Zdarzają się sytuacje, w których jednorazowo do sekretariatu wpływa wiele dokumentów od jednego kontrahenta. Obsługa znacznej liczby faktur jest zwykle czasochłonna, ale przecież nie musi taka być. Do modułu Sekretariat (w systemie Asseco Softlab ERP) został dodany mechanizm importu danych z pliku, który pozwoli ten proces zoptymalizować.

 Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Ograniczeniem ze strony systemu Asseco Softlab ERP był brak możliwości szybkiej rejestracji podobnych dokumentów i wprowadzenia ich w obieg (poprzez moduł Sekretariat) do akceptacji kosztów. Każdy dokument wymagał odrębnego zarejestrowania, co w przypadku tego samego kontrahenta wymagało wielokrotnego uzupełniania tych samych danych nagłówkowych. Potrzebny był mechanizm, dzięki któremu rejestracja takiej „paczki” dokumentów byłaby znacznie szybsza.

Jak to usprawniliśmy

Do modułu Sekretariat systemu Asseco Softlab ERP został dodany mechanizm umożliwiający import serii dokumentów z pliku TXT czy XLS. Import dokumentów dostępny jest z poziomu menu Importy -> Import dokumentów sekretariatu.

Głównym zadaniem mechanizmu jest umożliwienie zasilania systemu Asseco Softlab ERP zewnętrznymi danymi z odpowiednio przygotowanych plików. Zasilenie może odbywać się automatycznie, np. podczas uruchomienia systemu, lub może być aktywowane ręcznie przez użytkownika (poprzez uruchomienie procedury importu bezpośrednio w słowniku Import dokumentów sekretariatu). Pliki z danymi mogą być w formacie TXT lub w postaci skoroszytów EXCELA. W obu przypadkach struktura, jak i zawartość plików musi być zgodna z ich definicją. Konfiguracja struktury pliku możliwa jest poprzez dedykowany słownik w systemie i może być elastycznie dostosowywana do zmieniających się potrzeb klienta.

Rys. 1 Okno dialogowe przy imporcie danych z arkusza Excel (aplikacja dostępowa WEB)

Po zaimportowaniu pliku dane pojawiają się w specjalnym (pośrednim) buforze. Dzięki rozwiązaniu opartemu na buforze możemy zaimportować również niekompletne, lub nie do końca poprawne dane. Następnie operatorzy poprawiają dane i eksportują je do rejestru Sekretariatu. Jeśli zaimportowane dane są poprawne to oczywiście nie ma konieczności ich edycji w buforze.

Rys. 2 Słownik Import dokumentów sekretariatu (aplikacja dostępowa WEB)

Rys. 3 Słownik Dokumenty po eksporcie dowodów z bufora (aplikacja dostępowa WEB)

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1:

Niektórzy dostawcy wystawiają dokument zbiorczy za cały okres zbierania zamówień (np. tydzień lub miesiąc), inni natomiast do każdego zamówienia generują odrębną fakturę. Dotyczy to na przykład materiałów biurowych. W takiej sytuacji możemy poprosić dostawcę o generowanie danych o fakturach dodatkowo w postaci pliku XLS, dzięki czemu szybko i skutecznie wprowadzimy dokumenty do obiegu. Dodatkowo unikniemy pomyłek przy wprowadzaniu wartości każdego z nich.

Przykład 2:

Kolejnym przykładem użycia mechanizmu jest import faktur paliwowych. Zbiorcze dokumenty elektroniczne generowane przez koncerny mogą posłużyć do szybkiego i sprawnego wprowadzenia kosztów do obiegu. Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy skrócić czas wprowadzania dokumentu oraz zmniejszyć ilość błędów praktycznie do zera. Takie użycie wymaga odrębnej, szczegółowej konfiguracji związanej z konkretnym koncernem paliwowym. Mechanizm i szczegóły dotyczące konfiguracji importu faktur paliwowych zostaną opisane w kolejnych materiałach związanych z modułem Sekretariat.

 Jakich korzyści dostarcza ww. opisana funkcjonalność?

Opisywane rozwiązanie rozszerza działanie modułu Sekretariat, dzięki któremu możemy usprawnić cały proces elektronicznego obiegu dokumentów. Znacznie skróci się czas rejestracji dokumentu kosztowego, a co za tym idzie – szybciej trafi on do osób akceptujących koszty z nim związane.

Osoby pracujące w sekretariacie zwiększą efektywność swojej pracy i w tym samym czasie wprowadzą większą liczbę dokumentów do obiegu.

Dodatkowo, przełoży się to na znaczną poprawę jakości danych, które szybciej trafiają do księgowości i będzie można odpowiednio wcześniej zaplanować płatności, uwzględniając wspomniane faktury.

Uruchomienie opisywanej funkcjonalności może mieć znaczący wpływ na poprawę oceny firmy w kategorii rzetelnego płatnika. Szczególnie w sytuacji, gdy dochodziło do regulowania płatności do dostawców po terminie ze względu na opóźnienie w dostarczeniu dokumentów do księgowości.

Autor wpisu: Jakub Kuśmierek