W systemie Asseco Softlab ERP rozbudowano moduł harmonogramowania produkcji o sygnalizowanie problemów wynikających z braków surowcowych.

 Potrzeba biznesowa

Stany magazynowe w firmach produkcyjnych zmieniają się dynamicznie. Nawet jeśli ewidencja obrotów magazynowych prowadzona jest na bieżąco, to nie sposób przewidzieć sytuacji, gdy stan magazynowy surowca zostanie uszczuplony w wyniku wystąpienia nietypowego zdarzenia. Do takich zdarzeń zaliczymy min. konieczność utylizacji części surowca (np. ze względu na uszkodzone opakowanie), pobranie surowca do nieplanowanego wcześniej zlecenia, które musimy jak najszybciej wykonać dla kluczowego klienta, czy po prostu błąd w ewidencji.

Osoba zarządzająca dostawami ma świadomość, że każde zlecenie wydania surowca wiąże się z decyzją czy jego stan powinien być uzupełniony, a jeśli tak, to jak szybko. Pojawia się więc konieczność znalezienia odpowiedzi na pytania, jaki wpływ ma określona decyzja na realizację (w przyszłości)_kolejnych zleceń produkcyjnych. Czy uda nam się zrealizować wszystkie zlecenia w terminie? Które zlecenie może się ewentualnie opóźnić? Czy potencjalny brak surowcowy nie spowoduje przestojów i związanych z tym strat? Bez posiadania odpowiednich narzędzi odpowiedź na tego typu pytania jest bardzo trudna i czasochłonna.

Ograniczenia na dziś

Dotychczas w systemie Asseco Softlab ERP pracownik zarządzający dostawami nie miał możliwości szybkiego przygotowania zestawienia rozłożonych w czasie planowanych dostaw i planowanych zużyć surowców. Powodowoło to trudności w ocenie, czy i kiedy zabraknie surowca, a także czy jest w stanie zapobiec opóźnieniom w realizacji kolejnych zleceń. Jedynym rozwiązaniem było natychmiastowe uzupełnienie stanu surowca, aby wyrównać jego ilość do poziomu poprzedniego stanu (lub do stanu minimalnego) lub podjęcie ryzyka, że jeśli surowiec dotrze zbyt późno, to firma będzie musiała się liczyć z opóźnieniem wysyłki zamówienia do klienta, a w efekcie pogorszeniem wizerunku rzetelnego dostawcy. Jeśli jednak okazałoby się, że nie było potrzeby kupowania surowca, to firma poniosłaby niepotrzebnie koszty zamrożenia kapitału w stanach magazynowych.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Asseco Softlab ERP moduł harmonogramowania produkcji został rozbudowany o funkcję sygnalizowania problemów wynikających z braków surowcowych. Kierownik produkcji z poziomu modułu jest natychmiast informowany (bezpośrednio na harmonogramie produkcji) o każdym uszczupleniu stanu magazynowego oraz o etapie zlecenia, które jest zagrożone brakiem danego surowca.

Rys. 1 Harmonogram produkcji

Na czerwono są zaznaczone na harmonogramie te etapy zlecenia produkcyjnego, których terminowa realizacja jest zagrożona brakiem surowca. Oprócz wizualnej sygnalizacji problemu, kierownik produkcji ma także dostęp do danych, jakiego dokładnie surowca brakuje, i w jakiej ilości.

Posiadając pełną informację na temat zdarzenia i jego konsekwencji dla harmonogramu produkcji, firma może podjąć różne działania. Jeśli zamówi towar z datą dostawy wcześniejszą niż zagrożony etap, to problem zostanie rozwiązany i ostrzeżenie zniknie. Jeśli pomimo nietypowego uszczuplenia stanu, wszystkie zlecenia uda się jednak zrealizować (żadne ze zleceń nie sygnalizuje na czerwono problemu) to nie powiększymy niepotrzebnie stanów magazynowych.

Jeśli sygnalizowany problem dotyczy terminu dostawy, a nie jej braku, to można bezpośrednio sprawdzić jakie są daty planowanych przychodów do magazynu, zmienić kolejność wykonywanych zleceń lub poszukać innego dostawcy, który będzie nam w stanie dostarczyć surowiec wcześniej.

