb skonsolidowanej sprawozdawczości. W celu uproszczenia procesu konsolidowania danych z jednostek zależnych podjęto decyzję, aby plany kont w tychże jednostkach były identyczne. Wykorzystano mechanizm wzorcowego planu kont, który ma zapewnić zgodność planów kont w poszczególnych jednostkach. Krótki opis mechanizmu oraz jego działania został przedstawiony na poniższych przykładach. 

Przykład 1:

W jednostce dominującej ALFA zdecydowano,  iż konta zespołu 4 mają być identyczne we wszystkich jednostkach grupy kapitałowej, co zapewni łatwiejsze sporządzenie porównawczego rachunku wyników. 

W tym celu (wykorzystując słownik Definicja kont wzorcowych) zdefiniowano wzorzec kont zespołu 4 (w_4). Wzorzec zawiera konta syntetyczne o symbolach od 400 do 490 oraz definicję kont analitycznych. Niektóre z kont wykorzystują słowniki analityczne zawierające (jak np. konto 400) grupy środków trwałych. Każde z kont we wzorcu ma swój opis oraz zdefiniowane parametry: rodzaj konta, bilansowość, walutowość, itp.

Rysunek 1. Definicja wzorcowych kont zespołu 4

 Zdefiniowany wzorzec podłączono do wszystkich firm grupy kapitałowej oraz aktualnego roku. Podczas podłączania wzorca do firmy należy dodatkowo wskazać czy (oraz z jaką dokładnością) system ma kontrolować zgodność symboli i parametrów poszczególnych kont. Kontrolę symboli kont możemy włączyć na poziomie zestawu kont, na poziomie grupy kont lub na poziomie poszczególnych kont syntetycznych.

Rysunek 2. Kontrola kont włączona na poziomie zestawu w_4

 Przy włączonej kontroli kont na poziomie zestawu,  nie możemy dopisać żadnego konta niezgodnego z podłączonym zestawem. Próba dopisania konta syntetycznego, które nie znajduje się w zestawie w_4 np. o symbolu 411  w roku 2017 kończy się komunikatem o błędzie:

Rysunek 3. Próba zdefiniowania konta o symbolu niezgodnym z wzorcem

 Przykład 2:

W jednostce zależnej BETA grupy kapitałowej dział księgowości chce zdefiniować nowe konto syntetyczne o symbolu 407/04 i opisie „Imprezy”. Po wprowadzeniu symbolu i opisu, przy próbie zapisania danych wyświetlany jest komunikat o niezgodności opisu konta oraz atrybutu Czynne z wzorcem.

Rysunek 4. Próba zdefiniowania konta o parametrach niezgodnych z wzorcem

 W takim przypadku pracownik działu można ręcznie poprawić opis konta oraz zmienić atrybut na zgodny ze wzorcem, a następnie zapisać dane. 

Można również wykorzystać mechanizm wzorcowego planu kont już w momencie wpisywania symbolu konta i wybrać konto z wartości dostępnych na liście rozwijanej (zgodnych ze zdefiniowanym wzorcem). Wówczas zarówno opis konta, jaki i jego wszystkie parametry, zostaną automatycznie przepisane z wzorca, co pozwoli uniknąć pomyłki, przyspieszy pracę, a jednocześnie zapewni spójność planu kont w jednostce zależnej z planem kont w jednostce dominującej.

Rysunek 5. Posługiwanie się definicją kont wzorcowych na etapie definiowania kont w zakładowym planie kont

 Rysunek 6. Wszystkie parametry konta uzupełnione na podstawie konta wzorcowego

 Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu potrzebnego na sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych.
• Usprawnienie procesu porównywania danych księgowych dla poszczególnych firm przez dział księgowy jednostki dominującej.
• Kontrola spójności planu kont (symbole kont, opisy kont) we wszystkich firmach.
• Kontrola spójności parametrów kont we wszystkich firmach.

Autor wpisu:  Jolanta Socha