W systemie Asseco Softlab ERP został dodany mechanizm ułatwiający zarządzanie procesem windykacji.

Potrzeba biznesowa

Windykacja, to zespół czynności zmierzających do odzyskania należności, którym upłynął termin płatności, i które nie zostały uregulowane pomimo wysyłanych wezwań do zapłaty. Prowadzenie działań windykacyjnych jest niezwykle istotne z punktu widzenia płynności finansowej przedsiębiorstwa. W celu ułatwienia prowadzenia procesu windykacji zaproponowaliśmy utworzenie centralnej ewidencji, która zawierałaby wszystkie sprawy windykacyjne i działania podejmowane w tym obszarze, oraz która dostarczałaby informacji nie tylko osobom bezpośrednio prowadzącym windykacje, ale również innym użytkownikom systemu zajmującym się sprzedażą i obsługą klienta.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Do tej pory w systemie Asseco Softlab ERP nie istniała możliwość konfiguracji i rejestracji zdarzeń związanych z prowadzeniem spraw windykacyjnych. Istniała możliwość nadania odpowiednich (zdefiniowanych wcześniej) statusów, jednak ewidencja działań była prowadzona poza systemem. Brak pełnej ewidencji prowadzonych działań windykacyjnych skutkował rozproszeniem informacji o dłużnikach, ponoszonych kosztach i etapach, na jakich znajdowały się poszczególne sprawy. Ponadto, informacje te były dostępne tylko dla pracowników, którzy bezpośrednio zajmowali się procesem windykacji, a uzasadnione wydaje się aby były one dostępne także dla innych osób zaangażowanych w proces obsługi klienta (przedstawiciele handlowi, opiekunowie klienta, itp.).

Jak to usprawniliśmy

W systemie Asseco Softlab ERP został dodany moduł windykacji, który ułatwia zarządzanie prowadzonymi przez firmę sprawami windykacyjnymi. Z poziomu modułu, administrator systemu może wykonać konfigurację spraw windykacyjnych, czyli zdefiniować dostępne rodzaje spraw, rodzaje zadań, czy szablony zadań. Osoby zajmujące się procesem windykacji rejestrują w systemie nowe sprawy oraz wszelkie działania i kontakty z dłużnikiem, jakie były podejmowane.

1. Elementy konfiguracyjne 
   • rodzaje spraw windykacyjnych – umożliwiają podział spraw windykacyjnych wg rodzaju

     

     Rys. 1 Linijki cennika dla wybranej partii towaru

   • kategorie spraw windykacyjnych – umożliwiają nadanie odpowiedniej kategorii konkretnej sprawie windykacyjnej

     

     Rys. 2 Słownik Kategorie spraw windykacyjnych

   • rodzaje zadań – umożliwiają zdefiniowanie wszystkich rodzajów działań, które są podejmowane w konkretnej sprawie windykacyjnej

     

     Rys. 3 Słownik Rodzaje zadań w sprawach windykacyjnych

   • rodzaje opłat – umożliwiają zdefiniowanie wszystkich rodzajów opłat, które są ponoszone w procesie windykacji

     

     Rys. 4 Słownik Rodzaje opłat w sprawach windykacyjnych

   • szablony zadań – umożliwiają stworzenie wielu szablonów (schematów postępowania), dla których podłączone zostają zdefiniowane wcześniej działania

     

     Rys. 5 Słownik Szablony zadań w sprawach windykacyjnych

   • zdefiniowanie ról dla kontrahentów potrzebnych do prowadzenia sprawy windykacyjnej – SĄD, KOMORNIK, KANCELARIA, WINDYKATOR.
2. Prowadzenie sprawy windykacyjnej

   O założeniu sprawy windykacyjnej decyduje użytkownik systemu. Przy zakładaniu sprawy wskazuje dłużnika, określa rodzaj i kategorię sprawy oraz określa kwotę, która podlega windykacji. Może również podać przypisany do sprawy sąd, kancelarię, komornika oraz windykatora. Istnieje możliwość uzupełnienia tych informacji również w przyszłości, podczas rozwoju sprawy windykacyjnej.

   

   Rys. 6 Formatka sprawy windykacyjnej

   Po zdefiniowaniu sprawy windykacyjnej należy wskazać właściwy dla niej rozrachunek (operacji tej można dokonać również z poziomu przeglądania rozrachunków).

   

   Rys. 7 Przeglądarka spraw windykacyjnych z przypisanymi rozrachunkami

   Dla każdej sprawy windykacyjnej użytkownik może przypisać zadania do wykonania lub mogą one być generowane automatycznie (na podstawie szablonu, który został wybrany przy zakładaniu sprawy windykacyjnej, a które można rozszerzać o dodatkowe zadania doraźne).

   

   Rys. 8 Przeglądarka spraw windykacyjnych z zaplanowanymi zadaniami

   Dodatkowo, zdefiniowany został oddzielny słownik zawierający wszystkie zadania z różnych spraw windykacyjnych, który może być pomocny przy planowaniu pracy pracownika prowadzącego windykacje. Słownik ten umożliwia określenie statusu danego zadania (np. jako wykonane) oraz dopisanie notatek (np. z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej).

   

   Rys. 9 Przeglądarka zaplanowanych zadań w sprawach windykacyjnych

   W trakcie rozwoju sprawy otrzymuje ona odpowiednie statusy. Sprawa prowadzona jest przez przedsiębiorstwo, a w dalszym etapie może być przekazana do firmy zewnętrznej, komornika, kancelarii lub sądu aż zostanie zakończona (możliwe jest również zakończenie sprawy bez otrzymania zapłaty należności).

   

   Rys. 10 Statusy spraw windykacyjncyh

Jakie to daje korzyści

• Usprawnienie kontroli i harmonogramu realizacji działań windykacyjnych.
• Obniżenie kosztów obsługi działań windykacyjnych po stronie przedsiębiorstwa.
• Zmniejszenie wartości złych długów poprzez usprawnienie procesu windykacji.
• Zmniejszenie ryzyka powstawania nowych złych długów u niesolidnych kontrahentów dzięki udostępnieniu informacji o prowadzonych windykacjach pracownikom obsługującym klienta (w ramach posiadanych uprawnień).

Autor wpisu:  Marek Liszyński