Jeśli organizacja korzysta dodatkowo z modułu propozycji zakupów (dostępnego w systemie Asseco Softlab ERP), to sygnalizowany w harmonogramie brak surowca będzie automatycznie uwzględniony w algorytmach wyznaczających sugerowane ilości zakupów w określonym terminie.

Bez posiadania odpowiednich narzędzi, czas potrzebny na przeanalizowanie wpływu braków surowcowych na realizowane zlecenia produkcyjne, jak rówież tego czy podejmowane działania zaradcze faktycznie przełożą się na poprawę sytuacji zagrożonych zleceń, byłby wielokrotnie dłuższy, o ile w ogóle przeprowadzenie takiej analizy byłoby możliwe.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1:

Magazynier odkrył, że część surowca (jaki jest w magazynie) nie nadaje się do użytku. Opakowanie jest rozerwane i surowiec nie spełnia norm. Natychmiast przeprowadzono utylizację wadliwej ilości materiału. Okazało się, że surowiec ma być użyty za parę dni do realizacji jednego ze zleceń. Rozchód magazynowy w wyniku utylizacji spowodował sygnalizację problemu z surowcami na ekranie harmonogramu (zlecenie zostało zaznaczone na czerwono). Dział zakupów odpowiednio szybko nabył surowiec z datą dostawy wcześniejszą niż zagrożony etap i problem udało się rozwiązać (ostrzeżenie na harmonogramie zniknęło).

Przykład 2:

Z dyrektorem sprzedaży skontaktował się kluczowy klient i poinformował, że chce dodatkowo zamówić dużą ilość produktu, ale liczy, że dostanie go niemalże „od ręki”. W tej sytuacji zespół produkcyjny musiał tak przeorganizować pracę, aby zamówienie można było zrealizować. Przeprowadzono przeszeregowania w kolejce zadań, zwolniono odpowiednie zasoby i wpisano zlecenie jako priorytetowe (tj. realizowane w pierwszej kolejności).

Po przebudowie harmonogramu pojawiły się ostrzeżenia związane z brakami surowcowymi (oznaczone w harmonogramie na czerwono). Nowe, priorytetowe zlecenie spowodowało zagrożenie dla realizacji kolejnych zadań. Ostrzeżenie można było zobaczyć od razu, jak tylko nowe zlecenie pojawiło się w harmonogramie. Dzięki temu wystarczająco wcześnie zamówiono brakujące surowce i ostatecznie (pomimo dużej liczby zmian w harmonogramie) udało się dotrzymać terminów realizacji zleceń.

 Przykład 3:

W magazynie, w wyniku prowadzonej inwentaryzacji ciągłej, ujawniono braki trzech surowców. Wystawiono w systemie protokół braków, co wpłynęło na zmniejszenie stanu magazynowego. W tym samym czasie pracownik zarządzający dostawami, który cyklicznie wykonuje w systemie Asseco Softlab ERP procedurę generowania propozycji zakupu (która bada aktualne stany magazynowe, planowane dostawy i zaplanowane zużycia) wygenerował na potrzeby realizacji zleceń produkcyjnych (wynikających z harmonogramu produkcji) propozycję zakupu. Po przeanalizowaniu ilości proponowanych do nabycia przygotowane zostało zamówienie zakupu (również tych brakujących surowców). W ten sposób firma uniknęła problemu z brakiem surowców i realizowała produkcję  zgodnie z założonym harmonogramem.

 Korzyści:

1. Zmniejszenie liczby opóźnień w realizacji zleceń produkcyjnych.
2. Obniżenie kosztów utrzymania stanów magazynowych (dzięki utrzymywaniu ich na poziomie pozwalającym na realizację zgłoszeń bez nadmiernych zakupów).
3. Poprawa płynności produkcji (brak kosztownych przestojów).
4. Poprawa wizerunku firmy jako rzetelnego dostawcy.

Autor wpisu: Maciej Bechtold