W systemie Asseco Softlab ERP rozbudowano możliwość pełnej ewidencji i obsługi w zwrotu VAT dla podróżnych

Potrzeba biznesowa

Firmy, które oferują sprzedaż w systemie TAX FREE potrzebują narzędzi, które umożliwią zaewidencjonowanie wszystkich zdarzeń związanych z tym procesem, począwszy od sprzedaży z wystawieniem dokumentu Tax Free, poprzez zwrot podatku VAT, aż po prawidłowe rozliczenie w deklaracji podatkowej VAT.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas, w systemie Asseco Softlab ERP obsługa Tax Free nie była pełna. Brakowało ewidencji częściowych wywozów, nie było informacji na jakim etapie znajduje się realizacja zwrotu VAT, a obsługa po stronie księgowości wymagała wystawienia dokumentów wewnętrznych. Ewentualne usprawnienia były przygotowywane indywidualnie dla poszczególnych klientów.

Jak to usprawniliśmy

System Asseco Softlab ERP został rozbudowany o mechanizmy, które umożliwiają rejestrację zdarzeń w zakresie Tax Free, dzięki czemu usprawniają ewidencję zwrotu podatku VAT dla podróżnych.

Wprowadzono statusy dla Tax Free, co umożliwiło udostępnienie informacji, na jakim etapie zwrotu podatku VAT znajdują się poszczególne dokumenty. Lista statusów: wprowadzony, podpisany przez klienta, wygenerowany XML, zarejestrowany w Izbie Celnej, potwierdzona realizacja w Izbie Celnej, zrealizowany, niezrealizowany.

Nową funkcjonalnością jest także możliwość zapisania wystawionego dokumentu Tax Free do pliku XML i w takiej postaci przekazania go do Urzędu Celnego.

Ponadto rozbudowano możliwości ewidencji korekt, dzięki czemu można wystawiać korekty zarówno w przypadku, gdy towar nie został wywieziony lub wywieziony tylko w części, jak również korekty do dokumentów, dla których dokonano już zwrotu podatku VAT.

Przebudowano też obsługę procesu po stronie modułu finansowo-księgowego, wprowadzając bezpośrednie księgowanie dokumentów Tax Free, co powoduje przekwalifikowanie sprzedaży krajowej na eksportową, z odpowiednim ujęciem w deklaracji podatkowej VAT.

Dodatkowo, podczas rejestracji w Kasie wypłaty zwrotu VAT udostępniono nowe pole Dokument TAX-FREE, co ułatwia wybór wszystkich dokumentów, do których można dokonać wypłat.

 Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działają nowe funkcjonalności posłużymy się  praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Sprzedawca obsługuje klienta, który chce skorzystać ze zwrotu VAT. Wystawia paragon i dokument Tax-free. Po wydruku dokumentu oraz przyjęciu płatności za transakcję, generuje plik XML.

Rys. 1 Tax Free generowanie pliku XML

Po wczytaniu pliku na stronę Izby Celnej, zmienia status na dokumencie Tax Free na „Potwierdź wysłanie pliku XML do Izby Celnej”.

Rys. 2 Tax Free – zmiana statusu – potwierdzenie wysłania pliku XML do Izby Celnej

Przykład 2:

Podróżny zgłosił się po zwrot VAT na podstawie dokumentu Tax Free. Dla całego zakupionego towaru ma potwierdzenie wywozu.

Sprzedawca sprawdza potwierdzenie wywozu i zmienia status na dokumencie Tax Free.

Rys. 3  Rejestracja potwierdzenia  realizacji w Izbie Celnej

Następuje wypłata VAT w kasie.

Rys. 4  Wystawienie dokumentu KW wypłaty kwoty VAT

Dzięki wykorzystaniu listy Tax Free system automatycznie uzupełnia numer dokumentu, opis oraz kwotę wypłaty.

W ostatnim kroku zostaje zmieniony status Tax Free na Zrealizowany, co skutkuje powstaniem zapisów w module finansowo-księgowym oraz automatycznym przeniesieniem sprzedaży z krajowej na eksportową (co znajduje odzwierciedlenie w przychodach oraz na deklaracji VAT).

Przykład 3:

Podróżny zgłosił się o zwrot VAT na podstawie dokumentu Tax Free, przy czym nie posiada potwierdzania wywozu dla jednej pozycji.

Sprzedawca rejestrując potwierdzanie realizacji podaje wartość, która widnieje na potwierdzeniu wywozu. System informuje go, iż został wystawiony dokument korygujący. Sprzedawca musi uzupełnić ten dokument wskazując pozycję, która nie posiada potwierdzenia wywozu.

Rys. 5 Uzupełnienie dokumentu korygującego Tax free

W efekcie, do paragonu zostaną zarejestrowane dwa dokumenty.

Rys. 6 Dokument Tax Free i dokument korygujący

Dzięki temu, wystawiając wypłatę na dokumencie KW zostanie zainicjowana odpowiednia, tj. pomniejszona kwota do wypłaty, w tym przypadku 52,36 zł.

W module finansowo – księgowym zostaną ujęte wartości z Tax Free i dokumentu korygującego. W efekcie wartość netto 227,64 zł i 52,36 zł VAT zostaną wyjęte ze sprzedaży krajowej, a netto wykazane w odpowiedniej pozycji deklaracji VAT.

Rys. 7 Ujęcie dokumentów z Rys. 6 na deklaracji VAT-7

 Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu obsługi Tax Free w organizacji.
• Pełna ewidencja dokumentów związanych z obsługą zwrotu VAT dla podróżnych.
• Śledzenie na jakim etapie znajdują się poszczególne dokumenty Tax Free.
• Możliwość (opcjonalna) ewidencji wywozu niezależnie od tego czy podróżny zwróci się o wypłatę VAT.
• Automatyzacja księgowania wynikającego ze zwrotu VAT w module finansowo-księgowym.

Autor wpisu:  Barbara Badowska-Bernat